Notfall-Sitzungen: Warum Agilität und Dynamik so wichtig sind

In den letzten Wochen habe ich immer mehr Nachrichten, LinkedIn-Posts und Tweets über Entlassungen in Unternehmen aller Branchen, Größen und Standorte gesehen. Einige Branchen sind jedoch härter betroffen als andere. Nehmen Sie zum Beispiel die Reisebranche. Große Hotelmarken müssen Tausende von Mitarbeitern entlassen, während andere Unternehmen massive Entlassungen vornehmen müssen, um in diesen unsicheren Zeiten schlank und funktionsfähig zu bleiben. Einige Unternehmen setzen ihre Mitarbeiter sogar für längere Zeit in unbezahlten Urlaub.

Das sind alles sehr schwierige Entscheidungen, die die Unternehmensleitung und der Vorstand treffen müssen. Niemand, auch ich nicht, trifft irgendwelche Urteile. Aber um diese schwierigen Entscheidungen zu treffen, mussten Dringlichkeitssitzungen abgehalten werden, die zwangsläufig virtuell stattfinden mussten. In Anbetracht der Regulierungs- und Compliance-Hürden, mit denen viele Vorstände konfrontiert sind, hat die SEC kürzlich Leitlinien veröffentlicht, um Aktiengesellschaften, Investmentgesellschaften und Aktionären zu helfen, ihre Vorstandssitzungen nach der Coronavirus-Pandemie virtuell durchzuführen. Das ist also eine gute Nachricht und ein Schritt in die richtige Richtung.

Doch leider sind die Abläufe von Vorstandssitzungen noch immer von alten Traditionen durchdrungen, die archaisch und kontraintuitiv für das digitale Umfeld, in dem wir leben und arbeiten, erscheinen. Aber wie bereit sind die Mitglieder von Verwaltungsräten mit COVID-19, sich anzupassen und umzustellen? Was steht ihnen im Moment im Weg? Könnte Technologie der entscheidende Unterschied zwischen Überleben und Scheitern nach der Krise sein?

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Um diese Fragen zu beantworten, sprach ich mit Ben Kepes, dem Leiter von Diversity Ltd.. Er sitzt nicht nur in den Vorständen zahlreicher Organisationen, sondern ist auch ein Analyst der Technologiebranche und hat für wichtige Publikationen wie GigaOm und ReadWrite geschrieben. Während der Covid-19-Pandemie widmet sein Unternehmen, Cactus Outdoor, seine gesamte Fabrik der Produktion seiner Gesichtsmaske, die in Neuseeland aus Wolle und Bio-Baumwolle hergestellt wird.

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Hier sind Auszüge aus unserem Gespräch.

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Wie sieht der übliche Ablauf einer Vorstandssitzung aus? Wie lange kann es dauern, bis sich alle Vorstandsmitglieder auf einen Tag, eine Uhrzeit und eine Tagesordnung geeinigt haben?

Ben: Für die meisten von uns, die heute an ihren digitalen und mobilen Geräten kleben, ist der Prozess der Vorbereitung von Vorstandssitzungen ziemlich antiquiert und ineffizient. Normalerweise setzt man sich zu Beginn des Jahres zusammen, um akzeptable Sitzungstermine für die nächsten 12 Monate festzulegen. Oh, und habe ich schon erwähnt, dass dies normalerweise mit Papier und Stift geschieht? Da so viele Unternehmen gerade jetzt wichtige und schwierige Entscheidungen treffen müssen - und das auch noch schnell - funktioniert dieser antiquierte Prozess einfach nicht, wenn man sich in einer Krise befindet.

Außerdem kann es manchmal ewig dauern (zumindest kommt es einem so vor), bis sich die Vorstandsmitglieder auf einen Tag und eine Uhrzeit einigen können, die für alle Beteiligten geeignet sind. Und da sie auf einer so hohen Ebene in der Organisation tätig sind (und ihre Verantwortlichkeiten ein enormes Gewicht und Einfluss haben), kann sich ihre Verfügbarkeit im Handumdrehen ändern. Dies führt zu weiteren Verzögerungen bei der Durchführung dringender Vorstandssitzungen - und oft sogar zu deren Absage. Abgesagte Vorstandssitzungen sind ein Luxus, den sich derzeit kein Unternehmen leisten kann.

Könnte dies zu Verzögerungen bei Diskussionen und Lösungen für wichtige Themen/Probleme führen, die sich positiv oder negativ auf das Unternehmenswachstum und die Rentabilität auswirken könnten?

Ben: Es geht wirklich darum, wie eine gute Unternehmensführung für eine dynamische Organisation aussieht, die versucht, sich in einem sich verändernden Umfeld zurechtzufinden. Die Vorstellung, dass Vorstände von Technologieunternehmen veraltete Sitzungsprozesse und -methoden anwenden, ist kontraintuitiv. Das sagt viel über ihre Fähigkeit aus, sich an ein verändertes Umfeld anzupassen. Im Moment werden Vorstände auf der Grundlage ihrer Agilität und Anpassungsfähigkeit überleben oder scheitern.

Die bedauerliche Realität ist, dass Verwaltungsratsmitglieder manchmal ihren Pflichten nicht nachkommen, weil es zu Verzögerungen und Ineffizienzen aufgrund von Terminkonflikten kommt. Für jeden, der in einem Vorstand sitzt, wird es entscheidend sein, seine Arbeitsweise anzupassen und bestimmte Tools wie Doodle und Zoom zu integrieren, die es einfach und effizient machen, diese Notfallsitzungen zu planen, die letztendlich darüber entscheiden könnten, ob sie aus dem derzeitigen instabilen Klima herauskommen.

