Planifier votre atelier : De la grande idée à l'impact réel

Pour organiser un atelier qui marque les esprits, il ne suffit pas d'une bonne présentation PowerPoint. Vous avez besoin d'objectifs clairs, d'un calendrier serré et d'activités qui attirent les gens. Ayant planifié des dizaines de sessions collaboratives chaque mois chez Doodle, j'ai appris que de petits détails - comme le choix de la bonne disposition de la salle ou le test de votre lien d'appel vidéo - peuvent faire la différence entre l'expérience et l'échec.

1. Commencez par un objectif précis

Avant toute chose, déterminez ce que vous voulez que les participants retiennent. Recueillez-vous des idées nouvelles pour la feuille de route d'un produit ? Enseignez-vous un nouveau processus ? Vous élaborez un plan stratégique ? Rédigez une ou deux phrases qui précisent votre objectif. Par exemple :

"Nous utiliserons cette session de deux heures pour rassembler trois tactiques de marketing concrètes pour le quatrième trimestre".

La présence d'une telle phrase sur chaque tableau de conférence et sur chaque invitation à un programme permet à chacun de rester sur la bonne voie.

2. Esquissez votre calendrier, à l'envers

Je bloque les étapes clés au moins six semaines avant l'événement. Voici un calendrier simple :

• 6 semaines avant l'événement: Définissez l'objectif, invitez les principaux décideurs, choisissez les dates.

• 4 semaines avant l'événement: Réservez le lieu (ou l'outil vidéo), rédigez l'ordre du jour, préparez les orateurs invités.

• 2 semaines à l'avance: Commandez le matériel, finalisez les diapositives et les exercices pratiques.

• 1 semaine à l'avance: Effectuez un contrôle technique, imprimez les badges, envoyez un rappel avec les lectures préalables.

• Le jour même: Arrivez tôt pour installer le matériel, accueillez les participants, passez en revue le script de bienvenue.

Si vous attendez deux semaines avant de réserver la salle, vous risquez de vous retrouver dans une cave sans fenêtre.

3. Choisissez des activités qui correspondent à votre objectif

Les ateliers peuvent revêtir des aspects très différents en fonction de votre objectif. Une séance de brainstorming peut commencer par un tour de table de 5 minutes au cours duquel chacun note ses idées, avant de les regrouper par thème. Un atelier de formation peut s'appuyer sur des jeux de rôle pratiques et des démonstrations en direct. Lors d'une récente session sur l'assistance à la clientèle, nous nous sommes divisés en triades pour que chaque personne puisse jouer le rôle d'agent, de client ou d'observateur, puis nous avons alterné les rôles toutes les dix minutes pour maintenir l'énergie à un niveau élevé.

Quel que soit le format, alternez entre

1. letravail individuel (réflexion ou écriture au calme)

2. Paires ou triades (conversations plus approfondies)

3. Partage en groupe entier (saisie des grands thèmes)

4. Concevoir pour une interaction réelle

Les diapositives ne suffisent pas. J'y intègre des mini-défis, comme "trouvez quelqu'un qui partage votre habitude de travail préférée" ou "présentez une idée en 60 secondes", qui incitent les participants à se lever de leur siège et à parler. Si votre groupe est sur Zoom, utilisez des salles de réunion pour ces tâches et demandez à chaque équipe de faire part d'une idée dans le chat afin qu'aucune idée ne se perde.

5. Maîtrisez la logistique

Les pépins techniques tuent l'élan. Une fois, le micro intégré de notre salle vidéo n'a pas capté les conversations de table, et la moitié du groupe s'est éloignée pendant le travail en petits groupes. Aujourd'hui, je.. :

• je teste chaque micro, caméra et câble à l'avance

• Prévoir des haut-parleurs de secours et un ordinateur portable de rechange.

• Etiqueter les fournitures (marqueurs, pastilles adhésives, imprimés) en fonction de l'activité.

Si vous organisez une session à distance, demandez aux participants de se présenter cinq minutes à l'avance pour résoudre les éventuels problèmes de connexion.

6. Diriger par la présence, pas par PowerPoint

En tant qu'animateur, votre rôle n'est pas de faire la leçon, mais de guider. Commencez par une brise-glace rapide, comme "partagez un fait surprenant sur votre dernière semaine de travail", pour donner un ton amical. Gardez un œil sur l'horloge, mais laissez une conversation riche s'étendre si elle apporte de la valeur. Lorsque quelqu'un domine la discussion, posez une question à quelqu'un de plus calme : "Amal, qu'en pensez-vous ?" Ce simple geste permet à de nouvelles voix de s'exprimer.

7. Saisissez les décisions et les prochaines étapes

Les ateliers qui se terminent sans actions claires ressemblent à une grande discussion sans suivi. J'utilise un tableau à feuilles "parking" pour noter les points hors sujet mais utiles. À la fin de l'atelier, je pose la question suivante : "Quelle est la chose que vous allez essayer lundi ?" Ensuite, je photographie tous nos tableaux, je dactylographie les résultats sous forme de puces et j'envoie un courriel au groupe dans les 24 heures.

8. Faites le point

Deux à quatre semaines plus tard, envoyez un sondage rapide :

• "Dans quelle mesure l'atelier a-t-il été utile ?

• "Quel point d'action avez-vous abordé ?

• "Qu'est-ce qui vous a ralenti ?

Chez Doodle, nous avons constaté que ces contrôles doublent les chances de voir les équipes mettre en œuvre les idées que nous avons trouvées ensemble.

Pour bien gérer un atelier, il faut jongler avec l'objectif, les personnes, l'espace et le temps, mais cela se traduit par des idées nouvelles et une réelle adhésion. J'éprouve toujours une grande émotion lorsque je vois les participants s'illuminer au moment où un plan se met en place. Quelle est la partie de la planification d'un atelier que vous trouvez la plus difficile et comment pourriez-vous l'aborder la prochaine fois ?