Informes sobre el estado de las reuniones en el segundo trimestre de 2020

¿Puedes pensar en una sola semana de trabajo en la que no hayas reservado al menos 10 reuniones en tu calendario?

Nosotros, desde luego, no. Y la mayoría de la gente tampoco. El tiempo dedicado a reuniones ha aumentado un 10% cada año desde 2000.

Necesitamos reuniones para mantenernos organizados, colaborar con otros, completar proyectos de grupo, conseguir nuevos negocios, mantener a los clientes informados y comprometidos, informar sobre el rendimiento y mucho más. O digámoslo más claramente: las empresas no pueden funcionar y crecer sin reuniones.

Pero frases como "la locura de las reuniones", "la locura de las reuniones", "la pérdida de tiempo" y "el asesino de la productividad" han aparecido por todas partes. Ya sabes de qué estamos hablando: esas reuniones que carecen de una dirección clara, están mal organizadas e incluyen a demasiada gente.

*"Pensar que organizar una reunión eficaz es tan sencillo como completar una tarea o utilizar una herramienta es donde mucha gente se equivoca. Más bien requiere un enfoque holístico: desde considerar factores como el tamaño de la reunión, su duración, el plazo de preaviso y el tiempo, hasta implantar la tecnología adecuada para optimizar los procesos, ahorrar tiempo y, en última instancia, permitir que equipos, colegas y clientes trabajen de forma más colaborativa a lo largo de todo el ciclo de vida de la reunión." **- *Renato Profico, CEO, Doodle

A principios de esta semana, lanzamos nuestro informe Q2 2020 State of Meetings basado en el análisis de las reuniones (de negocios y personales) reservadas en todo el mundo por más de 30 millones de usuarios en Doodle durante el segundo trimestre de 2020. Lo que encontramos es revelador y puede ayudar a las organizaciones a tomar decisiones más estratégicas y basadas en datos sobre cuándo y cómo programar reuniones para que sean lo más centradas y productivas posible.

He aquí un avance de las estadísticas sobre reuniones de nuestro informe sobre el estado de las reuniones del segundo trimestre de 2020.

Reuniones breves y amenas (menos de 30 minutos)

Para la mayoría de los profesionales, las reuniones de una hora se han considerado y utilizado normalmente como la duración predeterminada de las reuniones. Pero según los datos de nuestra plataforma, puede que este ya no sea el caso. En el segundo trimestre de 2020, la duración de reunión más popular fue de 30 minutos (36%). Las reuniones de una hora, por otro lado, eran mucho menos comunes (20 por ciento).

Los datos de nuestra plataforma también muestran que 15 minutos (31%) fue la segunda duración de reunión más común en el 2T 2020. Esto podría atribuirse al hecho de que las reuniones de pie se han vuelto más populares en las organizaciones hoy en día. Este tipo de reunión suele producirse a diario y requiere que los participantes se pongan de pie como recordatorio para mantener las cosas concisas. Los equipos a menudo utilizan las reuniones de pie para ponerse en contacto rápidamente, informar sobre el progreso y llamar la atención sobre temas importantes que requieren atención.

Otra razón para celebrar una reunión de 15 minutos, especialmente durante la actual pandemia de coronavirus, podría ser comprobar las necesidades emocionales de los empleados. Mantener las reuniones limitadas a 15 minutos permite que la conversación sea más distendida y minimiza la probabilidad de perder el tiempo en reuniones improductivas (una queja habitual expresada por los participantes en las reuniones).

Nuestros datos sugieren que los empleados no siguen ciegamente las prácticas tradicionales de programación (es decir, fijar la duración de la reunión en una hora por defecto). Más bien, cuestionan las normas de programación y reajustan su enfoque, todo ello con el fin de recuperar el control de su tiempo, aportar una mayor eficiencia a su vida laboral y tener un mayor impacto en su empresa.

Los grupos más reducidos dan lugar a debates más impactantes

Como dijo Larry Page, cofundador de Google: "Pequeños grupos de personas pueden tener un impacto realmente enorme". Al examinar los datos de nuestra plataforma correspondientes al segundo trimestre de 2020, observamos una tendencia que coincide con la filosofía de Larry Page al analizar nuestros propios datos. Casi la mitad (44 por ciento) de las reuniones de grupo se limitaron a entre cuatro y siete personas. Mientras tanto, el 24 por ciento de las reuniones de grupo fueron aún más pequeñas, con un total de cuatro a cinco participantes.

Creemos que los organizadores de reuniones deben ser selectivos y estratégicos a la hora de decidir a quién invitan a las reuniones. Sólo deberían incluir en las reuniones a aquellas personas que vayan a contribuir activamente. Pero a menudo vemos que los organizadores invitan a un gran número de personas a las reuniones porque no quieren que la gente se sienta excluida del proceso. Pero, en realidad, buena parte de los participantes en las reuniones de grupo acaban siendo meros rellenos, no desempeñan realmente un papel activo en el proceso y no influyen en el propósito/objetivos de la reunión.