[Ich habe Doodle in drei oder vier traditionellen Gremien eingeführt (https://doodle.com/en/solutions/board-meetings/), in denen ich sitze. Es hat einen enormen Einfluss auf ihre Fähigkeit, Ad-hoc- und Notfallsitzungen zu planen und durchzuführen (wie es so viele Organisationen im Moment tun müssen). Aber für die Gremien, die die Dinge noch auf die alte Art und Weise erledigen, könnte die Nichtnutzung von Technologie und Tools wie Doodle und Zoom dazu führen, dass Gremiensitzungen einfach nicht stattfinden.

Die Gefahr, dass dringende Vorstandssitzungen nicht anberaumt werden, ist real und ernst. Das Ergebnis ist ein Schiff ohne Ruder, das Organisationen durch instabile Situationen zu steuern versuchen. Dies ist in Notfallsituationen wie dem aktuellen Ausbruch des Coronavirus kein praktikables Szenario. Der Vorstand muss in der Lage sein, schnell zu reagieren, da sich die Dinge täglich ändern. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Gremien schnell, effektiv und regelmäßig kommunizieren. Hier sind Fernarbeitstools wie Doodle Zoom ein wichtiger Faktor, um dies zu ermöglichen.

Sind Sie der Meinung, dass schlecht durchgeführte Vorstandssitzungen einen direkten Einfluss darauf haben können, wie eine Organisation einen Notfall/eine Krise bewältigt (und übersteht)? Können Sie das näher erläutern?

Ben: Absolut. In dieser Zeit müssen die Menschen regelmäßig zusammenkommen und in einer sich ständig verändernden Umgebung schnell Entscheidungen treffen. Ein Vorstand, der nicht in der Lage ist, auf diese Veränderungen in Echtzeit zu reagieren, wird diese Krise (oder auch jede andere Krise) nicht überstehen - oder überhaupt nicht.

Die meisten Vorstände, insbesondere von börsennotierten Unternehmen, arbeiten in einem stark regulierten Umfeld (d. h. Sarbanes Oxley, EU GDPR usw.). Es gibt also eine ganze Reihe rechtlicher Verpflichtungen, an die man denken muss, wenn es um die Einhaltung von Vorschriften geht. Das Problem ist jedoch, dass Vorstände dazu neigen, in einem 90/10-Verhältnis zu arbeiten - 90 % konzentrieren sich auf die Einhaltung der Vorschriften und 10 % auf die Geschäftsstrategie. Inmitten des aktuellen Coronavirus-Ausbruchs ist dieses Verhältnis weder praktikabel noch zukunftssicher.

Für eine gute Unternehmensführung brauchen Vorstände eine Tagesordnung, einen Zeitplan, Ziele, Ergebnisse, Vorstandsunterlagen und andere wichtige Elemente. Aber wenn all dieser "Kram" den Vorstand daran hindert, strategisch zu denken und zu handeln, dann ist das nicht nur irrelevant, sondern verfehlt zumindest den Sinn der Krisenbewältigung. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass die Einbindung von Technologien/Tools wie Doodle und Zoom in die Arbeitsweise eines Verwaltungsrats (https://www.inc.com/amanda-pressner-kreuser/these-apps-tools-will-make-you-an-extremely-successful-remote-worker.html) ein Indikator dafür ist, ob ein Verwaltungsrat zukunftssicher ist und seinen Aufgaben gerecht wird. Das ist heute wichtiger denn je.

Welchen Rat haben Sie für Vorstände, die sich mit der Organisation von Notfallsitzungen herumschlagen müssen?

Ben: Nahezu alle Gremien, in denen ich tätig bin, treffen sich mindestens einmal pro Woche (manche sogar täglich). Dabei kann es sich um schnelle 30-minütige Aktualisierungen handeln oder um ausführlichere Gespräche, die sich über mehrere Stunden hinziehen können. Selbst Unternehmen mit potenziell großen Wachstumschancen (z. B. E-Commerce, Lieferdienste, Logistik, Lager/Vertrieb) müssen in der Lage sein, schnell auf sich ändernde Situationen zu reagieren. Das bedeutet, dass die Vorstandsmitglieder ständig auf dem Laufenden sein müssen. Wenn sie jedoch nicht über die richtigen Instrumente für die Verbindung, das Treffen und die Koordinierung mit anderen Vorstandsmitgliedern, Investoren und Aktionären verfügen, haben sie größere Probleme zu bewältigen.

Es gibt zwei entscheidende Merkmale eines guten Governance-Programms: Anpassungsfähigkeit und Dynamik. Ein wichtiger Bestandteil davon ist die Möglichkeit, Sitzungen auf Ad-hoc-Basis zu planen. Jedes Unternehmen verbringt heute viel Zeit damit, über die digitale Transformation zu sprechen. Viele Führungskräfte (und Vorstände) betrachten dies jedoch als etwas, das sich in erster Linie auf das Kundenerlebnis und die Verkaufsschnittstellen konzentriert. Es geht jedoch um mehr als das und betrifft jeden Teil der Arbeitsweise einer Organisation. Daher ist die Einführung von Tools wie Doodle und Zoom auf Vorstandsebene ein weiteres Beispiel für die digitale Transformation. Wenn ein Vorstand keine digitale Denkweise an den Tag legt, wie kann er dann erwarten, dass seine Organisation eine Krise überlebt, geschweige denn nach einer Krise wächst?

Sehen Sie sich dieses Video an, um zu erfahren, wie die Doodle-Zoom-Integration tatsächlich funktioniert - und wie sie Ihrem Vorstand helfen kann, innerhalb weniger Minuten Notfallsitzungen einzuberufen.