Guide du professeur pour programmer les soutenances de thèse.

Si ta boîte de réception explose chaque printemps avec la programmation des soutenances, tu n'es pas le seul. Les professeurs jonglent avec les étudiants, les membres des comités, les salles, la technologie, les formulaires et les échéances. Un seul détail oublié peut repousser une date au-delà de la date limite d'obtention du diplôme.

Ce guide te donne un processus reproductible pour programmer les soutenances de thèse avec moins de stress. Tu apprendras à établir un calendrier, à rassembler les contraintes, à gérer les salles et les liens, et à garder tout le monde sur la bonne voie. Nous montrerons également comment Doodle peut te faire gagner des heures en trouvant une heure qui convient à l'ensemble du comité et en rappelant aux gens de répondre.

Que tu t'occupes d'une seule soutenance ou de dix, tu peux réduire le nombre de courriels, protéger ton calendrier et aider tes élèves à finir en beauté. Mettons en place un système intelligent que tu pourras réutiliser à chaque trimestre.

Le défi auquel sont confrontés les enseignants et les professeurs

Planifier des soutenances de thèse semble simple jusqu'à ce que tu commences. Les obstacles les plus courants sont les suivants

• Cinq calendriers chargés ou plus entre l'enseignement, les heures de bureau et les voyages.

• Des examinateurs externes dans d'autres fuseaux horaires

• Disponibilité limitée des salles ou besoins hybrides avec Zoom ou Teams

• Les règles du programme concernant la durée, le quorum, l'avis public et les échéances.

• Changements de dernière minute qui se répercutent sur le calendrier de chacun.

La plupart des professeurs résolvent ce problème en envoyant de longs courriels ou en utilisant une feuille de calcul géante. Cela entraîne des retards et des erreurs. Un processus clair et les bons outils transforment une chaîne désordonnée en quelques clics.

Pourquoi c'est important pour les enseignants et les professeurs

Un calendrier de soutenance fluide t'aide et aide tes élèves.

• Les étudiants respectent les délais de remise des diplômes et réduisent leur anxiété

• Tu protèges ton temps de recherche et d'enseignement

• Les départements évitent les conflits avec les colloques et les examens finaux.

• Les comités sont prévenus en temps voulu et reçoivent les documents nécessaires

• Les besoins en matière d'accessibilité sont planifiés au lieu de faire l'objet de correctifs.

Tu n'as pas besoin d'une nouvelle politique. Tu as besoin d'un cahier des charges reproductible et d'un moyen simple d'inviter, de recueillir les préférences et de réserver le temps.

Construis ton calendrier de planification de la défense

Un calendrier permet à tout le monde d'avancer. Ajuste les dates en fonction des règles de ton école.

6 à 8 semaines avant

• Confirme par écrit la composition et les rôles du comité

• Recueille les contraintes de l'élève et de chaque membre

• Bloque deux ou trois semaines possibles sur ton calendrier comme espace d'attente.

• Partage les règles du département concernant la durée, le quorum et l'avis public.

Utilise un Doodle 1:1 pour réserver une vérification rapide avec l'étudiant afin de passer en revue ce calendrier. Propose trois ou quatre possibilités. L'élève en choisit une et Doodle envoie l'invitation.

4 à 6 semaines avant

• Utilise un sondage de groupe Doodle pour proposer des fenêtres qui correspondent à tes retenues.

• Inclure une date limite claire pour les réponses et une date butoir.

• Pose des questions sur les limites de fuseaux horaires et les blocs d'enseignement dans la description du sondage.

• Réserve une salle avec le coordinateur de ton département si possible.

Définis le sondage de groupe avec une date limite de réponse et des rappels automatiques. Doodle incite les personnes qui ne répondent pas à répondre, tu n'as donc pas à le faire.

3 à 4 semaines avant

• Ferme le sondage et choisis le meilleur moment

• Réserve la salle ou installe le lien vidéo

• Envoie une invitation au calendrier qui indique l'ordre du jour, la durée et le matériel requis.