A los estadounidenses les gustan demasiado las reuniones

Cuando analizamos los datos de nuestra plataforma para el segundo trimestre de 2020, observamos que no hay ningún momento de la jornada laboral en el que los estadounidenses sean menos propensos a tener reuniones, excepto a las 12:00 del mediodía, cuando se produce un ligero descenso hasta el 9% (desde el 10% a las 11:00 de la mañana). Sin embargo, el porcentaje de reuniones aumenta hasta el 13% una hora más tarde, a las 13.00 horas. Esto muestra un patrón claro: Los estadounidenses siempre están reunidos y siempre están trabajando.

Si los estadounidenses programan en exceso sus jornadas laborales con demasiadas reuniones, esto podría afectar directamente a su capacidad para realizar el trabajo, provocar retrasos en proyectos de mayor envergadura y afectar a su rendimiento individual. Como resultado, es probable que recuperen el "tiempo perdido" completando el trabajo fuera del horario laboral. Esto les lleva de nuevo al exceso de trabajo, al estrés y al agotamiento.

Estados Unidos, como nación, se ha convertido en sinónimo de una cultura de exceso de trabajo. Según la OIT, los estadounidenses trabajan 260 horas más al año que los trabajadores británicos y 499 horas más que los franceses. Y mientras que al menos 134 países tienen leyes para limitar el número de horas de trabajo semanales, Estados Unidos carece de ellas.

Según un estudio de Accounttemps, el 44% de los profesionales estadounidenses son más productivos a primera hora de la mañana y el 31% a última hora de la mañana. El estudio también indicaba que los empleados deberían evitar programar reuniones a mediodía, ya que sólo el 2 por ciento de los encuestados afirmó que trabaja más a la hora de comer. Sin embargo, los datos de nuestra plataforma revelan que los estadounidenses no están aprovechando al máximo su "flujo" de productividad por las mañanas. En concreto, el 33% de las reuniones de los estadounidenses se celebraron entre las 7:00 y las 11:00 de la mañana. Recuerda que este es el mismo periodo de tiempo que el estudio de Accounttemps encontró como el más productivo para los profesionales estadounidenses.

La mayoría de las reuniones alemanas se celebran a media tarde.

Al examinar los datos de nuestra plataforma, observamos que más de la mitad (57%) de las reuniones alemanas se programan a media tarde, entre las 12:00 y las 18:00 horas. Una deducción que se puede hacer de este hallazgo es que las mañanas se consideran un momento de concentración profunda, de atención a proyectos importantes y de máxima productividad. Así pues, los profesionales alemanes prefieren programar las reuniones en la segunda mitad de su jornada laboral para poder dedicar las horas de la mañana al trabajo "en profundidad" y organizarse para el resto del día.

Me sorprendió bastante ver que el 15% de las reuniones alemanas reservadas en el segundo trimestre de 2020 tenían lugar los sábados y domingos. En cambio, las reuniones de fin de semana fueron menos frecuentes en EE.UU. (7%), Reino Unido (8%), Francia (10%) y Suiza (12%).

Esta tendencia a estar disponible para las reuniones de fin de semana podría tener un alto coste. Como reveló recientemente una encuesta Gallup, hasta 4,1 millones de trabajadores alemanes experimentaron estrés mental o emocional relacionado con el trabajo. En un artículo de Quartz, el director ejecutivo de Techniker Krankenkasse, uno de los principales proveedores de seguros médicos públicos de Alemania, también confirmó que las "enfermedades relacionadas con el estilo de vida" están aumentando en Alemania, citando el hecho de que los clientes de TK pierden más de 15 días de trabajo al año, por término medio.

Las reuniones matinales no tienen cabida en los calendarios británicos

Según los datos de nuestra plataforma, las horas de media tarde son un momento privilegiado para las reuniones en el Reino Unido. En concreto, el 24% de las reuniones se produjeron después de comer, entre las 14:00 y las 16:00 horas. Cuando nos fijamos en la hora del día en la que se celebraron más reuniones, las 14:00 ocuparon el primer puesto (9%) por encima de todas las demás horas del día. Esto podría deberse al hecho de que, después de comer, los profesionales británicos tienen un subidón de energía y motivación. Por eso, es posible que estén más dispuestos a aprovechar esa energía renovada para asistir a las reuniones y aportar su ayuda, sus ideas y su valor a los proyectos que se debaten.

Al igual que sus homólogos estadounidenses, los trabajadores británicos prefieren programar la mayoría de sus reuniones a mitad de semana, lo que les deja más tiempo los lunes para concentrarse y completar las tareas importantes. Entonces, ¿qué días de los calendarios británicos son más propensos a estar llenos de reuniones? Según los datos de nuestra plataforma, la respuesta es tanto los miércoles (20%) como los jueves (20%).

También es interesante ver que las reuniones de fin de semana son muy poco habituales para los británicos, con sólo un 5% los sábados y un 3% los domingos. Los británicos son, en su mayoría, protectores con su tiempo personal y es muy poco probable que organicen o participen en reuniones que les resten tiempo en sus fines de semana.

**Para obtener más estadísticas sobre reuniones, descárguese el informe sobre el estado de las reuniones del segundo trimestre de 2020.