Gruppentherapie und Workshops mit Anmeldeformularen durchführen

Als Therapeut/in oder Berater/in bringst du die Betreuung deiner Klienten, die Erstellung von Akten und die Beratung unter einen Hut. Wenn dann noch eine Gruppentherapie oder ein Wochenend-Workshop dazukommt, kann dein Kalender schnell voll und chaotisch werden. Das Verfolgen von Einladungen in E-Mail-Threads, das Verwalten von Kapazitäten und das Versenden von Erinnerungen nimmt Zeit in Anspruch, die du lieber für die klinische Arbeit nutzen würdest.

Es gibt einen besseren Weg, Gruppen zu organisieren, ohne dass du deine Abende opfern musst. Mit den Doodle-Anmeldeformularen kannst du Zeitfenster festlegen, die Anzahl der Plätze begrenzen und die Teilnehmerdaten geheim halten. Die Kunden wählen in Sekundenschnelle einen Platz aus. Du erhältst automatische Erinnerungen und einen kalendersicheren Zeitplan.

In diesem Leitfaden erfährst du, wie du Gruppen und Workshops mit Anmeldungsbögen von Anfang bis Ende planst. Du wirst echte Beispiele aus der privaten Praxis und der Hochschulberatung sehen. Du erfährst auch, wann du Doodle-Gruppenumfragen, die Buchungsseite oder 1:1 für die Auswahl und Bezahlung nutzen solltest. Am Ende des Kurses kannst du deine nächste Gruppe mit Zuversicht starten.

Die Herausforderung für Therapeuten und Beratungsfachkräfte

Gruppenarbeit hat viele bewegliche Teile. Allein die Terminplanung kann Stress verursachen.

• Du musst die Anzahl der Plätze begrenzen, damit die Gruppen sicher und effektiv bleiben.

• Du musst die Vertraulichkeit bei jeder Nachricht, die du verschickst, wahren

• Du musst Räume, Telehealth-Verbindungen und Zeitzonen verwalten

• Du musst die Teilnehmer auf ihre Eignung und Bereitschaft prüfen

• Du reduzierst das Nichterscheinen durch klare Erinnerungen und Abmeldungen

• Du vermeidest Doppelbuchungen in deinem Kalender und in den Kalendern deines Teams

• Du kassierst manchmal Zahlungen für Workshops oder CE-Sitzungen

Tabellenkalkulationen, Antwort-E-Mail-Ketten und Klebezettel sind nicht geeignet. Sie verursachen Fehler und verraten Namen. Du brauchst ein einfaches Anmeldeverfahren, das die Privatsphäre respektiert, mit deinem Kalender synchronisiert wird und für Kunden auf jedem Gerät funktioniert.

Warum dies für Therapeut/innen und Berater/innen wichtig ist

Ein klarer Anmeldeprozess unterstützt die Betreuung und die Ergebnisse.

• Weniger Verwaltungsstunden bedeuten mehr Kundensitzungen

• Saubere Anwesenheitslisten helfen dir, Interventionen zu planen

• Pünktlicher Beginn schafft Vertrauen und reduziert Ängste

• Private Nachrichten schützen deine Würde und Sicherheit

• Ein zuverlässiges Kalendermanagement hält deine Praxis stabil

• Besseres Zeitmanagement senkt den Burnout bei dir und deinem Team

Doodle-Anmeldeformulare geben dir Struktur für Gruppentherapien und Workshops. Du wählst die Zeitfenster aus, legst Sitzplatzgrenzen fest und entscheidest, was die Teilnehmer/innen sehen. Doodle verschickt Bestätigungen und Erinnerungen, und dein verbundener Google-, Outlook- oder Apple-Kalender wird aktualisiert, sobald sich die Termine füllen.

Erstelle einen einfachen, sicheren Anmeldeprozess für Gruppen

Ein guter Anmeldeablauf hilft den Kunden, ja zu sagen und zeigt ihnen, was sie erwarten können. Mit diesen Schritten kannst du Anmeldeformulare für eine Therapiegruppe oder einen Workshop einrichten.

