10 méthodes éprouvées pour hiérarchiser les tâches

Pour être productif au travail, il ne s'agit pas d'être occupé, mais de rester concentré sur ce qui compte le plus. Face à une infinité de tâches, de courriels et de réunions, savoir établir des priorités peut faire la différence entre le progrès et l'épuisement. L'établissement de priorités structure nos efforts et nous aide à investir du temps là où cela compte.

Mais comment décider ce à quoi il faut s'attaquer en premier ? Quelles sont les tâches qui font vraiment avancer les choses et quelles sont celles qui peuvent attendre ? C'est là qu'interviennent les méthodes de hiérarchisation des tâches. Nous explorons ci-dessous dix approches bien connues, chacune ayant ses points forts. Que vous ayez besoin d'un système visuel, d'un score basé sur des données ou d'une meilleure façon de commencer votre journée, vous trouverez une méthode adaptée à votre façon de travailler.

L'importance de la hiérarchisation

Le travail devient rapidement réactif en l'absence d'un système clair permettant de décider sur quoi se concentrer. Vous finissez par répondre au message le plus récent ou à la voix la plus forte, et non à la tâche qui vous fait progresser. Ce type de concentration dispersée crée des inefficacités, augmente le stress et, avec le temps, contribue à l'épuisement professionnel.

L'établissement de priorités permet de reprendre le contrôle de son temps. Elle réduit la fatigue liée à la prise de décision en vous aidant à savoir sur quoi travailler ensuite. Elle vous permet de canaliser votre énergie vers les tâches les plus importantes au lieu de vous éparpiller sur tout. Avec la bonne méthode, l'établissement de priorités peut vous aider à consacrer du temps à un travail approfondi, c'est-à-dire à ces périodes ininterrompues où des progrès significatifs sont réalisés.

1. La méthode Kanban

La méthode Kanban utilise des tableaux visuels (numériques ou physiques) pour représenter le flux des tâches à travers différentes étapes - "À faire", "En cours" et "Terminé". Chaque tâche se trouve sur une carte, et vous la déplacez d'une colonne à l'autre au fur et à mesure que vous travaillez.

Cette méthode est excellente pour gérer les tâches de plusieurs projets ou équipes. Elle vous permet de voir les goulots d'étranglement d'un coup d'œil et encourage les limites de travail en cours, ce qui vous évite de vous surcharger.

Si vous préférez la structure mais ne voulez pas de blocs de temps rigides, l'organisation de vos tâches avec Kanban vous apporte de la clarté sans pression.

2. Modèle de notation RICE

La méthode de notation méthode de notation RICE est souvent utilisée dans le cadre du développement de produits, mais elle est tout aussi utile pour la prise de décision dans les domaines du marketing, des opérations ou de la planification du contenu. RICE est l'abréviation de Reach (portée), Impact (impact), Confidence (confiance) et Effort (effort).

Chaque tâche ou idée est notée en fonction du nombre de personnes qu'elle affectera (portée), de l'ampleur du résultat (impact), de votre certitude (confiance) et du temps qu'elle prendra (effort). La note finale vous permet de comparer objectivement des priorités concurrentes.

Lorsque votre liste de choses à faire comprend plusieurs éléments "importants", la méthode RICE peut vous aider à hiérarchiser les idées en fonction des résultats potentiels, et pas seulement de l'urgence.

3. Mangez la grenouille

Si la première chose que vous faites chaque jour est votre tâche la plus difficile ou la plus importante, tout ce qui suit semble plus facile. C'est l'idée qui sous-tend la méthode "Mangez la grenouille" une expression popularisée par Brian Tracy. La "grenouille" est votre tâche la plus intimidante - vous vous y attelez avant que les courriels, les réunions ou les distractions ne vous en empêchent.

Cette méthode est utile si vous avez tendance à remettre à plus tard la réalisation d'objectifs importants. Commencer la journée par une victoire stimule la concentration et l'élan. Manger la grenouille permet d'éliminer l'évitement et de renforcer la discipline en donnant la priorité à ce qui est important.

4. Principe de Pareto (règle des 80/20)

Nommé d'après l'économiste Vilfredo Pareto, ce principe décrit comment 80 % de vos résultats proviennent de 20 % de vos efforts. En termes de travail, un petit nombre de tâches sont généralement responsables de la plupart de vos résultats.

Le défi consiste à identifier ces actions à fort impact et à leur donner la priorité. Rédigez-vous des rapports que personne ne lit ? Un appel de cinq minutes pourrait-il remplacer une réunion de deux heures ?

En appliquant la règle des 80/20 à la gestion des tâchesEn appliquant la règle des 80/20 à la gestion des tâches, vous commencez à poser les bonnes questions et à allouer vos efforts là où ils apportent une réelle valeur ajoutée.

5. La méthode MoSCoW

Cette technique organise les tâches en quatre catégories : Doit être, Devrait être, Pourrait être et Ne sera pas (pour l'instant). La méthode MoSCoW est utile pour planifier des sprints, des fonctionnalités ou des ordres du jour de réunions au cours desquelles vous devez faire des compromis.

