¿Qué es una reunión de planificación?

¿Qué es una reunión de planificación?

Una reunión de planificación es, como su nombre indica, una reunión en la que se debaten los planes para un próximo proyecto.

En el trabajo, puede tratarse de preparar el siguiente trimestre o decidir los pasos a seguir en una tarea. En el ámbito personal, puede consistir en organizar una escapada de fin de semana con los amigos o pensar en la boda. La planificación adopta todas las formas posibles y, sin pensarlo, es probable que nos reunamos con otras personas para hablar de ello.

Hablar de un proyecto es una forma estupenda de discutir el alcance, los objetivos y el calendario de lo que se espera conseguir. Las reuniones de planificación pueden servir como punto de partida de un proyecto, ya que en ellas tienes la oportunidad de conseguir que todo el mundo esté de acuerdo con la idea, los objetivos, el calendario y demás.

Aunque el objetivo de las sesiones de planificación sea obvio, los asistentes pueden hacerse una idea general de la dirección y los detalles cruciales para saber qué se espera de ellos para que el proyecto tenga éxito.

Cómo planificar una sesión de planificación

El primer paso es saber qué estás planeando. Ten el objetivo en mente y luego parte de ahí. Plantéate preguntas, mide el tamaño de las tareas y determina qué es importante y qué no.

A continuación, piense en quién tiene que hacer cada cosa. Por ejemplo, si quieres crear un sitio web, puede que necesites un redactor, un diseñador y un programador. En esta fase, piensa también en los recursos que necesitas. ¿Los tienes ya o vas a tener que buscarlos?

Ahora llegamos a la reunión propiamente dicha. Reúne a las personas que necesitas y hablad de lo que quieres conseguir y de cómo lo ves. Tendrán preguntas, así que prepárate para responderlas y contribuir a dar forma a tu proyecto. Puede que tengan ideas que a usted no se le hayan ocurrido.

Pídeles que te den su opinión para asegurarte de que lo que les pides está claro y, si no es así, piensa en cómo hacerlo en futuras sesiones.

Intenta no obligar a nadie a hacer algo con lo que no se sienta cómodo. Las personas que aceptan lo que quieres conseguir tienen muchas más probabilidades de obtener mejores resultados.

Después de la reunión, comprueba periódicamente que tu equipo se ciñe al plan y que no necesita apoyo o recursos adicionales.

¿Cómo programa su reunión de planificación?

Ya sea para un gran proyecto de trabajo o para la fiesta del bebé de tu amiga, reunir a la gente es difícil cuando todos tienen vidas ajetreadas. Doodle te lo pone fácil.

Con Encuesta en grupo puedes planificar tu sesión en un abrir y cerrar de ojos. Todo lo que tienes que hacer es seleccionar un rango de horas en las que estás libre y enviárselo a las personas que necesitas. Ellos decidirán qué les viene bien y tú tendrás una hora para reunirte.

Si quieres llevar la programación aún más lejos, Doodle Professional te permite añadir tu propia marca a las invitaciones de reunión (genial para reunirte con clientes), deshacerte de los anuncios y enviar recordatorios de cuándo has quedado. Además, puedes crear un número ilimitado de Páginas de reservas, una forma eficaz de controlar tu agenda.

No te preocupes si te vas a reunir online, con Doodle puedes añadir tu herramienta de videoconferencia favorita y sus enlaces se añadirán automáticamente a cualquier invitación que envíes.

Doodle te facilita la organización rápida de una reunión de planificación. Sin correos electrónicos de ida y vuelta, sin más estrés, sólo más tiempo libre para que te centres en cosas más importantes. Pruébalo gratis hoy mismo.