असंरचित काम आपकी उत्पादकता को क्यों खत्म कर रहा है

कभी-कभी आप दिन की शुरुआत इस सोच के साथ करते हैं, "आज का दिन है जब मैं वास्तविक प्रगति करूंगा," और फिर अचानक ही शाम के 4 बजे हो जाते हैं। यदि आपकी सबसे बड़ी उपलब्धि तीन ईमेल का जवाब देना और अपनी कॉफ़ी को दो बार फिर से गर्म करना है, तो आपने असंरचित कार्य का अनुभव किया है।

आप अच्छे इरादों और एक स्पष्ट टू-डू लिस्ट के साथ बैठते हैं। लेकिन इससे पहले कि आप पहला काम शुरू करें, Slack पर पिंग आती है, आपके कैलेंडर में एक अचानक मीटिंग आ जाती है, और आपका कुत्ता बाहर एक पत्ते पर भौंक रहा होता है। रिमोट वर्क की यही क्लासिक अराजकता है। अब आप ईमेल संभाल रहे हैं, ज़ूम कॉल्स को आधे कान से सुन रहे हैं, दस्तावेज़ों के बीच ऐसे बदल रहे हैं जैसे कोई एल्‍ट-टैब एथलीट, और ज़रूरी काम जस का तस पड़ा है।

असंरचित काम की यही प्रकृति है। यह थका देने वाला होता है, आपके ध्यान को कमजोर करता है, और आपको व्यस्त तो महसूस कराता है लेकिन उत्पादक नहीं बनाता।

मानसिक थकान: अब 47 टैब्स में उपलब्ध

सच तो यह है कि मनुष्य एक साथ कई काम करने में बेहद खराब होते हैं। एक साथ कई काम संभालना कुशल लग सकता है, लेकिन विज्ञान इसके विपरीत कहता है। हर बार जब आप कार्य बदलते हैं, आपका मस्तिष्क थोड़ी अतिरिक्त ऊर्जा खर्च करता है। जब आप पर्याप्त बार कार्य बदलते हैं, तो दोपहर तक आप मानसिक रूप से थक जाते हैं। जब आप बिना किसी समयसीमा या योजना के तैरते हुए कार्यों को भी शामिल करते हैं, तो आप कुछ भी सार्थक पूरा किए बिना व्यस्त महसूस करने का एक चक्र बना लेते हैं।

संरचित वातावरण: आपके मस्तिष्क का खुशहाल स्थान

एक संरचित कार्यदिवस आपके मस्तिष्क को एक सहायक जीपीएस प्रदान करता है। आप जानते हैं कि क्या उम्मीद करनी है, कहाँ रहना है, और क्या प्राथमिकता देनी है। यह संरचना उबाऊ नहीं है। यह एक कैलेंडर के रूप में छिपी हुई स्वतंत्रता है।

उदाहरण के लिए, शिक्षकों ने कक्षा अनुसूचियों और पाठ योजनाओं के साथ इसमें महारत हासिल कर ली है। कर के मौसम के दौरान लेखाकार समय-सीमाओं, चेकलिस्टों और सख्त कार्यप्रवाहों के साथ काम करते हैं। पायलट विस्तृत पूर्व-उड़ान चेकलिस्टों का पालन करते हैं। शेफ रसोई स्टेशनों और तैयारी सूचियों पर निर्भर रहते हैं ताकि डिनर सेवा सुचारू रूप से चलती रहे। यहाँ तक कि खिलाड़ी भी संरचित प्रशिक्षण दिनचर्या का पालन करते हैं।

विभिन्न पेशों में, संरचना ध्यान, निरंतरता और सफलता को संभव बनाती है। बाहरी प्रणालियाँ तब सबसे अच्छी तरह काम करती हैं जब आपकी आंतरिक प्रणाली और मन भी व्यवस्थित हों। मानसिक स्पष्टता, प्राथमिकताएँ निर्धारित करना और जानबूझकर बनाई गई दिनचर्याएँ सार्थक बाहरी संरचनाएँ बनाने का आधार हैं।

बाधाएँ: उत्पादकता के पिशाच

बाधाएँ भले ही हानिरहित लगें, लेकिन ये जल्दी ही बढ़ जाती हैं। एक त्वरित "क्या मैं आपको पाँच मिनट के लिए रोक सकता हूँ?" अक्सर तीस मिनट की भटकाव में बदल जाता है। इसे रोज़ाना पाँच बातचीत से गुणा करें, और आप घंटों का उत्पादक समय खो देते हैं।

दूरस्थ कर्मचारियों के लिए काम और जीवन के बीच की रेखाएँ और भी धुंधली हो जाती हैं। स्पष्ट सीमाएँ निर्धारित करना और उनका पालन करना आवश्यक है। आप हर बाधा को नियंत्रित नहीं कर सकते, लेकिन आप यह नियंत्रित कर सकते हैं कि आप खुद को कितना सुलभ बनाते हैं।