Plutôt que de considérer votre liste de tâches comme un long flux, cette méthode encourage la pensée critique : Qu'est-ce qui doit être fait aujourd'hui ? Si vous dirigez une équipe ou gérez des projets, la méthode MoSCoW constitue un cadre pratique pour rendre visibles et partager les décisions difficiles.

6. La méthode ABCDE

Cette méthode simple mais puissante, créée par l'expert en gestion du temps Brian Tracy, vous aide à classer vos tâches par ordre de priorité à l'aide de cinq lettres :

A = à faire B = à faire C = à faire D = à déléguer E = à éliminer

L'efficacité de cette méthode réside dans sa clarté. Il ne s'agit pas de dresser une liste de tâches, mais de les organiser en fonction de leurs conséquences. C'est un moyen rapide et intuitif de mettre de l'ordre dans le chaos.

La méthode ABCDE donne une structure à votre liste et vous aide à agir avec intention.

7. La méthode OHIO (Only Handle It Once - Ne vous en occupez qu'une fois)

Les petites tâches peuvent s'accumuler rapidement. La méthode OHIO y remédie en vous encourageant à traiter une tâche dès la première fois, surtout si vous pouvez le faire immédiatement. Pensez à vider votre boîte de réception : si la lecture d'un courriel prend 30 secondes mais que vous y revenez cinq fois, vous avez perdu plus de temps que vous n'en avez gagné en remettant à plus tard. L'OHIO, c'est l'efficacité de l'action et la réduction de l'encombrement.

Lorsqu'elle est appliquée de manière cohérente, la méthode OHIO réduit la charge de travail et la charge mentale, ce qui vous aide à garder les idées claires et à vous concentrer sur votre tâche.

8. La méthode "Getting Things Done" (GTD)

La méthode "Getting Things Done" est un système puissant qui permet de gérer l'accablement et de libérer le cerveau.

Créé par David Allen, GTD est une approche complète pour organiser toutes vos tâches, idées et projets dans un système fiable. Il s'agit de capturer tout ce qui doit être fait, de le transformer en étapes suivantes, d'organiser ces étapes, de les revoir régulièrement et de faire ce qui est réalisable.

Ce système est idéal pour les travailleurs du savoir ou toute personne jonglant avec des responsabilités complexes. La GTD prend du temps à mettre en place, mais une fois qu'elle est en place, elle vous donne l'assurance que rien ne passe à travers les mailles du filet.

9. La méthode Ivy Lee

À la fin de chaque journée, notez les six choses les plus importantes que vous devez faire demain. Classez-les dans l'ordre. Au début de la journée suivante, commencez par la tâche n° 1 et ne passez à la suivante que lorsqu'elle est terminée.

Cette méthode permet d'établir des priorités et d'éviter le multitâche. Elle convient parfaitement aux personnes qui souhaitent commencer leur journée de manière claire et ciblée. La méthode Ivy Lee crée une dynamique quotidienne, vous aidant à commencer avec un objectif et à terminer avec clarté.

10. La technique Pomodoro

Cette méthode de blocage du temps divise votre travail en sprints de 25 minutes (Pomodoros) suivis de courtes pauses de 5 minutes. Après quatre Pomodoros, vous faites une pause plus longue. Cette méthode fonctionne bien pour les tâches qui exigent une grande concentration, mais dont l'énergie s'amenuise au fil du temps. Elle permet également à votre cerveau de se réinitialiser sans perdre le fil. La technique Pomodoro favorise la concentration et prévient la fatigue, en particulier dans les environnements éloignés ou numériques.

Mieux hiérarchiser les priorités avec Doodle

Doodle est une plateforme de planification conçue pour aider les individus et les équipes à simplifier le processus de planification des réunions et des événements. En réduisant le temps passé à coordonner les calendriers, Doodle vous donne plus de liberté pour vous concentrer sur vos tâches les plus importantes.

Grâce à la page de réservation, vous pouvez permettre à d'autres personnes de réserver du temps avec vous en fonction de votre disponibilité en temps réel, sans avoir à envoyer de courriels. Les sondages de groupe permettent de trouver facilement le meilleur moment pour des réunions avec plusieurs participants, tandis que la planification 1:1 vous permet de partager une sélection de temps disponibles. Si vous organisez des ateliers ou des sessions à durée limitée, les feuilles d'inscription vous aident à gérer les présences et à tout organiser. Doodle se connecte aux outils que vous utilisez déjà, tels que Google Calendar, Microsoft Outlook et Zoom. Vous pouvez même intégrer Stripe pour collecter les paiements pendant la planification. Ce niveau d'automatisation permet d'aligner votre emploi du temps sur vos priorités, de réduire les changements de contexte et de favoriser un flux de travail plus ciblé et plus productif.

Choisissez la méthode qui vous convient le mieux et laissez Doodle s'occuper du "quand".