1. Definiere dein Angebot

   • Benenne deine Gruppe in einer klaren Sprache, die die Kunden verstehen

   • Füge eine kurze Beschreibung mit Zielen, Zielgruppen und Grundregeln hinzu

   • Gib das Format und den Ort an, z.B. persönlich, Zoom oder gemischt

2. Lege Zeitfenster und Kapazitäten fest

   • Erstelle wöchentliche Sitzungen oder einen einzelnen Workshop-Termin

   • Begrenze die Anzahl der Plätze pro Sitzung, um sie an deinen klinischen Plan anzupassen

   • Pufferzeit für Notizen und Raumwechsel einplanen

3. Schütze die Privatsphäre von Anfang an

   • Aktiviere in Doodle Pro die Option "Teilnehmerdetails verbergen", damit die Namen für andere nicht sichtbar sind.

   • Frag in der RSVP nur nach dem Vornamen und der E-Mail-Adresse und reserviere das klinische Screening für 1:1

4. Reduziere das Nichterscheinen mit klaren Grenzen

   • Lege eine Anmeldefrist fest, zum Beispiel 24 Stunden vor der Veranstaltung

   • Aktiviere automatische Erinnerungen, die vor jedem Treffen verschickt werden

5. Verbinde die Tools, die du bereits nutzt

   • Synchronisiere deinen Kalender, damit Doodle nur Zeiten anbietet, die wirklich offen sind

   • Füge einen Link zu Zoom, Google Meet, Microsoft Teams oder Cisco Webex zu jedem Termin hinzu

   • Füge dein Logo und deine Farben hinzu

6. Planen Sie die Aufnahme und Anpassung

   • Verwende einen Doodle 1:1-Link, um ein kurzes Vorgespräch zu vereinbaren

   • Wenn der Workshop kostenpflichtig ist, ziehe die Zahlung für die Vorführung ein oder verwende Stripe auf der Buchungsseite oder im 1:1

Lege die Kapazität richtig fest

Die Gruppengröße wirkt sich auf die Sicherheit und die Ergebnisse aus. Lege in den Anmeldebögen die Anzahl der Plätze pro Slot so fest, dass sie zu deiner Methode passt.

• Skills-Gruppen können mit 10 bis 12 Plätzen gut laufen.

• Prozessgruppen haben oft 6 bis 8 Plätze

• Workshops können mit einem Co-Moderator auf 25 bis 40 Plätze erweitert werden.

Wenn du eine hohe Nachfrage erwartest, kannst du zu einem späteren Zeitpunkt einen zweiten Slot einrichten. Du kannst auch einen reinen Text-Slot mit dem Titel " Join waitlist" (An der Warteliste teilnehmen ) erstellen und die Teilnehmer auf die freien Plätze setzen, sobald sie erscheinen.

Halte die Teilnehmerdaten geheim

Vertraulichkeit beginnt bei der Anmeldung. Wenn du die Teilnehmerdaten ausblendest, siehst nur du die Namen. Vermeide in deiner öffentlichen Beschreibung jede Anfrage nach PHI. Behalte klinische Fragen in deinen 1:1-Screening- oder EHR-Erfassungsformularen.

Füge eine kurze Einverständniserklärung in die Beschreibung ein:

• Die Teilnahme ist freiwillig

• Gruppenregeln zu Respekt und Vertraulichkeit

• Krisenkontakte, wenn du sofortige Hilfe brauchst

Füge Telehealth-Links ohne zusätzliche E-Mails hinzu

Füge deinen Videolink zu jedem Slot hinzu, damit die Kunden ihn in ihrer Bestätigung erhalten. Doodle funktioniert mit Zoom, Google Meet, Microsoft Teams und Cisco Webex. Für persönliche Gruppen füge den Namen des Raums, den Zugang zum Gebäude und Hinweise zum Parken hinzu.

Praktische Tipps für vielbeschäftigte Therapeut/innen und Berater/innen

Mit diesen Tipps kannst du Anmeldebögen einrichten, die auch im echten Leben funktionieren.

Tipp 1: Erstelle einen Anmeldebogen pro Gruppe - Halte eine 8-wöchige Angstgruppe von einer Trauergruppe getrennt. Das vermeidet Verwirrung und macht die Kalenderverwaltung einfach.

Tipp 2: Biete zwei oder drei Zeitoptionen an - füge Dienstag um 18 Uhr, Mittwoch Mittag und Samstag Morgen hinzu. Die Kunden wählen die Zeit aus, die in ihren Arbeits- und Familienplan passt.

Tipp 3: Lege eine klare Anmeldefrist fest - Schließe die Anmeldefrist 24 Stunden vor der ersten Sitzung. So hast du Zeit, den Dienstplan zu überprüfen und die Gruppenrichtlinien zu verschicken.

