5 Gründe, warum E-Mail ein Produktivitätskiller in der Schule ist

Kurze Arbeitstage, lange Ferien und ein echter Einfluss auf die Gesellschaft. Was kann man an einer Karriere im Bildungswesen nicht lieben? Nun, eine Menge, wie es scheint. Derzeit gibt es einen weit verbreiteten Mangel an qualifizierten Lehrern, der sich über die USA, über den Atlantik bis ins Vereinigte Königreich und sogar auf das europäische Festland erstreckt.

Dort, wo es derzeit keinen Mangel gibt, nämlich in Verwaltungs- oder Leitungspositionen, sind die überaltert (https://www.rand.org/pubs/research_briefs/RB8021.html). Dem Sektor gelingt es nicht, junge Talente in der erforderlichen Zahl anzuziehen, um sie zu ersetzen.

Einer der Hauptgründe dafür ist, dass der Lehrerberuf heute aus gutem Grund als sehr stressig empfunden wird. Untersuchungen der Nationalen Stiftung für Bildungsforschung ergaben, dass Lehrer mehr arbeitsbedingten Stress erleiden als jeder andere Beruf, wobei hohe Burnout eine besorgniserregende Zahl von Lehrern dazu veranlasst, den Beruf aufzugeben. Diese Zahlen sind in Verwaltungs- und Unterstützungspositionen weniger ausgeprägt, aber immer noch höher als bei entsprechenden Büroarbeiten in anderen Sektoren.

Die meisten Lehrkräfte geben drei Hauptgründe für den Stress an, der ihnen täglich den Kopf verdreht: das Verhalten der Schüler, die ständige Arbeit an Bewertungen und der Zeitmangel.

Die Technologie soll eine der wichtigsten Möglichkeiten sein, wie wir Zeitmanagement angehen, indem wir Tools zur Steigerung unserer Produktivität und Effizienz einsetzen und schlechte, sich wiederholende Verhaltensweisen, die automatisiert werden können, abschaffen. In der Realität ist dies jedoch in vielen Berufen nicht der Fall, auch nicht im Bildungssektor, wo die Technologie im Zuge des digitalen Wandels eher zum Herrn als zum Diener der Lehrer und Verwalter geworden ist. Nirgendwo zeigt sich das deutlicher als in der Beziehung zur E-Mail.

Grund 1: Das E-Mail-Monster wird immer größer

Eines der größten Probleme, mit denen Lehrer konfrontiert sind, ist schlicht und einfach Zeitmangel. Nachdem sie etwa sechs Stunden pro Tag auf den Beinen sind und im Wesentlichen ihre Arbeit verrichten, müssen sie eine lange Liste von Verwaltungsaufgaben erledigen, von der Planung bis zur Benotung und natürlich die E-Mails aufarbeiten.

Obwohl es die E-Mail seit mehr als 40 Jahren gibt und sie seit 20 Jahren in großem Umfang genutzt wird, gibt es keine Anzeichen dafür, dass ihre Beliebtheit nachlässt. Die Zahl der E-Mail-Nutzer, der E-Mail-Konten und der versendeten E-Mails nimmt weiter zu (https://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2015/02/Email-Statistics-Report-2015-2019-Executive-Summary.pdf). Im Jahr 2015 wurden knapp über 200 Milliarden E-Mails verschickt, und diese Zahl wird bis 2019 auf fast 350 Milliarden ansteigen. Laut Statista soll diese Zahl bis 2022 auf über 347 Milliarden täglich versendete E-Mails steigen.

Der durchschnittliche Arbeitnehmer verbringt 13 Stunden pro Woche mit dem Lesen und Beantworten von E-Mails. Bei Lehrern sind das 650 zusätzliche Stunden pro Jahr, die mit geringwertiger Arbeit verbracht werden, die nicht der Unterrichtsplanung, der Benotung von Arbeiten oder dem eigentlichen Unterricht dient. Diese Zahlen sind für alle Branchen und Sektoren problematisch. Für den Bildungssektor, der vor allem aufgrund von Stress und Zeitmanagementproblemen mit deutlichen Engpässen zu kämpfen hat, könnte die mit E-Mails verbrachte Zeit der Tropfen sein, der das Fass zum Überlaufen bringt.

