Come far funzionare le classi complete con una sola pagina di prenotazione?

Se ti occupi di corsi di gruppo in ambito sanitario, il tuo calendario non si riempie solo di sessioni. Gestisci anche le domande di ammissione, i dettagli dell'assicurazione o dei pagamenti in contanti, i promemoria e le modifiche dell'ultimo minuto. Ogni email o telefonata in più significa meno persone in classe e più tempo sprecato.

C'è un modo più semplice per mantenere il tuo roster pieno. Con un'unica pagina di prenotazione, puoi condividere un unico link ovunque, lasciare che i pazienti scelgano l'orario che fa per loro e riscuotere il pagamento quando necessario. Aggiungi dei promemoria intelligenti e vedrai che le lacune saranno minori e i risultati migliori.

In questa guida scoprirai come impostare una pagina di prenotazione per i tuoi programmi di gruppo, come usarla come link centrale e come abbinarla agli strumenti Doodle che ti permettono di organizzarti al meglio.

Questo manuale funziona per l'educazione al diabete, i corsi pre-parto, i gruppi di riabilitazione cardiaca, la disassuefazione dal fumo e i workshop sulla prevenzione delle cadute. Avrai a disposizione passaggi chiari, consigli sulla privacy ed esempi che potrai copiare oggi stesso.

La sfida che devono affrontare i professionisti che si occupano di corsi di gruppo

La tua settimana è un mix di insegnamento e amministrazione. Le parti più difficili di solito vengono dalla programmazione.

• I pazienti chiamano per chiedere informazioni su orari e prezzi

• I fornitori di servizi di riferimento vogliono un modo semplice per mandare le persone da te.

• I no-show interrompono il tuo flusso e riducono le entrate

• Devi proteggere la privacy dei partecipanti ed evitare di condividere i dati personali.

• Vuoi strumenti semplici che il tuo team possa utilizzare senza bisogno di formazione.

Senza un unico e semplice percorso di iscrizione, è facile che le persone si ritirino. Potresti anche andare in overbooking o in underfill perché non puoi vedere la tua reale capacità in un unico posto.

Perché questo è importante per gli istruttori di corsi di gruppo

Riempire le classi non è solo una questione di numeri: influisce sui risultati dei pazienti e sui tuoi profitti.

• I gruppi pieni creano un supporto tra pari e migliorano l'aderenza.

• Un minor numero di vuoti significa maggiori entrate per ora

• Una programmazione chiara crea fiducia nei fornitori e nei pazienti

• Meno amministrazione per avere tempo per la preparazione, la documentazione e il riposo

Un'unica pagina di prenotazione consente di indirizzare le persone verso la sessione giusta, senza dover fare avanti e indietro. Aggiungi semplici regole e suggerimenti e le tue classi saranno sempre piene.

Crea un'unica pagina di prenotazione come centro delle tue lezioni

La tua pagina di prenotazione è l'unico link che condividi con il tuo sito web, i volantini e le segnalazioni. Impostala una volta sola e lasciala lavorare per te ogni giorno.

Passo 1: Collega il tuo calendario

• Collega Google Calendar, Microsoft Outlook o Apple Calendar.

• Scegli quale calendario Doodle deve controllare per verificare gli orari di lavoro.

• Mantieni gli eventi personali privati e blocca gli orari di prenotazione.

Non offrirai mai uno slot in conflitto con gli orari della clinica o con altre sessioni.

Passo 2: Mappa la tua disponibilità per le lezioni

• Aggiungi blocchi ricorrenti che corrispondano al tuo orario di lezione, come ad esempio Mar e Gio dalle 17.00 alle 18.00.

• Imposta una finestra di prenotazione (ad esempio, 14 giorni prima) per gestire la domanda.

• Aggiungi del tempo cuscinetto prima e dopo le lezioni per l'allestimento della sala e gli appunti.

Se gli argomenti vengono ruotati, aggiungilo al titolo del blocco orario (ad esempio, Nozioni di base per il parto o Pianificazione dei pasti per il diabete).

