Eine Besprechung über Zeitzonen hinweg planen

Jüngsten Berichten zufolge verbringen Unternehmen bis zu 15 Prozent ihrer gesamten Zeit in Sitzungen. Diese Statistik steigt auf 50 Prozent für das obere Management. Trotzdem halten Führungskräfte über 67 Prozent der Besprechungen für misslungen, und bis zu 92 Prozent der Befragten geben zu, während einer Besprechung Multitasking zu betreiben. Diese Zahlen erklären, warum es eine solche Herausforderung sein kann, Meetings schnell zu planen. Kurz gesagt, die Menschen sind einfach nicht so scharf auf sie. Wenn Sie bei einer Veranstaltung der designierte Zeitplaner für Meetings sind, beneiden Sie die anderen wahrscheinlich nicht um Ihren Job. Noch komplizierter wird es, wenn Sie versuchen, die Besprechung in verschiedenen Zeitzonen zu planen.

Seit dem Aufkommen der Pandemie wird das Arbeiten aus der Ferne immer mehr zur Norm und nicht mehr zur Ausnahme. Digitale Nomaden sind in aller Munde, und die Wahrscheinlichkeit, dass Unternehmen eine international verteilte Belegschaft haben, ist sehr groß. Als Planer von Meetings kann die Suche nach einem Termin, der für alle Beteiligten passt, fast so zeitaufwendig sein wie das Meeting selbst. Hier sind ein paar Hinweise, die Ihnen die Arbeit erleichtern könnten.

1. Prüfen Sie auf Terminüberschneidungen

Das mag auf den ersten Blick selbstverständlich erscheinen, aber es ist eine wirklich gute Möglichkeit, das Zeitfenster einzugrenzen, ohne dass es zu Konflikten zwischen den Teilnehmern kommt. Wenn Sie sich in verschiedenen Zeitzonen treffen, haben Ihre Teilnehmer wahrscheinlich nur einen Teil ihres Arbeitstages gemeinsam. Wenn Sie sich dieser Überschneidung bewusst sind, wird es für Sie einfacher sein, eine Besprechungszeit zu buchen, die allen Teilnehmern passt.

2. Verwenden Sie einen Besprechungsplaner

Traditionell versucht man, Besprechungen durch Diskussionen zu planen. Dies führt oft zu einem langwierigen Hin und Her mit Teilnehmern, die versuchen, ihre bevorzugten Zeiten in einem E-Mail-Thread durchzusetzen. Wenn man jedoch versucht, eine Besprechung über mehrere Zeitzonen hinweg zu koordinieren, ist dies per E-Mail oder Chat nicht nur ineffizient, sondern kann auch kontraproduktiv sein. Doodle's online scheduling tool, zum Beispiel, automatisiert einen großen Teil des Prozesses der Planung eines Ereignisses und bringt es auf Minuten herunter.

3. Alle zu Wort kommen lassen

Ein wichtiger Teil der Einigung auf einen Besprechungszeitpunkt ist die Sicherstellung, dass jeder die Möglichkeit hatte, seine Präferenzen zu äußern. Eine Online-Umfrage ist die ideale Möglichkeit, dies zu tun. Mit dem Doodle-Terminplaner ist die Umfragefunktion bereits integriert. Sie können Ihren Teilnehmern eine Reihe von vorausgewählten Zeitfenstern zur Verfügung stellen. Dann kann jeder Teilnehmer seine Stimme für das Zeitfenster abgeben, das ihm am besten gefällt. Sobald alle Stimmen abgegeben wurden, sind die Ergebnisse für alle einsehbar. Dadurch wird die Verantwortung für die Terminplanung wieder auf die Teilnehmer verlagert und der Druck von einer einzelnen Person genommen.

4. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kalender synchronisiert sind

Wenn Sie eine Besprechung lange im Voraus planen, besteht die Gefahr, dass sich die Teilnehmer nicht daran erinnern, wenn es soweit ist. Der letzte Schritt, nachdem Sie sich auf ein Zeitfenster geeinigt haben, besteht darin, die Besprechungszeit mit allen Planern und Kalendern zu synchronisieren, damit sie auch wirklich feststeht. Wenn Sie Doodle benutzen, können Sie Ihren Online-Kalender mit Ihrem Doodle-Konto verbinden. Wenn Sie einen Termin für ein Treffen festgelegt haben, wird dieser in Ihrem Kalender markiert und Sie müssen sich nicht mehr darum kümmern. Dies ist besonders wichtig, wenn Ihre Teilnehmer von verschiedenen Orten aus teilnehmen und die Kalender aller Teilnehmer die Besprechung in Ortszeit anzeigen können.

Wichtig bei der Planung einer Besprechung über Zeitzonen hinweg ist, dass Sie einen Mechanismus verwenden, der den Planungsprozess entlastet. Sie möchten, dass sich die Teilnehmer auf die Besprechung freuen und sich nicht darüber ärgern, dass sie einen weiten Weg auf sich nehmen mussten, um daran teilzunehmen.

Über 30 Millionen Menschen vertrauen jeden Monat auf Doodle, um ihre Meetings zu vereinbaren, weil Doodle dies so einfach und schnell macht. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie der Doodle-Terminplaner Ihnen die Terminplanung erleichtert, schauen Sie sich die Features an oder kontaktieren Sie uns einfach Kontakt. Wir helfen Ihnen gerne dabei, loszulegen.