Come organizzare i progetti di gruppo senza caos

Quando penso ai progetti di gruppo durante l'università, il lavoro vero e proprio non era la parte più difficile. Era la programmazione. Cercare di allineare cinque calendari era come risolvere un cubo di Rubik... bendato.

Un progetto in particolare si distingue: abbiamo passato più tempo nella chat di gruppo a discutere gli orari delle riunioni che a discutere la presentazione. Dopo di che ho capito una cosa: organizzarsi non era facoltativo. Era il fondamento per fare un buon lavoro insieme.

Ecco cosa ho imparato per semplificare la programmazione del gruppo in modo da potersi concentrare sul progetto e non sui messaggi di ping-pong.

1. Stabilite subito il tono (non aspettate il caos)

Non appena si forma il gruppo, qualcuno (forse voi?) dovrebbe prendere l'iniziativa di programmare la prima riunione. Non aspettate che inizi il caos: siate proattivi.

Iniziate scrivendo un breve messaggio di benvenuto nella chat del gruppo. Poi proponete tre o quattro possibili orari di incontro nei prossimi giorni. Fate sapere al gruppo: "Fissiamo il tutto entro [data]". E condividete subito un link per la programmazione (ci arriveremo tra un attimo).

Prendere l'iniziativa non vi rende prepotenti, ma rende il progetto più fluido per tutti.

2. Utilizzate un software di pianificazione per eliminare la spirale della programmazione

Se vi è mai capitato di chiedere "Quando va bene per tutti?" e di ottenere silenzio o risposte contrastanti, sapete già perché è importante un sondaggio di gruppo.

Ecco come lo faccio io:

Per prima cosa, inserisco quattro o sei opzioni di orario realistiche in un sondaggio di gruppo con Doodle. Poi condivido il link nella chat di gruppo. Ognuno sceglie quello che fa al caso suo e Doodle trova automaticamente l'orario migliore.

Nessun messaggio non letto. Nessuna risposta vaga del tipo "forse giovedì?". Solo chiarezza e rapidità.

3. Non invitare troppo o complicare troppo le cose.

Non tutte le riunioni hanno bisogno di tutte le persone. Se la prima sessione serve solo a delineare le idee o ad assegnare i ruoli, a volte due o tre persone sono sufficienti per far muovere le cose.

Ciò che mi ha aiutato è stato assegnare dei responsabili a rotazione per le diverse riunioni, suddividere in coppie di lavoro più piccole e stabilire scadenze asincrone in modo che non tutto debba avvenire in diretta.

Spesso le riunioni piccole e mirate ottengono risultati migliori rispetto alle chiamate di gruppo che si trascinano senza una direzione chiara.

4. Fate in modo che ogni riunione sia importante

Una volta fissato l'orario, assicuratevi che tutti sappiano a cosa serve la riunione. Ho iniziato a inviare agende rapide prima di ogni sessione e questo ha fatto una grande differenza.

Un ordine del giorno tipico potrebbe includere: un check-in sui progressi individuali, la revisione di un documento o di uno schema condiviso, il chiarimento dei passi successivi e la definizione di una scadenza prima del check-in successivo.

Due minuti di preparazione rendono l'intera riunione più produttiva e rispettosa del tempo di tutti.

5. Confermare, calendarizzare, ripetere

Una volta che il gruppo ha concordato l'orario, invio subito un invito sul calendario. Includo la data, l'ora (e ricontrollo i fusi orari), il link al documento condiviso, un link per la videochiamata e un promemoria 15 minuti prima.

In questo modo la riunione sembra ufficiale, non "provvisoria". Quando la riunione è segnata sul calendario, le persone sono più propense a presentarsi.

La programmazione non deve essere il grattacapo che fa deragliare il vostro progetto. Con gli strumenti giusti (e un po' di iniziativa), la collaborazione di gruppo può sembrare... facile. O almeno, più facile di quanto non fosse in passato.

Avete un vostro trucco per coordinare il lavoro di gruppo? Condividetelo con noi su LinkedIn: siamo sempre pronti a imparare dai colleghi progettisti.