Comment trouver des heures de réunion qui conviennent à tout le monde ?

Trouver une heure qui convienne à tout le monde, c'était auparavant du ping-pong par e-mail, du Tetris sur le calendrier et un peu de chance. Il existe une meilleure solution.

Lorsque votre équipe dispose de comptes Doodle et que leurs calendriers préférés sont connectés, les jours fériés, les congés et les événements existants sont déjà bloqués automatiquement. Cela signifie que vous partez d'une image claire et réaliste de qui est réellement libre - pas d'approximation.

Voici votre guide, étape par étape, pour choisir des heures de réunion qui conviennent aux calendriers et aux personnes réelles - énergie, projets et préférences compris.

1. Commencez par les contraintes les plus fortes (et laissez Doodle s'en charger)

• Calendriers connectés: Les calendriers de chacun étant synchronisés avec Doodle, vous voyez la véritable disponibilité (OOO, vacances, réunions) sans avoir à la demander.

• Fuseaux horaires et heures de travail: Activez la prise en compte des fuseaux horaires et définissez les heures de travail afin de ne pas programmer accidentellement des brainstorms à minuit.

• Type de réunion: Décidez de quoi il s'agit (décision, atelier, état d'avancement, coup d'envoi). La clarté du résultat permet de choisir la bonne durée et les participants.

Astuce Doodle : Pour les groupes, utilisez un sondage de groupe Doodle pour proposer une poignée de créneaux horaires qui respectent déjà les calendriers connectés. Pour les rencontres individuelles ou les invités externes, partagez votre page de réservation Doodle pour que les participants choisissent parmi les horaires que vous avez préapprouvés.

2. Ajoutez des variables "humaines" : énergie, projets, préférences

Les calendriers indiquent quand les gens sont libres, mais pas quand ils sont au mieux de leur forme. Demandez à vos coéquipiers (sondage rapide ou enquête Doodle à l'aide des questions personnalisées) :

• Les schémas énergétiques (chronotypes) : Penseurs du matin, collaborateurs de l'après-midi, pas d'après-déjeuner ?

• Fenêtres de charge de projet: Semaine de planification du sprint, fin de trimestre difficile, rotations importantes sur appel.

• Préférences personnelles: "Pas de réunion avant 10 heures", "éviter les vendredis", "préférer les réunions de 25 minutes".

Comment l'utiliser ?

• Séances de brainstorming/stratégie → programmez-les pendant les heures où l'énergie est la plus forte pour la plupart des gens.

• Statut/réunions debout → placez-les pendant les heures à faible friction (créneaux plus courts, près du début de la journée).

• Protection du travail en profondeur → respectez les blocs de concentration récurrents et ajoutez des zones tampons autour des réunions.

Conseil Doodle : définissez des périodes tampons sur votre page de réservation et limitez le nombre de réunions quotidiennes afin de ne pas grignoter le temps de concentration de vos coéquipiers.

3. Concevez des plages horaires équitables pour tous les fuseaux horaires

Lorsque vous ne pouvez pas respecter l'"heure d'or" de tout le monde, répartissez la douleur de manière équitable :

• Créez deux ou trois fenêtres de rotation (par exemple, début de l'UE / milieu du chevauchement / fin des États-Unis) et faites-en un cycle hebdomadaire ou mensuel.

• Documentez la rotation afin que chacun sache à quoi s'attendre.

• Enregistrez et partagez des notes pour les personnes qui participent en dehors des heures idéales.

Conseil Doodle : dupliquez un sondage de groupe récurrent chaque trimestre pour tester à nouveau le meilleur chevauchement, en particulier au moment des changements d'heure d'été.

4. Proposez des options moins nombreuses mais meilleures

Plus d'options ≠ décisions plus rapides. Proposez 3 à 5 options fortes, et non 12 options possibles.

• Veillez à ce que chaque option respecte les horaires de travail et les données énergétiques de la plupart des membres de l'équipe.

• Fixez la durée par défaut à 25 ou 50 minutes afin de créer une marge de manœuvre entre les appels.

• Joignez un ordre du jour succinct afin que les participants puissent déterminer quel créneau correspond à leur bande passante mentale.

Conseil Doodle : Ajoutez votre agenda à la description du sondage ; Doodle convertit automatiquement les fuseaux horaires pour chaque votant et facilite les commentaires si quelqu'un a besoin d'une petite modification.

5. Utilisez des "formats" de réunion adaptés au résultat

• Réunion de décision (≤45 min) : Lecture préalable + propriétaire clair + 1 décision à prendre.

• Atelier (60-90 min) : Fenêtre à haute énergie, outils de collaboration prêts, co-facilitateur.

• Statut (≤25 min) : Mises à jour asynchrones d'abord, en direct seulement pour les bloqueurs.

• Heures de bureau: Publiez une fenêtre Page de réservation ; les coéquipiers réservent des créneaux de 10 à 15 minutes en fonction des besoins.

Conseil Doodle : Votre page de réservation peut exposer seulement certains jours/heures (par exemple, "heures de bureau les mardis de 13h à 15h"), tandis que votre calendrier personnel reste privé.

6. Faites en sorte que cela tienne la route : confirmations, encouragements et reprogrammations rapides

• Confirmez automatiquement le créneau gagnant de votre sondage Doodle ; les invitations sont envoyées instantanément.

• Rappels: Envoyez un coup de pouce 24 heures à l'avance (Doodle peut s'en charger).

• Si les choses changent: Rouvrez le sondage ou partagez un nouveau lien vers la page de réservation - aucun fil d'e-mail n'est nécessaire.

7. Réévaluez régulièrement

Les équipes évoluent. Les schémas énergétiques changent, les projets se multiplient, les fuseaux horaires se modifient.

• Faites le point tous les trimestres: Réévaluez les réunions récurrentes pour vous assurer que l'heure est toujours la bonne.

• Saisonnalité: Doodle bloque déjà ce qui se trouve dans les calendriers, mais il est bon de vérifier.

Une "carte de préférence d'équipe" rapide que vous pouvez copier

Chaque membre de l'équipe a des rythmes, des contraintes et des préférences qui lui sont propres. Le fait de les consigner dans une simple "carte de préférences de l'équipe" facilite l'intégration et évite les frictions ultérieures.

Carte de préférences de l'équipe (exemple) :

Avec Doodle, la plupart de ces éléments sont déjà couverts par la synchronisation des calendriers. Les vacances, les congés payés et les événements existants sont automatiquement bloqués. Votre "carte de préférences" ajoute la couche humaine : énergie, concentration et flexibilité.

Une fois vos calendriers synchronisés et vos préférences notées, vous n'avez plus à vous soucier du reste. Vous n'avez plus à jongler avec tout cela dans votre tête - Doodle s'occupe de la logistique.

Néanmoins, voici une petite vérification avant d'envoyer une invitation à une réunion :

Liste de contrôle de la planification :

Essayez avec Doodle

• Sondages de groupe pour une planification à plusieurs sans les allers-retours.

• Page de réservation pour les 1:1, les heures de bureau ou les invités externes

• Feuille d'inscription pour les événements avec plusieurs créneaux à choisir (par exemple, ateliers, vacations, créneaux de bénévolat).

• Connexions au calendrier pour que les congés, les congés payés et les réunions soient bloqués automatiquement.

• Des zones de temps intelligentes, des tampons, des plafonds et des rappels pour protéger votre concentration.

Vous en avez assez du chaos en matière de programmation ? Connectez vos calendriers, partagez un Doodle et laissez le meilleur moment se choisir.