अपने समय को बेहतर ढंग से कैसे व्यवस्थित करें

यदि आपके कार्यदिवस अव्यवस्थित महसूस होते हैं, तो आप अकेले नहीं हैं। अक्सर मूल समस्या आपके पास मौजूद काम की मात्रा नहीं, बल्कि उसे निर्देशित करने वाली जानबूझकर बनाई गई संरचना की कमी होती है। अपने समय को व्यवस्थित करना आपकी प्राथमिकताओं को परिभाषित करने से शुरू होता है। हर सुबह कुछ मिनट निकालें, या इससे भी बेहतर, रात में पहले से ही उन तीन सबसे महत्वपूर्ण कार्यों की पहचान करें जिन्हें आपको पूरा करना है। सुनिश्चित करें कि ये यथार्थवादी और मापनीय हों।

एक बार जब आपकी प्राथमिकताएँ स्पष्ट हो जाएँ, तो उन्हें अपने कैलेंडर में समय आवंटित करके ब्लॉक कर लें। इन्हें ऐसी अनिवार्य बैठकों की तरह मानें जिन्हें स्थगित नहीं किया जा सकता। इन सत्रों के दौरान सूचनाओं को म्यूट करें और विचलनों को कम करें। समान कार्यों को जहाँ संभव हो एक साथ समूहित करें, ताकि निरंतर संदर्भ-परिवर्तन से आपकी मानसिक ऊर्जा व्यर्थ न हो।

एक और महत्वपूर्ण कदम है गतिविधियों के बीच समय निकालना। बिना बफर के बैठकों या कार्यों को एक के बाद एक न लगाएं। दस मिनट का ब्रेक भी आपके मस्तिष्क को रीसेट करने में मदद करता है, जिससे अगले सत्र के लिए ध्यान केंद्रित करने में सुधार होता है।

अंत में, ऐसे उपकरणों का उपयोग करें जो अनावश्यक निर्णयों को समाप्त कर दें। उदाहरण के लिए, शेड्यूलिंग प्लेटफ़ॉर्म आपको एक बार अपनी उपलब्धता सेट करने की अनुमति देते हैं और अंतहीन ईमेल श्रृंखलाओं से बचाते हैं। चेकलिस्ट, टेम्पलेट और स्वचालन उपकरण भी संज्ञानात्मक अधिभार को कम करते हैं और आपके ध्यान को सार्थक कार्यों के लिए मुक्त करते हैं। और यदि शेड्यूलिंग टूल स्वयं ही वह चीज़ बन गया है जिससे आप काम चलाते हैं, तो यह भी एक संरचनात्मक संकेत है — यहाँ हैं 3 क्षण जब आपका कैलेंडर टूल आपके लिए छोटा पड़ जाता है और प्रत्येक पर क्या करना है।

एक संरचित दिन हर मिनट निचोड़ने के बारे में नहीं है। यह आपके सबसे महत्वपूर्ण काम को फलने-फूलने के लिए आवश्यक स्थान देने के बारे में है।

वह हथियार जो इतना गुप्त नहीं है

हम यह नहीं कह रहे कि Doodle जादुई रूप से आपके पूरे वर्कफ़्लो को ठीक कर देगा, लेकिन यह शेड्यूलिंग को बहुत आसान बना सकता है। अनंत ईमेल आदान-प्रदान या अव्यवस्थित समूह चैट्स के बजाय, Doodle व्यवस्थित रहने का एक सरल तरीका प्रदान करता है। आप एक बुकिंग पेज बना सकते हैं ताकि अन्य लोग आपकी उपलब्धता के आधार पर समय निर्धारित कर सकें। आप एक ग्रुप पोल शुरू कर सकते हैं ताकि बड़े समूहों के साथ बैठकों का त्वरित समन्वय हो सके। आप बिना किसी भ्रम के कार्यक्रमों, परियोजनाओं या स्वयंसेवी पालियों को व्यवस्थित करने के लिए साइन-अप शीट्स का भी उपयोग कर सकते हैं।

अनुसूची बनाने में कम समय खर्च करने का मतलब है आपके व्यवसाय को आगे बढ़ाने वाले काम के लिए अधिक समय। चाहे आप एक गैर-लाभकारी संस्था चला रहे हों, रसोई की मेज से फ्रीलांसिंग कर रहे हों, या विभिन्न समय क्षेत्रों में एक टीम का नेतृत्व कर रहे हों, संरचना बनाना, भले ही केवल आपके कैलेंडर में ही क्यों न हो, एक गेम-चेंजर है।

अपना समय व्यवस्थित करके शुरुआत करें। अपने मन और कार्यदिवस में स्पष्टता लाएँ, और अपनी बैठकों को भी थोड़ी संरचना देना न भूलें।

आज ही Doodle आज़माएँ और संरचित समय-निर्धारण से होने वाले अंतर का अनुभव करें।