Il segreto per il successo degli incontri virtuali con i donatori

In quanto inglese, trovo poche cose più devastanti dell'argomento denaro in una conversazione. Quando una volta mia moglie olandese mi ha rivelato che, durante le riunioni con i suoi amici del college, discutono regolarmente dei loro attuali stipendi, mi sono sentito così imbarazzato da chiedere il divorzio seduta stante. Invece, mi sono comportato da vero inglese, ho aggiunto questa storia al mio vasto registro passivo-aggressivo e sono andato a farmi una tazza di tè.

Se c'è qualcosa di peggio che parlare di soldi, è (rabbrividire!) chiedere soldi, ed è proprio per questo che sarei il peggior venditore di sempre. Non riuscirei a vendere il fuoco a un eschimese o l'acqua a qualcuno che si è perso nel deserto. Davvero. Mi limiterei a emettere un fragile "Mi dispiace, vecchio mio" e a regalare il suddetto elemento di salvezza per evitare di parlare di prezzo.

E se c'è qualcosa di peggiore del chiedere soldi, è chiedere soldi online, ed è per questo che il mio cuore e la mia più profonda ammirazione vanno a coloro il cui lavoro consiste nel fare proprio questo per mantenere a galla organizzazioni non profit e ONG meritevoli.

Naturalmente, per i responsabili delle grandi donazioni (MGO) e per i fundraiser avere queste conversazioni è letteralmente tutto in un giorno di lavoro. Tuttavia, di solito queste relazioni a lungo termine vengono coltivate nel tempo e con molti caffè. Richiedono quel tipo di fiducia e comprensione che abbiamo sempre pensato fosse possibile costruire solo di persona.

Tuttavia, come per molte altre cose della nostra vita, la pandemia di COVID ha messo alla prova questa teoria. E, come in molte altre aree della nostra vita professionale, abbiamo scoperto che queste relazioni possono essere coltivate a distanza. È solo necessario un approccio leggermente diverso. Fortunatamente per tutti voi lettori, se è vero che non sono in grado di vendere birra a un addio al celibato o di parlare di soldi senza rabbrividire, è anche vero che so qualcosa sulle riunioni online.

Il segreto di un incontro virtuale con i donatori che sia sbalorditivo, in realtà, è che ci sono cinque segreti:

1. Essere sempre, di gran lunga, la persona più preparata durante la telefonata.

2. Siate più curiosi di un detective in un film poliziesco degli anni '80.

3. Assicuratevi che il vostro incontro sia pianificato con la precisione di un matrimonio di serie A.

4. Mantenere una chiarezza assoluta per tutto il tempo.

5. Il follow-up può rendere tutto più o meno facile.

La preparazione riduce radicalmente la necessità di miracoli.

È sempre essenziale che il rappresentante dell'organizzazione non profit sia completamente preparato per affrontare qualsiasi incontro con un donatore, ma questo vale ancora di più quando l'interazione si sposta online e il calore e la connessione naturali di un incontro faccia a faccia vengono cancellati. In qualità di organizzatore dell'incontro, la MGO o il fundraiser hanno l'onere di assicurarsi che l'incontro si svolga in modo piacevole e senza intoppi.

Questo inizia nel momento in cui la telefonata ha inizio. Avere a disposizione alcuni facili strumenti per rompere il ghiaccio aiuterà a creare un senso di comunità e di affiatamento, tanto più al giorno d'oggi, in cui molti di noi sono più isolati e mancano del normale cameratismo sul posto di lavoro. Iniziate con un giro di presentazioni e rivelate qualcosa di personale o di sorprendente su di voi; aiuterà tutti a entrare meglio in sintonia con voi e forse vi seguiranno.

Per quanto riguarda gli argomenti da ripassare prima della riunione:

La vita è piena di domande

Dovreste puntare a presentarvi all'incontro virtuale con i donatori con più domande di un conduttore di un quiz show. Perché? Perché noi esseri umani abbiamo tutti una cosa in comune: amiamo parlare di noi stessi. Parlare di noi stessi ci fa sentire bene e, quindi, anche le persone che ci permettono o addirittura ci incoraggiano a parlare di noi stessi ci fanno sentire bene.

Come tutti i venditori sanno - diamine, lo so anch'io - si dovrebbero evitare le domande con risposta affermativa a favore di domande più aperte. Man mano che la conversazione progredisce e si instaura la fiducia, è opportuno introdurre argomenti più significativi e grandiosi. Le linee di indagine consigliate per gli incontri con i donatori includono:

I piani sono inutili, ma la pianificazione è essenziale

Per quanto convincente e persuasivo possa essere il contenuto della riunione, non farà alcuna differenza se la riunione non è ben organizzata. Le riunioni online sono più coinvolte in questo senso.

1. Assicuratevi di trovare un orario comodo per i partecipanti. In molti casi, gli incontri con i donatori coinvolgono diversi partecipanti sia dell'organizzazione donatrice sia dell'organizzazione non profit e allineare i calendari è praticamente impossibile. Senza conoscere i loro calendari fitti di impegni, il processo abituale comporta diversi giorni e decine di e-mail avanti e indietro per trovare un orario adatto. Prima che qualcuno debba inevitabilmente riprogrammare.

