Planificación
Amplíe la tutoría rápidamente con la automatización de la programación
Tiempo de lectura: 3 minutos
Opciones de idioma
Índice
Comparte este artículo
"Antes me pasaba la noche del domingo exprimiendo treinta lecciones en una semana." Un profesor de química compartió esta frase en la Cumbre de Crecimiento de EdSurge, y refleja una tendencia más amplia.
Los investigadores de McKinsey calculan que las empresas de educación unipersonales pierden alrededor del 18% de los ingresos por la coordinación manual: pensemos en correos electrónicos, cálculos de zonas horarias y recordatorios de facturas. Automatizar esas tareas proporciona a los tutores una palanca tan poderosa como cualquier nueva certificación: más horas de enseñanza sin estrés adicional.
En Doodle veo cómo se desarrolla ese cambio cada día. Las cuentas con más éxito pasan de los hilos de "busca una hora que te venga bien" a una única página de reservas que se actualiza sola. Sus calendarios se llenan más rápido, su tasa de no-show disminuye y su marca parece más grande que un equipo de uno. A continuación encontrará cinco jugadas concretas para reproducir el salto.
Por qué la automatización impulsa el crecimiento más allá del personal
Los analistas del sector del Foro Económico Mundial consideran que el software de programación es una de las tres principales herramientas de automatización del flujo de trabajo que las microempresas adoptan en primer lugar, justo después del almacenamiento en la nube y los pagos digitales. La lógica es sencilla.
Un tutor humano tiene un tope de 20 a 25 horas de contacto a la semana. Una página de reservas que se actualiza automáticamente y un seguimiento instantáneo de la asistencia permiten al tutor aprovechar los huecos vacíos, organizar sesiones en grupos pequeños y cobrar mientras duerme. Harvard Business Review añade que las empresas que automatizan un único proceso de principio a fin, como el de "cliente potencial a clase confirmada", ven cómo los márgenes de beneficio aumentan más de un 10% en un año.
Bajo el capó, diez componentes hacen funcionar el motor:
Software de programación que ofrece y ofrece disponibilidad en tiempo real.
Google Calendar para la sincronización instantánea entre dispositivos
Zoom u otra sala de vídeo integrada en cada invitación.
Sistema de gestión del aprendizaje para almacenar hojas de trabajo y cuestionarios.
Notas de gestión de las relaciones con los clientes (CRM ) para el seguimiento de objetivos
Pasarela de pago para un pago rápido al final de la clase
Conversión de zonas horarias para que los padres reserven en el extranjero franjas horarias locales
Seguimiento de la asistencia que alimenta un gráfico de progreso
Controles de capacidad de las sesiones de grupo
Reglas de automatización del flujo de trabajo que unen la pila
Verá cada pieza en acción en los siguientes consejos.
Cinco automatizaciones que multiplican el alcance y los ingresos
1. Publicar una página de reservas en directo en menos de una hora
Antes: Los padres envían tres correos electrónicos, cada uno con una disponibilidad diferente, y la franja horaria que finalmente acuerdan se solapa con otra clase.
Después: Un único enlace muestra sólo los horarios disponibles. Los padres hacen clic una vez, el evento aparece en Google Calendar y un enlace de Zoom aparece automáticamente.
La Sociedad Internacional para la Tecnología en la Educación (ISTE) afirma que el autoservicio de programación puede reducir el tiempo de coordinación en un 70%. Empieza con una página básica que muestre dos semanas de aperturas, y luego amplíala a una vista continua de seis semanas una vez que confíes en los topes.
2. Utilice buffers inteligentes para proteger el tiempo de preparación
P: ¿Las reservas consecutivas no me dejarán sin espacio para respirar? R: Los expertos de EdTech Evidence Exchange recomiendan unos tiempos intermedios por defecto de diez minutos antes y después de las clases en línea. Esta regla salvaguarda el restablecimiento mental y la edición de cuadernos sin sacrificar el tiempo facturable.
Entre bastidores, una regla de automatización bloquea esas micro pausas. Los padres nunca ven huecos artificialmente ajustados, por lo que dejan de pedir las 15:05 cuando realmente necesitas las 15:15.