• Demande à l'élève de soumettre des diapositives ou un brouillon à une date donnée.

Connecte Doodle à Google Calendar, Outlook ou Apple Calendar. Tes conflits de calendrier sont cachés aux autres et Doodle ne propose que des horaires qui conviennent.

1 à 2 semaines avant

• Confirme les besoins en matière d'accessibilité et les vérifications technologiques

• Établis un plan de secours en cas de retard ou d'absence d'un membre.

• Annonce la soutenance à la liste du département si nécessaire.

• Planifie un exposé d'entraînement

Crée une feuille d'inscription Doodle pour les créneaux horaires des exposés pratiques. Limite chaque créneau à une personne ou à un petit groupe et laisse les membres du laboratoire choisir ce qui leur convient.

Semaine de la soutenance

• Reconfirme la salle et le lien

• Envoie les documents au comité avec un rappel de l'ordre du jour.

• Fais savoir qui présidera, comment se dérouleront les questions et réponses et quel sera le plan de délibération privée.

• Rappelle à l'étudiant les besoins en matière d'imprimante ou les règles de désignation des fichiers.

Cette liste de contrôle se trouve dans le hub de ton cours ou sur le disque dur de ton département. Réutilise-la à chaque trimestre pour que la planification de la soutenance reste simple.

Des conseils pratiques qui font gagner des heures

Ces gestes rapides réduisent le temps que tu passes à planifier les soutenances de thèse.

• Fixe des fenêtres claires : Offre quelques fenêtres ciblées au lieu de dates aléatoires. Exemple : Les mardis et jeudis après-midi des semaines 12 et 13.

• Limite la durée : La plupart des défenses durent de 90 à 120 minutes. Ajoute un tampon de 15 minutes avant et après sur ton calendrier.

• Demande des heures d'interdiction : Dans ta description Doodle, demande aux membres de noter les blocs d'enseignement ou les fenêtres de garde d'enfants dans les commentaires.

• Planifie l'hybride tôt : Si l'un des membres est à distance, choisis une salle avec un micro et un écran solides. Ajoute un lien Zoom, Google Meet, Teams ou Cisco à l'invitation.

• Respecte les fuseaux horaires : Doodle affiche les heures en fonction de l'heure locale de chaque personne. Ajoute une note comme 10 à 12 heures de l'Est pour réduire la confusion.

• Utilise les mises en attente à bon escient : Si ton calendrier est public pour le département, marque les retenues comme provisoires pour que les collègues sachent que tu as l'intention d'utiliser ce créneau.

• Respecte la confidentialité : Utilise la fonction Cacher les détails des participants de Doodle si tu ne veux pas que les membres voient les réponses des autres avant que la date ne soit fixée.

• Fixe des délais : Inscris une date limite de réponse dans chaque invitation. Doodle peut envoyer des rappels automatiques avant la clôture du sondage.

• Accès aux documents : Ajoute des liens vers les brouillons de thèse ou un dossier partagé dans l'invitation. Définis les autorisations pour que les examinateurs extérieurs puissent les consulter.

• Réduire les absences : Envoie un rappel 24 heures avant et une heure avant. Doodle peut se charger de ces rappels pour toi.

Erreurs courantes à éviter

Évite ces pièges lorsque tu planifies des soutenances de thèse.

• Demander toutes les dates : Proposer 20 dates rend les décisions plus difficiles. Offre 6 à 8 options solides que tu peux soutenir.

• Ignorer les contraintes des salles : Vérifie les espaces partagés, la capacité et l'accessibilité avant de choisir l'heure finale.

• Oublier la règle du quorum : De nombreux programmes exigent la présence de tous les membres ou d'un nombre déterminé. Confirme la présence des participants au début de la réunion.

• Oublier un tampon : Les cours qui se suivent ne laissent pas de place aux débordements ou aux problèmes techniques. Ajoute des tampons des deux côtés.

• Laisser la technique à l'étudiant : Tu es responsable de l'installation de la salle. Teste le projecteur, la caméra et le micro. Partage le lien vidéo dans l'invitation du calendrier.