Uno strumento di programmazione online può essere inestimabile per le organizzazioni non profit. Potete inviare un sondaggio per vedere quale data e orario si adatta meglio a tutti i partecipanti oppure, più facilmente, il vostro MGO può creare un calendario prenotabile con tutte le sue disponibilità già nominate e sincronizzate con la sua agenda. Il calendario può quindi essere inviato ai potenziali donatori tramite un URL diretto, dove i donatori possono semplicemente scegliere la fascia oraria a loro più congeniale. L'invito viene generato automaticamente e l'agenda di tutti i partecipanti viene aggiornata. Nelle organizzazioni gestite da volontari, dove il tempo è scarso e le ore di volontariato sono limitate, uno strumento di pianificazione online è come un assistente personale a una frazione del costo.

1. Non importa quanto sia informale la riunione, è sempre una buona idea inviare un ordine del giorno. Dimostra che si tiene conto del tempo di tutti, che si è accurati e preparati e che, in ultima analisi, c'è una serie di obiettivi per la riunione. L'ordine del giorno dovrebbe essere condiviso con tutti i partecipanti almeno qualche giorno prima dell'appuntamento, in modo che tutti possano familiarizzare con il contenuto e, se necessario, dare un feedback.

2. Successivamente, assicuratevi che tutti i partecipanti ricevano un link funzionante per la riunione. Anche in questo caso, uno strumento di pianificazione online può far risparmiare tempo ed energie. Doodle, ad esempio, si sincronizza direttamente con l'account Zoom. I collegamenti a Zoom possono essere aggiunti automaticamente a qualsiasi riunione programmata o riprogrammata tramite Doodle.

a. Scegliete una piattaforma che si adatti all'ordine del giorno proposto. Se dovete presentare, assicuratevi di sapere come condividere la vostra presentazione.

b. Verificate che questo link sia accessibile a tutti coloro che potrebbero aver bisogno di collegarsi alla chiamata.

c. I partecipanti devono iscriversi al software per conferenze che utilizzate? Se sì, informateli in anticipo, in modo che non debbano perdere dieci minuti della riunione per cercare di accedere.

1. È vostra responsabilità occuparvi della vostra parte della chiamata. Ciò significa assicurarsi di avere un'ottima connessione Wi-Fi; che il vostro sfondo sia professionale e accogliente; che non ci siano rumori di fondo; che qualsiasi tecnologia, come l'altoparlante o le cuffie, funzioni correttamente e che non verrete interrotti. Esercitatevi a fare una telefonata, a verificare come potrebbe svolgersi la conversazione e a controllare eventuali intoppi tecnici.

La chiarezza della carità

Fin qui tutto bene. Presentazioni, qualche domanda e, si spera, la scoperta di un terreno comune. Naturalmente, è probabile che nessun incontro si concluda con un donatore che apre il libretto degli assegni (esistono ancora i libretti degli assegni?) e chiede quanti zeri volete che ci siano. L'obiettivo principale della raccolta di fondi per le grandi donazioni è costruire un rapporto duraturo e proficuo tra l'organizzazione non profit e i donatori.

Tuttavia, a un certo punto, la richiesta deve essere fatta. Quando lo si fa, bisogna essere ricettivi e chiari su ciò che si sta chiedendo. Se si tratta di una donazione, preparatevi a delineare il vostro obiettivo più ampio e a rivelare con precisione il ruolo che ritenete possa svolgere il donatore per aiutarvi a raggiungerlo.

L'obiettivo dell'incontro con i donatori online potrebbe non essere sempre una donazione. Se si tratta di un nuovo rapporto o di una prima telefonata, forse il vostro obiettivo è semplicemente fissare il prossimo incontro. Forse avete già stabilito un legame stabile e volete invitare il donatore a far parte del vostro consiglio di amministrazione o a partecipare come volontario a un evento imminente.

Non è ancora finita

Il follow-up di una riunione inizia prima che tutti clicchino sul pulsante rosso. Includete cinque minuti nell'agenda per alcune domande finali sulla riunione stessa. Queste potrebbero includere:

Queste domande vi aiuteranno a migliorare progressivamente i vostri incontri virtuali con i donatori ogni volta che ne avrete uno. Inoltre, trasmettono un messaggio chiaro: la vostra organizzazione non profit si impegna a migliorare costantemente e accoglie con favore i feedback.

Infine, dovete assolutamente inviare un'e-mail di ringraziamento entro 24 ore. Idealmente, in questa e-mail riassumerete anche la conversazione e i passi successivi. Se la preparazione richiede un po' più di tempo, per il momento limitatevi a inviare una nota di ringraziamento.

Quindi, il segreto degli incontri virtuali con i donatori non sarà una pallottola d'argento che farà affluire grandi donazioni alla vostra organizzazione non profit ma, seguendo questi consigli, creerete le migliori possibilità di successo, possibilmente senza dover parlare troppo di soldi.

Per saperne di più su come le organizzazioni non profit utilizzano Doodle per coordinare le riunioni con i donatori e raggiungere i loro obiettivi, visitate la nostra Pagina delle soluzioni per le organizzazioni non profit**.

Autore: MATT WARNOCK

Matt è un giornalista esperto che si è trasformato in marketer, con il contenuto nel sangue e una particolare affinità per la tecnologia, il SAAS e il B2B. Originario del Regno Unito e ora orgoglioso cittadino di Amsterdam, non è mai consapevolmente in ritardo per una riunione, ma pensa che le riunioni di 30 minuti dovrebbero essere la norma.