L'integrazione Doodle-Zoom aumenta l'efficienza e il coinvolgimento per le riunioni virtuali

Le riunioni a distanza sono diventate la mia nuova normalità. E non sono il solo. Un sondaggio di Miro ha rilevato che il 73% dei dipendenti ha avuto almeno quattro riunioni remote in sette giorni. Questo ha molto a che fare con il panorama competitivo delle aziende che ha portato a un forte aumento del numero di lavoratori distribuiti a livello globale e remoti in tutto il mondo.

Oggi abbiamo aggiunto una nuova integrazione con Zoom, uno degli strumenti di videoconferenza più affidabili e diffusi al mondo, per semplificare, automatizzare e migliorare l'esperienza delle riunioni remote.

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*Per darvi un'idea più precisa di questa integrazione e di ciò che significa per le aziende, mi sono seduto a chiacchierare con uno dei nostri product manager, Timoteo Canonica.

**Cosa distingue Zoom dagli altri strumenti di videoconferenza? Perché ha avuto senso collaborare con loro per questa integrazione?

Timoteo: Secondo un recente articolo di CNBC, Zoom ha già aggiunto 2,22 milioni di utenti attivi mensili nel 2020, mentre ne ha aggiunti 1,99 milioni nel 2019. Questi numeri la dicono lunga sul perché Zoom sia diventato lo strumento di videoconferenza preferito dalle aziende e dai professionisti delle vendite, del marketing, delle risorse umane e dei prodotti di tutto il mondo. Noi di Doodle utilizziamo Zoom per condurre i nostri webinar incentrati sui prodotti.

Ritiene che esista una correlazione tra le inefficienze di pianificazione e la mancata presentazione alle riunioni? Come pensa che l'integrazione Doodle-Zoom possa risolvere questo problema?

Timoteo: Credo assolutamente che le inefficienze nella programmazione abbiano un impatto diretto sulla mancata presentazione alle riunioni. A nessuno piace aspettare che qualcuno arrivi a una riunione, per poi non arrivare mai. La famigerata mancata presentazione a una riunione, purtroppo, si verifica più spesso di quanto si voglia. Quando è per un motivo reale (per un'emergenza o per un cambiamento di priorità dell'ultimo minuto), lo capiamo, ci adattiamo e lo superiamo.

Ma quando la mancata presentazione è dovuta a inefficienze nella programmazione, semplicemente perché un organizzatore ha dimenticato di creare un link a Zoom e aggiungerlo all'invito sul calendario, è una vera frustrazione.

Purtroppo, nel mondo degli affari le mancate presentazioni si verificano spesso. Perché? La maggior parte dei professionisti aziendali ha un carico di lavoro pesante, un lungo elenco di compiti e progetti da portare a termine ogni settimana e obiettivi e KPI chiaramente delineati che devono raggiungere nel loro ruolo. Quindi, quando organizzano le riunioni (sia con i team interni e gli stakeholder, sia con i clienti esterni, i partner e i fornitori), non prestano molta attenzione alla parte della programmazione. Di solito si tratta di un ripensamento.

La maggior parte delle persone cerca di dedicare il minor tempo possibile alla programmazione delle riunioni. Perciò impostano rapidamente un invito sul calendario, invitano i partecipanti e premono invio. Ma il più delle volte lasciano vuota la scheda "luogo" del calendario, soprattutto perché i partecipanti potrebbero trovarsi in altri uffici (o lavorare da remoto). È quindi inevitabile che sia necessario uno strumento di videoconferenza. Naturalmente, l'organizzatore della riunione ha tutte le intenzioni di aggiornare l'invito sul calendario in un secondo momento una volta impostato il collegamento necessario per la videoconferenza.

Ma ricordate quanto la maggior parte dei professionisti è impegnata al giorno d'oggi? Il lavoro diventa frenetico, il tempo passa e all'improvviso mancano pochi minuti alla riunione programmata. Ma ecco che l'organizzatore si accorge di aver dimenticato di impostare il collegamento Zoom (entrando nel proprio account Zoom sul sito web di Zoom, creando una nuova riunione, copiando/incollando il collegamento Zoom e poi aggiornando l'invito al calendario con tale collegamento Zoom). Si tratta di un sacco di passaggi extra, di destreggiarsi tra diversi strumenti (e siti web/app) e di tempo che può essere completamente eliminato con la nostra nuova integrazione Doodle-Zoom. E nel frattempo, si potrebbe invertire la tendenza crescente a non presentarsi alle riunioni. È un vantaggio per tutti.

**Il lavoro a distanza e i team distribuiti sono diventati la nuova normalità nella maggior parte dei luoghi di lavoro. Questo è particolarmente vero dopo l'epidemia di coronavirus. Credete che l'integrazione Doodle-Zoom possa svolgere un ruolo nell'aiutare i team remoti e distribuiti a superare le barriere fisiche e a creare un senso di appartenenza e di comunità condivisa?

Timoteo: C'è un gran numero di dipendenti che si trovano in una situazione unica in questo momento, poiché le loro aziende hanno istituito un modello operativo completamente a distanza per un periodo di tempo indefinito fino a quando l'epidemia di coronavirus non sarà contenuta (e la sicurezza dei dipendenti potrà essere garantita). Ma quando i dipendenti sono fisicamente lontani dai membri del loro team, dai manager diretti, dai colleghi e dalla leadership, può essere facile isolarsi e disimpegnarsi dagli altri. È qui che uno strumento di videoconferenza come Zoom è diventato essenziale per affrontare queste sfide. Secondo uno studio di GigaOm Research, l'87% dei dipendenti remoti sembra sentirsi più in sintonia con il proprio team e con l'intero processo quando utilizza la videoconferenza. Quindi, se le videoconferenze hanno il potere di far sentire i team remoti e distribuiti più connessi e impegnati, è perfettamente logico che la tecnologia video e di pianificazione lavorino meglio insieme per far sì che ciò accada.

Un modo in cui questi team remoti possono utilizzare l'integrazione Doodle-Zoom (per sentirsi connessi e impegnati) è quello di organizzare delle coffee chat virtuali quotidiane per one-to-one time con i colleghi e i membri del team. Questo tempo dovrebbe essere dedicato alla condivisione di aneddoti personali, aggiornamenti sulla propria vita, discussioni su eventi attuali o qualsiasi altra cosa sembri naturale. Se si tratta di riunioni virtuali, mantenete attiva la funzionalità video sul vostro strumento di videoconferenza. Tenendola attiva, i team remoti possono vedere quando le loro controparti sorridono, ridono o il loro bambino inciampa inavvertitamente (e in modo divertente) nel video.

Questa è anche un'opportunità per la leadership e i team delle risorse umane di sfruttare il potere degli strumenti digitali per mantenere e rafforzare la cultura del luogo di lavoro. Invece di cancellare le riunioni di gruppo (ad esempio, le riunioni di tutti i dipendenti, le serate di gioco settimanali, le birre del venerdì), rendetele virtuali. Incoraggiate i dipendenti a prendere una birra dal proprio frigorifero (o del vino, se preferite) e a recarsi a una riunione virtuale di gruppo, dove potranno mantenere il coinvolgimento.

**Per vedere da vicino come funziona l'integrazione Doodle-Zoom e come può ridurre le assenze alle riunioni e aumentare la collaborazione dei team remoti, guardate questo video.

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