• Manquer la date limite d'annonce : De nombreuses écoles exigent un avis public un nombre déterminé de jours avant. Indique cette date dans ton calendrier.

• Ne pas prévoir de solution de rechange : Prévois un plan si un membre est en retard. Décide si tu commenceras par les présentations, puis si tu enregistreras et poursuivras ou si tu reporteras l'événement.

• Uniquement des courriels : Les fils de discussion par courriel se perdent. Utilise un sondage pour les horaires et une invitation au calendrier pour les derniers détails.

Outils et solutions qui facilitent la planification

Doodle aide les professeurs à gérer des calendriers complexes avec moins de courriels. Voici comment chaque produit s'intègre dans la planification des soutenances de thèse.

• Sondages de groupe : Invite l'étudiant et tous les membres du comité à voter sur les horaires proposés. Tu peux inviter jusqu'à 1000 personnes, mais tu en auras probablement besoin de cinq à sept. Doodle vérifie ton calendrier connecté afin que tu ne proposes pas d'heures qui entrent en conflit avec les cours. Fixe une date limite et des rappels automatiques. Cache les détails des participants si tu souhaites préserver ta vie privée.

• Page de réservation : Partage un lien de réservation avec les étudiants diplômés qui prévoient des réunions de pré-défense. Connecte ton calendrier pour que seules les heures libres s'affichent. Ajoute automatiquement un lien Zoom ou Teams à chaque réservation. Si tu proposes des services de conseil ou de tutorat rémunérés en dehors de l'université, tu peux collecter les paiements avec Stripe.

• 1:1 : Offre un ensemble d'heures pour un enregistrement privé entre le président et l'étudiant. Une fois que l'étudiant a sélectionné une heure, Doodle ferme ce créneau et envoie l'invitation avec l'ordre du jour que tu as défini.

• Feuilles d'inscription : Organise des conférences d'entraînement ou des séances de questions et réponses fictives. Crée des créneaux horaires, plafonne les places et laisse les membres du laboratoire s'inscrire. Tu peux aussi l'utiliser comme un sondage textuel rapide pour choisir un format de titre de soutenance ou confirmer les volontaires pour les collations.

Les intégrations qui comptent sur le campus

• Connexions au calendrier : Connecte Google Calendar, Microsoft Outlook ou Apple Calendar. Doodle n'affichera que les heures que tu peux réellement faire. Les détails de ton événement restent privés pour toi.

• Liens vidéo : Ajoute Google Meet, Zoom, Microsoft Teams ou Cisco aux événements en un clic. Tout le monde reçoit le lien dans l'invitation.

• Rappels et échéances : Les plans Premium te permettent de définir des échéances et des rappels automatiques. Ces derniers donnent un coup de pouce aux professeurs occupés sans que tu n'aies à envoyer de courriels supplémentaires.

• Invitations par courriel : envoie des invitations directement à partir de Doodle. Si ton école demande un avis public, tu peux envoyer un courriel à une grande liste, jusqu'à 1000 participants.

• Marque et confidentialité : Avec Doodle Pro ou Teams, ajoute le logo et les couleurs de ton département. Cache les détails des participants lorsque c'est nécessaire. Tu bénéficies également d'une expérience sans publicité.

• Zapier : Connecte Doodle à Slack, Microsoft Teams ou à la feuille Google d'un département. Publie la date de la soutenance finale sur un canal ou enregistre-la automatiquement.

• Sécurité : Doodle offre une sécurité des données et une confidentialité de niveau entreprise. Cela t'aide à respecter les normes universitaires.

Contenu intelligent grâce à l'IA

Doodle Pro comprend des descriptions de réunions générées par l'IA. Choisis le ton et la longueur. Pour une soutenance, génère un ordre du jour clair, des tâches préparatoires et un rappel pour apporter une page de garde signée si nécessaire. Modifie-les si nécessaire avant de les envoyer.

