Gérer les événements et les bénévoles à l'aide du Planificateur d'Événements

Si vous dirigez une organisation à but non lucratif, l'organisation de bénévoles pour des événements peut vous sembler insurmontable. Coordonner les tâches, confirmer les disponibilités et éviter les confusions de dernière minute sont des maux de tête courants. C'est là que le Planificateur d'Événements de Doodle entre en jeu. Vous pouvez créer et partager des feuilles en ligne, laisser les gens choisir leurs équipes ou leurs tâches, et faire en sorte que tout le monde soit aligné dès le départ. Les volontaires s'inscrivent en quelques secondes, sans avoir besoin d'un compte, et Doodle leur envoie des rappels pour qu'ils se présentent préparés.

Qu'est-ce qu'un Planificateur d'Événements ?

Les Planificateurs d'Événements permettent aux participants de choisir des plages horaires, des tâches ou des rôles avant l'événement. Les feuilles de papier fonctionnent pour les petits groupes, mais les organisations à but non lucratif s'appuient désormais sur des solutions en ligne. Avec Doodle Sign-up Sheets, les bénévoles choisissent les sessions et ajoutent leurs informations depuis n'importe quel appareil. Les organisateurs suivent les inscriptions en direct et envoient des mises à jour en un seul clic. Cela permet de réduire les allers-retours par e-mail et de tenir tout le monde informé.

Pourquoi les organisations à but non lucratif devraient-elles utiliser les Planificateurs d'Événements ?

Les Planificateurs d'Événements Doodle apportent plusieurs avantages tangibles aux organisations à but non lucratif :

Vous pouvez partager le lien de votre Planificateur d'Événements partout où vous le souhaitez, y compris par courriel, dans les médias sociaux et sur votre site web. Il est facile pour les gens de le trouver et encore plus facile de s'y inscrire.

Comment créer des Planificateurs d'Événements efficaces

Pour obtenir les meilleurs résultats, votre feuille doit être simple et claire. Avec Doodle, vous pouvez

• Dresser la liste de tous les rôles et de toutes les tâches, y compris l'heure, le lieu et les responsabilités pour chaque équipe ou session.

• Fixer des limites de capacité afin que les rôles tels que "accueil" ou "chauffeur" ne soient jamais surchargés.

• Ajouter des questions personnalisées pour recueillir à l'avance les coordonnées, les compétences ou les demandes spéciales.

• Activez des rappels automatiques pour que les bénévoles n'oublient pas leurs engagements.

• Offrez une expérience adaptée aux mobiles pour que les bénévoles puissent s'inscrire à partir de n'importe quel appareil.

Conseils pour la gestion des bénévoles

Associez les Planificateurs d'Événements à une communication proactive.

• Envoyez des notes de remerciement et de confirmation instantanées après l'inscription des bénévoles.

• Mettez en place des rappels automatisés avant l'événement pour réduire les absences.

• Fournissez des instructions claires concernant l'arrivée et les responsabilités.

• Assurez un suivi après l'événement en remerciant les bénévoles et en leur demandant un bref retour d'information afin qu'ils se sentent valorisés et qu'ils soient plus enclins à revenir.

Fidélisation et reconnaissance des bénévoles

Fidéliser les bénévoles dévoués ne se limite pas à remplir les postes. Il s'agit de créer des liens durables et de montrer que chaque contribution compte. Voici quelques stratégies que les organisations à but non lucratif peuvent mettre en œuvre :

• Des horaires flexibles : Permettez aux bénévoles de choisir les horaires et les rôles qui correspondent le mieux à leur vie. Avec les Planificateurs d'Événements Doodle, les gens peuvent s'attribuer eux-mêmes les tâches qui correspondent à leurs intérêts et à leur disponibilité, ce qui, d'après les études, favorise la fidélisation.

• Reconnaissance et appréciation : Célébrez les étapes importantes et dites souvent "merci". Soulignez les efforts des bénévoles dans les bulletins d'information, sur votre site web ou lors d'événements d'appréciation. Même de petits gestes, comme des courriels de remerciement ou des jetons, peuvent donner aux bénévoles le sentiment d'être appréciés.

• Faites un retour d'information permanent : Demandez des commentaires sur ce qui fonctionne et sur ce qui pourrait être amélioré. Des contrôles réguliers et des enquêtes montrent aux bénévoles que leur voix compte et contribuent à créer un sentiment d'appartenance.

• L'adéquation des compétences : affectez les bénévoles à des tâches qui font appel à leurs points forts et leur permettent de s'épanouir. Cela rend le travail plus significatif et plus engageant.

• Création d'une communauté : Créez des liens en présentant les volontaires les uns aux autres, en organisant des activités sociales et en partageant l'impact de leur travail. Les bénévoles qui se sentent liés à la mission et les uns aux autres sont plus susceptibles de revenir.

En associant une planification réfléchie à la reconnaissance et à la communauté, les organisations à but non lucratif peuvent créer une base de bénévoles fidèles qui se renforcent au fil du temps.

Choisir le bon outil

Les modèles gratuits peuvent aider à résoudre les problèmes de base, mais les organisations à but non lucratif ont souvent besoin de limites d'inscription, de confidentialité des données et d'automatisation des rappels. Les Planificateurs d'Événements de Doodle vous permettent de fixer des plafonds d'inscription, de collecter les données dont vous avez besoin et de gérer plusieurs sessions en un seul endroit.

Doodle s'intègre aux calendriers et aux outils vidéo pour des événements hybrides ou virtuels. Et grâce à la sécurité au niveau de l'entreprise, les informations sur les volontaires restent sûres et conformes.

L'impact d'une planification intelligente

Les Planificateurs d'Événements ne servent pas seulement à organiser les plans. Elles aident les bénévoles à se sentir engagés et garantissent que chaque rôle est rempli. Les organisations à but non lucratif qui utilisent Doodle déclarent avoir économisé des heures de coordination et réduit considérablement les absences. Que vous organisiez une collecte de fonds ou un nettoyage de quartier, Doodle rend l'inscription des bénévoles simple, sûre et efficace. Si vous souhaitez faciliter l'organisation d'événements et la gestion des bénévoles, essayez Doodle Sign-up Sheets.