3. Activar automáticamente los correos electrónicos de pago y recapitulación
Una vez que el reloj llega a cero:
La pasarela de pago realiza el cargo en la tarjeta registrada y envía un recibo.
Una plantilla de recapitulación extrae los datos de asistencia del sistema de gestión del aprendizaje.
El CRM etiqueta la sesión como "completada" y programa una encuesta de seguimiento.
Según un documento de trabajo de la Oficina Nacional de Investigación Económica sobre el flujo de caja de las microempresas, la facturación automática reduce los saldos vencidos en un 45% He visto cifras similares en los análisis de Doodle: los tutores que activan la tarjeta en el archivo rara vez persiguen facturas.
4. Sesiones de grupo por lotes con reglas de capacidad
Los investigadores de la Brookings Institution informan de que las tutorías en grupos pequeños pueden triplicar los beneficios del aprendizaje cuando la asistencia se mantiene por encima del 80%. Un motor de reservas con control de capacidad bloquea las plazas una vez que se inscriben seis alumnos. No hay recuento de Excel, ni un séptimo inicio de sesión accidental. La misma regla crea una lista de espera y avisa a esas familias cuando se abre una segunda cohorte, convirtiendo el exceso de demanda en nuevos ingresos.
Para aterrizar estas ideas con claridad, he aquí los pasos prácticos de un vistazo:
Establezca un máximo de plazas por turno para proteger la calidad de los debates.
Ofrezca un precio por reserva anticipada para las cuatro primeras inscripciones, de modo que se llenen rápidamente.
Abra una cohorte duplicada dos días más tarde, una vez que la lista de espera llegue a tres.
Copie los recursos de preparación en el sistema de gestión del aprendizaje una sola vez.
Utilice el seguimiento de la asistencia para emitir certificados automáticamente.
5. Revisar los datos mensualmente y perfeccionar el flujo de trabajo.
Los investigadores de la OCDE que estudian la carga de trabajo de los profesores sostienen que los ajustes iterativos superan a las revisiones anuales. La poda basada en datos mantiene la automatización alineada con la vida real.
Eche un vistazo a este caso: Una profesora de idiomas de Toronto exportó un CSV de veinte columnas con sesiones, inasistencias e ingresos por hora. Se dio cuenta de que las clases de los viernes por la tarde reducían los ingresos porque aumentaban las cancelaciones. Una regla de automatización más tarde, el viernes desaparece de la página de reservas y la demanda del lunes llena el vacío. Su tarifa media por hora aumentó un 17% en un solo trimestre, sin ningún cambio en el gasto de marketing.
Elija su nivel de automatización
Capa | Inicio DIY | Ampliación |
Reservas | Enlace de programación gratuito | Página de marca blanca con capacidad para grupos |
Pagos | Factura manual | Tarjeta archivada y recibos automáticos |
Seguimiento del aprendizaje | Adjuntar correo electrónico | Sincronización con LMS y panel de progreso |
Fija la tabla cerca de tu pantalla. Empieza por la primera columna, automatiza una capa cada vez y avanza hacia la derecha sólo cuando el paso anterior se ejecute sin fallos.
Cómo encaja Doodle en el puzzle
Como muchos tutores, puedes empezar con una encuesta gratuita de Doodle para ver qué les interesa a los alumnos. Una vez que notes una tendencia, puedes convertirla en una página de reservas con tu marca. A partir de ahí, las citas aterrizan directamente en tu Google Calendar, los enlaces Zoom se añaden automáticamente y las listas de asistentes están listas para soltarlas en tu LMS. Así de fácil, tu configuración en solitario empieza a funcionar como un verdadero estudio.
Lista de fuentes
McKinsey and Company - Automatización para pequeñas empresas: Unlocking Growth
Foro Económico Mundial - Valor global de las tecnologías de automatización en las microempresas
Harvard Business Review - Trazar el recorrido del cliente mejora los beneficios
Brookings Institution - La promesa de la tutoría en pequeños grupos