Fase 3: Scrivi dettagli chiari e adatti al paziente

Doodle Pro include descrizioni degli incontri generate dall'intelligenza artificiale. Utilizzala per redigere le istruzioni, quindi modifica il tono per adattarlo alla tua voce.

• Mantieni un titolo breve e chiaro (ad esempio, Corso di educazione al diabete).

• Includi cosa portare e a chi si rivolge il corso

• Aggiungi note sul parcheggio o sull'accessibilità per le sessioni di persona.

La chiarezza riduce l'ansia e le domande.

Fase 4: Aggiungi le giuste domande di ammissione

Raccogli solo ciò che ti serve per inserire una persona nel gruppo giusto - evita le informazioni sanitarie protette.

• Chiedi nome, cognome, telefono ed e-mail.

• Includi una domanda sulla sicurezza come "Ci sono problemi di mobilità?".

• Aggiungi un breve campo note per esigenze particolari (ad esempio, richiesta di un interprete).

Memorizza le informazioni cliniche nel tuo EHR, non in Doodle.

Passo 5: Attiva il pagamento quando necessario

Se il tuo corso prevede il pagamento in contanti o richiede un deposito, collega Stripe alla tua pagina di prenotazione.

• Imposta una tariffa o un deposito per ridurre i no-show.

• Offri opzioni di pagamento flessibili tramite Stripe

• Includi una politica di rimborso o cancellazione nella descrizione.

Puoi anche utilizzare il metodo 1:1 per le valutazioni a pagamento e mantenere lo stesso account Stripe.

Passo 6: Utilizza promemoria e scadenze

• Imposta promemoria automatici via e-mail 24 ore e 2 ore prima della lezione.

• Aggiungi una scadenza per la prenotazione (ad esempio, 2 ore prima dell'orario di inizio)

• Invia un messaggio di ringraziamento con i passi successivi o le dispense.

I promemoria riducono i no-show. Le scadenze ti aiutano a pianificare i materiali e la disposizione della sala.

Passo 7: Aggiungi la tua sede e i tuoi strumenti

• Per la teleassistenza, collega Zoom, Google Meet, Microsoft Teams o Cisco Webex.

• Per gli incontri di persona, aggiungi l'indirizzo e il numero della sala.

• Se necessario, includi un link alla mappa o le istruzioni per il parcheggio.

Doodle aggiunge automaticamente il link alla riunione o il luogo all'invito.

Trasforma un link in un elenco completo

Non hai bisogno di una dozzina di link. Una pagina di prenotazione può riempire tutte le tue classi, se è facile da trovare.

Metti il tuo link ovunque i pazienti guardino

• Sito web: Aggiungi un pulsante "Prenota una classe

• Poster e volantini: Usa un codice QR

• Firme delle e-mail: Aggiungi alla tua e a quella della reception

• Biografia sui social media

• Dispense dei fornitori

Rendi le cose più semplici per i referenti

• Invia la tua pagina di prenotazione via e-mail alle cliniche locali o ai responsabili dell'assistenza.

• Fornisci loro un testo unico da copiare nelle istruzioni di dimissione

• Crea un codice breve che il personale possa leggere ai pazienti al telefono

Traccia ciò che funziona

• Utilizza i tag UTM per la tua pagina di prenotazione sul tuo sito e sui tuoi annunci.

• Controlla quali sono le fonti che portano il maggior numero di prenotazioni

• Concentrati sui canali più performanti

Gestisci la capacità, la privacy e la conformità

Le sessioni di gruppo hanno esigenze particolari. Queste funzioni ti aiutano a gestirle in modo efficace.

Controlla i posti per sessione con il Foglio d'iscrizione

La tua pagina di prenotazione attira le persone. Usa un foglio di iscrizione per controllare la capacità della sessione.

• Crea eventi, aggiungi fasce orarie e imposta limiti di posti.