Exemples concrets sur le campus

Exemple 1 : Trois soutenances en un mois

Le Dr Rivera, dans une grande université publique, a présidé trois soutenances de thèse en avril. Les années précédentes, elle échangeait environ 30 courriels par soutenance. Cette année, elle a créé un sondage de groupe Doodle par étudiant avec six options en fin d'après-midi sur deux semaines. Elle a fixé une fenêtre de réponse de trois jours et des rappels automatiques. Elle a connecté son calendrier Outlook, de sorte que les cours et les réunions de subvention n'apparaissent jamais dans les options.

Elle n'a réservé des salles qu'après la clôture du sondage. Chaque étudiant a choisi un créneau d'entraînement à partir d'une feuille d'inscription Doodle. Pour un membre du comité à l'étranger, elle a défini un lien Zoom dans l'invitation Doodle. Elle a également utilisé la fonction Masquer les détails des participants pour que les votes soient privés. Résultat : elle a fixé les trois dates en jours, et non en semaines, et a gardé ses heures de bureau intactes.

Exemple 2 : L'examinateur externe dans un fuseau horaire différent

Le professeur Liang avait un membre du comité à Londres et un autre sur la côte ouest. Il a ouvert un sondage de groupe avec des options entre 10 et 1 heure de l'Est. Doodle a affiché chaque option en heure locale pour chaque votant. Dans la description, il a demandé de ne pas indiquer l'heure locale dans les commentaires. L'examinateur externe a indiqué que 13 h, heure de l'Est, correspondait à 18 h, heure de Londres, et c'est très bien. Ils ont choisi 12 h, heure de l'Est, pour aider le membre de la côte Ouest. L'invitation finale comprenait un lien vers les équipes et un pré-brief de 15 minutes pour le comité uniquement.

Exemple 3 : Exposé pratique avec débordement d'intérêt

Le laboratoire d'un étudiant voulait assister à l'exposé pratique. Le professeur Shaw a créé une feuille d'inscription Doodle avec dix créneaux de 15 minutes et a limité chaque créneau à quatre personnes. Elle a partagé le lien avec la liste du laboratoire. Les participants se sont répartis sur la journée. Elle a utilisé des rappels Doodle pour que personne n'oublie. Les commentaires sont arrivés à temps et la soutenance s'est déroulée sans problème.

Exemple 4 : Protection du calendrier du professeur

Le professeur Patel a partagé une page de réservation Doodle pour les conseillers diplômés. Il a défini deux après-midi par semaine comme réservables, avec un préavis minimum de 24 heures et un tampon de 30 minutes. Les étudiants ont réservé des contrôles de pré-défense sans demander d'heures par courriel. Pour un cabinet de conseil industriel à temps partiel, il a activé Stripe sur la page de réservation, de sorte que les clients paient au moment de la réservation. Cela lui a permis de garder son activité de conseil universitaire séparée et gratuite.

Principaux enseignements

• Construis un calendrier simple que tu pourras réutiliser à chaque trimestre.

• Offre des fenêtres de temps ciblées et ajoute des tampons pour la technologie et les dépassements.

• Utilise les sondages de groupe Doodle pour choisir la date dans des calendriers chargés.

• Utilise des pages de réservation, des feuilles d'inscription pour les réunions de préparation et les entraînements.

• Fixe des échéances, des rappels et des paramètres de confidentialité pour réduire le suivi.

Commence à mieux planifier

La planification des soutenances de thèse n'a pas besoin d'être un long fil de discussion par courriel. Avec un calendrier clair et quelques outils intelligents, tu peux choisir les dates plus rapidement, garder les salles et les liens organisés et aider tes étudiants à respecter les délais. Doodle te propose des sondages de groupe pour les comités, une page de réservation pour les réunions d'étudiants, des 1:1 pour des vérifications rapides et des feuilles d'inscription pour les entretiens d'entraînement.

Prêt à faciliter l'établissement de ton emploi du temps ? Crée un Doodle et organise ta prochaine soutenance de thèse en quelques minutes :