Tipp 4: Verwende automatische Erinnerungen - Aktiviere Erinnerungen 24 Stunden und 2 Stunden vor jeder Sitzung. Nur so kannst du das Nichterscheinen und Zuspätkommen verhindern.

Tipp 5: Behalte die Namen für dich - Aktiviere die Option "Teilnehmerdaten ausblenden" in Doodle Pro, um die Vertraulichkeit zu wahren. Verwende in allen Dateien, die du exportierst, Initialen.

Tipp 6: Synchronisiere deinen Kalender - Verbinde Google, Outlook oder Apple Calendar. Doodle vermeidet so Konflikte und schlägt Zeiten vor, die zu deinem tatsächlichen Zeitplan passen.

Tipp 7: Nutze 1:1 für das Screening - Verbinde ein Doodle 1:1 für ein kurzes Gespräch vor der Gruppe. Biete drei bis fünf Termine an und lass Doodle die Buchung und die Bestätigungen übernehmen.

Tipp 8: Ziehe die Zahlung bei Bedarf ein - Für kostenpflichtige Workshops oder CE-Sitzungen kannst du die Doodle-Buchungsseite oder 1:1 mit Stripe nutzen, um die Gebühren bei der Buchung einzuziehen. Wähle "Jetzt bezahlen" oder "Reservieren mit späterer Zahlung".

Tipp 9: Füge Pufferblöcke hinzu - Füge 15 Minuten vor und nach jedem Termin hinzu. Das schützt die Zeit für deine Notizen und unterstützt ein gutes Zeitmanagement.

Tipp 10: Anmeldungen sicher weitergeben - Verschicke Einladungen direkt aus Doodle an bis zu 1000 Kontakte oder teile einen Link mit Empfehlungspartnern. Die Namen der Teilnehmer werden nicht veröffentlicht.

Tipp 11: Nutze Zapier, um Systeme synchron zu halten - Verbinde Doodle über Zapier mit deinem EHR-Intake oder E-Mail-Tool. Füge neue Anmeldungen zu einem Segment hinzu, ohne sie manuell einzugeben.

Tipp 12: Schreibe schnell klare Beschreibungen - In Doodle Pro kannst du KI-generierte Beschreibungen verwenden und dann Ton und Länge verfeinern. So sparst du Zeit und behältst deine klinische Stimme.

Häufige Fehler, die du vermeiden solltest

Vermeide diese Fallstricke bei der Erstellung von Anmeldebögen für Gruppentherapien und Workshops.

Tools und Lösungen, die die Terminplanung einfach machen

Hier siehst du, wie Doodle Therapeuten und Berater bei jedem Schritt unterstützt.

Praktische Beispiele aus der Therapie

Die wichtigsten Erkenntnisse

• Verwende Anmeldeformulare, um für Gruppen und Workshops eindeutige Zeitfenster, Sitzplatzlimits und Erinnerungen festzulegen.

• Schütze die Vertraulichkeit, indem du die Teilnehmerdaten versteckst und PHI aus den öffentlichen Feldern heraushältst

• Verbinde deinen Kalender und deine Videotools, damit die Kunden genaue Zeiten und Links erhalten

• Nutze 1:1 für Screenings und Booking Page mit Stripe für bezahlte Veranstaltungen

• Gruppenumfragen helfen dir, Zeiten auszuwählen, bevor du dein Anmeldeformular veröffentlichst

Beginne mit einer besseren Terminplanung

Du hilfst deinen Kunden, etwas zu verändern. Deine Terminplanung sollte diese Arbeit unterstützen. Mit Doodle-Anmeldebögen kannst du Zeitfenster festlegen, Plätze begrenzen und Namen geheim halten. Füge Erinnerungen hinzu, verbinde deinen Kalender und überlasse Doodle die Bestätigungen, während du dich auf die Betreuung konzentrierst.

Erstelle deinen ersten Anmeldebogen in wenigen Minuten. Wenn du auch Screening-Links oder eine bezahlte Anmeldung brauchst, füge eine Buchungsseite oder 1:1 hinzu und verbinde Stripe. Doodle funktioniert mit Google Calendar, Outlook und Apple Calendar, sowie mit Zoom, Google Meet, Microsoft Teams und Cisco.

Bist du bereit, deine Terminplanung zu vereinfachen? Erstelle ein Doodle und sieh, wie Therapeuten und Berater jede Woche Stunden sparen.