• Collega il Foglio d'iscrizione alla descrizione o alla conferma della pagina di prenotazione

• Blocca automaticamente le nuove iscrizioni quando sono piene

Mantieni i nomi privati nelle impostazioni del gruppo

Usa Nascondi i dettagli dei partecipanti (Doodle Pro) per garantire la privacy.

• Solo il tuo nome è visibile pubblicamente

• I partecipanti sono visibili solo a te

• Se stampi, usa le iniziali o i numeri identificativi

Proteggi le informazioni sensibili

• Non raccogliere dati personali (diagnosi, assicurazione) sulle pagine di prenotazione.

• Usa il tuo EHR per un'iscrizione sicura

• Doodle utilizza standard di sicurezza e conformità di livello aziendale.

Riduci i no-show e le lacune dell'ultimo minuto

Utilizza piccoli cambiamenti per migliorare la frequenza:

• Richiedi un deposito tramite Stripe

• Imposta regole di cancellazione chiare nella descrizione

• Attiva promemoria via e-mail e SMS con Zapier

• Offri liste d'attesa utilizzando i fogli d'iscrizione

• Aggiungi orari alternativi alle sessioni nell'e-mail di conferma

Gestisci corsi ibridi e telesalute senza problemi

Puoi gestire sia i corsi online che quelli in presenza da un'unica pagina di prenotazione.

• Utilizza i collegamenti video integrati (Zoom, Meet, Teams, Webex).

• Aggiungi una nota: "Partecipa 5 minuti prima per controllare l'audio".

• Per le sessioni ibride, mostra sia la posizione che le informazioni video.

• I fusi orari si adattano automaticamente ai partecipanti remoti

• Allega dispense o note di preparazione

Strumenti e soluzioni che permettono di lavorare in questo modo

Ecco una tabella delle funzioni di Doodle che supportano la programmazione delle lezioni di gruppo:

Usa quello che ti serve ora - scala in seguito.

Esempi reali

Serie di corsi di formazione sul diabete

• Pagina di prenotazione: Martedì alle 17.00 e sabato alle 10.00.

• Stripe: raccolta di un deposito di 10 dollari

• Foglio di iscrizione: 12 posti per sessione

• Risultati: Meno no-show, frequenza costante alle lezioni

Fitness ed educazione prenatale

• Mix di opzioni di persona e Zoom, chiaramente etichettate

• Descrizione AI con tono corrispondente al marchio della clinica

• Ingresso: Solo una semplice domanda sulla mobilità

• Risultati: Aumento dei rinvii e delle iscrizioni rapide tramite Instagram

Gruppo per la cessazione del fumo

• Sondaggio di gruppo per scegliere l'orario ideale

• Zapier invia un SMS di promemoria la mattina dell'evento

• Nomi dei partecipanti nascosti per privacy

• Risultati: Forte affluenza e ritorno di referenze da parte dei medici di famiglia

Errori comuni da evitare

• Condividere più link di prenotazione - crea confusione

• Richiesta di informazioni personali sulle pagine pubbliche di iscrizione

• Nascondere le tariffe o la politica di rimborso fino all'ultimo passo

• Saltare i promemoria

• Far indovinare ai referenti come aiutarli

Un solo link. Informazioni chiare. Processo sicuro.

Punti di forza

• Un'unica pagina di prenotazione può gestire l'intero calendario del tuo programma

• Utilizza Stripe per ridurre i no-show e confermare le presenze

• Abbina i fogli d'iscrizione per gestire la capienza

• Proteggi la privacy nascondendo i dati dei partecipanti

• Mantieni il tuo sistema conforme e facile da usare per i pazienti

Iniziare a programmare meglio

Non hai bisogno di un nuovo sito web o di un grande team amministrativo per riempire il tuo prossimo corso. Crea una pagina di prenotazione, collega il tuo calendario e lascia che siano i pazienti a scegliere l'orario migliore. Doodle aggiunge i link ai video, raccoglie i pagamenti e invia i promemoria in modo che tu possa concentrarti sulle cure.

Crea la tua pagina di prenotazione oggi stesso: