Reducir las ausencias con recordatorios y pagos por atención integral

Como profesional de la medicina alternativa, te preparas cuidadosamente para cada sesión: calientas la sala, colocas los aceites o las hierbas, revisas las notas del cliente. Entonces suena el reloj y no llega nadie.

Las ausencias cuestan dinero, interrumpen el flujo del tratamiento y agotan tu energía. ¿La buena noticia? La mayoría de las ausencias pueden evitarse. Una política clara, recordatorios puntuales y opciones de pago flexibles generan confianza y aumentan el compromiso.

En esta guía se describen formas prácticas de reducir las ausencias mediante las Páginas de Reserva, las Sesiones 1:1, las Hojas de Inscripción, la integración con Stripe, la sincronización con el calendario y los recordatorios automáticos de Doodle, para que puedas centrarte en la atención, no en la administración.

El reto para los profesionales holísticos

Los clientes pueden saltarse las citas por muchas razones:

• Simplemente se olvidan.

• El dolor remite temporalmente.

• El presupuesto es ajustado.

• La vida se interpone.

Pero para ti, cada sesión a la que faltas significa ingresos perdidos, tiempo de preparación malgastado y planes de atención interrumpidos. Sin un sistema claro, tu agenda -y tu paz- pueden parecer impredecibles.

Cambiemos esa dinámica convirtiendo cada cita en un compromiso compartido.

Por qué es importante en la atención holística

Ya sea acupuntura, naturopatía, ayurveda, reiki o masaje, los resultados suelen depender de la constancia. Las ausencias ralentizan el progreso y reducen la motivación.

Desde el punto de vista económico, una sola ausencia diaria puede suponer la pérdida de cientos de dólares semanales. Con el tiempo, esto afecta tanto a la sostenibilidad como al bienestar.

Los sistemas claros crean seguridad, tanto para ti como para tus clientes. Los recordatorios ayudan a recordar, y los pagos señalan la intención. Juntos, crean confianza y fiabilidad.

Establece una política de cancelación justa

Crea una política suave pero firme que tus clientes vean claramente: en la reserva, en las confirmaciones y durante su primera visita.

Sugerencias:

• Plazo de cancelación: 24-48 horas.

• Comisiones: 50% por cancelación tardía, 100% por no presentarse. En caso de escala móvil, cobra una tarifa simbólica.

• Gratificación única: Ofrece un pase gratuito, luego aplica las tasas.

• Visibilidad: Añádela a las Páginas de Reserva, a los formularios y al sitio web.

• Flexibilidad: Ofrece la telesalud como respaldo cuando sea posible.

💡 Herramientas Doodle:

• Añade el texto de la política a las descripciones de las Páginas de Reserva

• Utiliza IA para generar mensajes claros y compasivos sobre la política

• Establece plazos de reserva y cancelación

Construye una estrategia de recordatorio que se adapte a la vida real

El calendario de recordatorios es clave. Tu flujo de recordatorios debe ajustarse a cómo viven y trabajan tus clientes. Aquí tienes un ejemplo de calendario:

Consejo para la primera visita: Incluye información práctica: aparcamiento, código de vestimenta, lista de suplementos, etc.

💡 Herramientas Doodle:

• Recordatorios automáticos

• Sincronización con el calendario

• Enlaces a vídeos de telesalud

• Marca personalizada con Doodle Pro

Utiliza los pagos para señalar compromiso

El pago refuerza la seriedad y protege tu tiempo de preparación. Elige lo que funcione para tu modalidad:

Modelos de pago:

• Tarjeta registrada: Cobrar sólo por no presentarse.

• Pequeño depósito: 20-40 $ por adelantado.

• Pago completo por adelantado: Para sesiones virtuales.

• Paquetes: Ofrece de 5 a 10 sesiones con descuento.

Mejores prácticas:

• Ofrece múltiples métodos de pago a través de Stripe

• Sé transparente sobre las tarifas

• Permite flexibilidad para emergencias

• Alinea el calendario de recordatorios con tus condiciones de pago

💡 Herramientas Doodle:

• Integración de Stripe para Páginas de Reserva y 1:1s

• Precios flexibles por tipo de sesión

• Calendario y datos de pago seguros y privados

Facilita la reserva y la reprogramación

Es más probable que los clientes asistan si la reserva y la reprogramación son sencillas.

Consejos:

• Comparte ampliamente tu Página de Reservas

• Añade márgenes de calendario entre las sesiones

• Establece tiempos de espera (por ejemplo, 12 horas)

• Utiliza la detección de zonas horarias

• Haz preguntas útiles durante la reserva

• Incluye siempre un enlace de reprogramación en los mensajes

💡 Herramientas Doodle:

• Sincronización del calendario en tiempo real

• Programación 1:1 para el seguimiento

• Preguntas de reserva personalizadas

• Integraciones Zapier para formularios y listas de correo electrónico

Diseña tu calendario con intención

Estructura tu calendario para reducir las ausencias:

• Tematiza tus días: Agrupa las primeras citas o los seguimientos

• Guarda espacios clave: Reserva las horas de mayor demanda para clientes fiables

• Crea una lista de espera: Utiliza Hojas de Inscripción para cubrir las cancelaciones

• Utiliza fechas límite para los grupos Bloquea las inscripciones 24h antes

• Reserva las próximas sesiones en sesión: Utiliza 1:1 para un seguimiento rápido

💡 Herramientas Doodle:

• Hojas de inscripción para grupos pequeños

• Encuestas de grupo para talleres

• Plazos de reserva y recordatorios automáticos

Comunícate con amabilidad

El tono adecuado hace que los clientes se sientan atendidos, incluso cuando no se presentan.

Ejemplos de mensajes:

Confirmación: "¡Gracias por reservar! Por favor, llega 10 minutos antes y ponte ropa cómoda".

Recordatorio (2 días antes): "Estoy deseando verte. Cambia la cita antes de [fecha] para evitar un recargo".

Recordatorio (2 horas antes): "Tu sesión está lista. Aquí tienes la dirección. Hasta pronto".

Seguimiento si no te presentas : "Te hemos echado de menos. Puedes volver a reservar a continuación. Nuestra política establece una tarifa de 50 $. Avísanos si ha sido una emergencia".

Consejos sobre el tono:

• Dirige con cuidado

• Sé coherente en todos los canales

• Respeta la privacidad sanitaria

💡 Herramientas Doodle:

• Descripciones generadas por IA con tu tono

• Nombres de participantes ocultos para las sesiones de grupo

• Sin anuncios, nunca

Haz un seguimiento de lo que funciona

Empieza poco a poco. Prueba una cosa. Mejora con el tiempo.

Haz un seguimiento:

• Tasa de no-show

• Tasa de cancelación tardía

• Tasa de cambio de reserva

• Ingresos protegidos

Probar:

• Añadir un recordatorio

• Exigir un depósito

• Ajustar el plazo de entrega

💡 Herramientas Doodle:

• Utilizar Zapier para enviar reservas a Google Sheets

• Establecer reglas únicas por tipo de servicio

Ejemplos reales de prácticas holísticas

Clínica de acupuntura: Añadido depósito de 30 $ + recordatorios de 48 y 2 horas. Disminuyeron las ausencias. Los clientes apreciaron la claridad.

Consultas virtuales de naturopatía: Habilitamos el prepago completo + sincronización de zonas horarias + invitaciones de calendario. Se redujeron las llamadas perdidas.

Baños de sonido de reiki: Utilicé Hojas de Inscripción con franjas horarias limitadas, secuencias de recordatorio y nombres ocultos. Asistencia constante.

Errores comunes que hay que evitar

• No mostrar la política en la reserva

• Enviar sólo un recordatorio

• Dificultar la reprogramación

• Exigir el pago completo demasiado pronto

• Esperar demasiado para hacer cambios

Qué puedes hacer esta semana

• Añade el texto de la política a tu Página de Reservas

• Activa los recordatorios de 2 días + 1 día

• Exige un depósito para las primeras visitas

• Crea listas de preparación para cada servicio

• Añade un enlace de reprogramación a todos los mensajes

• Utiliza el 1:1 para concertar citas de seguimiento mientras el cliente sigue contigo

Puntos clave

• Las políticas claras y los recordatorios reducen las ausencias

• Las opciones de pago indican compromiso

• La facilidad de reserva aumenta la fiabilidad

• Doodle simplifica tu planificación y la de tus clientes

¿Listo para empezar?

Empieza a reducir las ausencias hoy mismo. Doodle te proporciona las herramientas -páginas de reservas, recordatorios, pagos y mucho más- para que tu consulta funcione sin problemas y de forma sostenible. Configúralo una vez, y deja que trabaje mientras tú te centras en curar.