Ocho pasos para una reunión terrible

Hay reuniones mediocres y reuniones terribles, de esas que te hacen preguntarte cómo los responsables han podido celebrar una reunión tan mala. Pues bien, ya no hace falta que te lo preguntes: aquí tienes, en ocho sencillos pasos*, la receta infalible de Doodle para una reunión realmente terrible.

#1 En caso de duda, convoca una reunión

No se puede celebrar una reunión terrible sin celebrar una reunión. Y las peores reuniones son las que probablemente nunca deberían haberse celebrado. Así que ponte manos a la obra. ¿Tienes una pregunta sencilla que podrías resolver rápidamente en un hilo de chat? Convoca una reunión. ¿Tienes un anuncio que podrías enviar fácilmente por correo electrónico? Convoque una reunión. Lo ideal es convocar una reunión en la que todos los asistentes se pregunten: "Espera, ¿por qué era esto una reunión?". Y hablando de asistentes...

#2 Cuantos más, mejor

Es cierto para las fiestas, las canciones, los juegos de Twister... ¡y definitivamente es cierto para las reuniones terribles! Si la mitad de las personas a las que has invitado no saben de qué va la reunión y a la otra mitad le da igual, vas por buen camino. Por supuesto, puedes invitar a algunos interesados y pedirles que transmitan los resultados de la reunión a sus equipos, pero ¿dónde está la gracia?

#3 Las dificultades técnicas son inevitables

Vale, quizá puedas evitarlos si te tomas cinco minutos antes de que empiece la reunión para preparar todo el equipo. Pero, ¿por qué privar a los participantes de la experiencia de ver cómo te quedas mirando sin comprender un puñado de cables y maldiciendo en voz baja hasta que alguien del departamento de informática acude en tu ayuda y conecta el proyector? Así son las reuniones terribles.

#4 Temas sorpresa

Añade un elemento sorpresa no distribuyendo el orden del día de la reunión con antelación, lo que obligará a los asistentes a formular espontáneamente sus temas de debate. Con este movimiento sigiloso, tu terrible reunión se transformará en una (aún más terrible) actuación de improvisación en directo.

#5 Las agendas son fluidas, de todos modos

Una vez que hayas lanzado tu agenda sorpresa a todo el mundo, querrás no ceñirte a ella. Las distracciones están muy bien, pero las salidas por la tangente están para seguirlas. Al cabo de unos quince minutos de discusiones fuera de tema, es posible que notes que los asistentes murmuran y se mueven nerviosamente, señal inequívoca de que estás organizando una reunión realmente terrible.

#6 Todo el mundo odia los límites de tiempo

Al menos, todo el mundo que no tenga otro trabajo que hacer, otras reuniones programadas o una casa a la que ir... eso es todo el mundo en tu lugar de trabajo, ¿verdad?

#7 Pero no olvides acortar las cosas

La clave aquí es asegurarse de que la reunión dure más de lo previsto (eso si has ignorado nuestro consejo anterior y has establecido un límite de tiempo), pero que termine de forma abrupta. Muy bruscamente. Para que no haya tiempo de tomar ninguna decisión ni de esbozar ninguna otra acción. Y, en el desafortunado caso de que hagas algún progreso, es importante que no sigas adelante. De lo contrario, nunca llegarás al paso final y más crucial de todo este proceso...

#8 ¡Convoca otra reunión!

Si has seguido correctamente los pasos del 1 al 7, la razón por la que convocaste la terrible reunión en primer lugar aún no se ha abordado. Lo que sólo puede significar una cosa: ¡es hora de convocar otra reunión terrible!

Crédito extra

Si quieres llevar tus terribles reuniones al siguiente nivel, aquí tienes una idea: en lugar de enviar una invitación de reunión tipo Doodle, prueba con un hilo de correo electrónico a la antigua usanza. Asegúrate de citar a todo el mundo, para que todos participen en el proceso de 73 correos electrónicos para decidir finalmente que el martes a las 14.00 es el mejor momento para reunirse. No te olvides de volver a enviar un cc a todo el mundo cuando te des cuenta de que, en realidad, tienes un almuerzo a esa hora y tienes que cambiar la cita. Repite el proceso si es necesario.