Grund 2: Das Problem mit Spam

Fangen wir mit der guten Nachricht an. Es ist nicht 2009. Wäre es 2009, könnten Sie davon ausgehen, dass kolossale 94 % der von Ihnen empfangenen E-Mails aus Spam bestehen. Dank besserer Sicherheitsvorkehrungen und Blocker ist diese Zahl auf 67 Prozent gesunken, was immer noch ziemlich hoch ist. Und das ist die schlechte Nachricht.

Nur ein Drittel der E-Mails, die im durchschnittlichen Posteingang landen, sind relevant und wichtig. Das bedeutet, dass die Erzieherinnen und Erzieher viel Zeit damit verbringen, das Wichtige vom Unwichtigen zu unterscheiden. Es ist wohl noch schlimmer, wenn man diese Gleichung umdreht. [Die Öffnungsrate von E-Mails (https://blog.hubspot.com/sales/average-email-open-rate-benchmark?__hstc=35168638.96fe960b14344b92ecc3d90849500109.1600153566329.1600153566329.1600153566329.1&__hssc=35168638.1.1600153566329&__hsfp=1270935348) liegt in der Regel bei etwa 30-35 %. Wenn Schulen wichtige Nachrichten an Schüler und Eltern per E-Mail versenden, öffnen zwei Drittel von ihnen diese E-Mails nicht einmal, geschweige denn, dass sie sie gründlich lesen. All die "Ich wusste nicht, dass der Ausflug heute stattfindet"-Ausreden ergeben plötzlich einen Sinn.

Dies ist auch der Grund, warum E-Mails eine unzulängliche Methode sind, um Dokumente oder Lernmaterialien mit Schülern während des Unterrichts auszutauschen. Wenn all die Fragen "Ist die E-Mail in Ihrem Spam-Ordner?", "Sie ist geplatzt - können Sie Ihren Namen noch einmal buchstabieren?" und "Nein, bitte antworten Sie nicht auf alle E-Mails" vorbei sind, ist auch der Unterricht vorbei.

Grund 3: Man kann nicht abschalten, wenn man es nicht abschalten kann

Früher war es so, dass man, wenn die Post zugestellt wurde und man sein Klassenzimmer oder Büro verlassen hatte, erst am nächsten Tag wieder erreichbar war. Einfachere Zeiten, in denen es - sicher nicht zufällig - weit weniger Mangel an qualifizierten Lehrern gab.

Das hat sich mit den mobilen Geräten geändert, und obwohl es zahlreiche Vorteile hat, all diese Rechenleistung in der Tasche mit sich herumzutragen, hat dies dazu geführt, dass die Grenze zwischen Arbeit und Privatleben für alle Arbeitnehmer, insbesondere aber für Pädagogen, verschwommen ist. Wenn der Unterrichtstag vorbei ist, beginnen die Fragen von Schülern oder Eltern von Schülern.

Mehr als 80 Prozent der Angestellten checken E-Mails außerhalb der regulären Arbeitszeit, wobei diese Daten repräsentativ für Angestellte im Bildungssektor sind. Mehr als die Hälfte der Lehrer geben zu, dass sie während ihrer Weihnachtsferien E-Mails abrufen und beantworten, was zu einer stressigen und unhaltbaren Kultur führt. Das Ergebnis ist ein Bildungssektor, der immer erreichbar ist, aber nie in der Lage ist, vollständig präsent zu sein, und eine Kultur, in der der lauteste Schrei zuerst bearbeitet wird.

Grund 4: Ein Sektor unter Druck

Sie verbringen fünf bis sechs Stunden damit, Unterricht zu geben - der gut vorbereitet werden muss - und müssen dann eine Menge Aufgaben bearbeiten und benoten. Währenddessen läuft Ihr Posteingang über mit den Mini-Dramen, Entschuldigungen, Fragen, Anforderungen, Hoffnungen und Träumen Ihrer Schüler oder deren Eltern, die in diesem Moment das Wichtigste in ihrer Welt sind. Und dann, wenn die Ferien kommen, kann man es nicht mehr abstellen. Ist es da ein Wunder, dass Pädagogen gestresst sind?

Wenn Sie bereits am Rande der Belastungsgrenze sind, ist E-Mail nicht Ihr Freund. Forscher der UC Irvine und der U.S. Army haben herausgefunden, dass der bloße Empfang von E-Mails einen messbaren Einfluss auf das Stressniveau und die Fähigkeit zur Konzentration hat. Es wirkt sich auch negativ auf die Effizienz und Produktivität aus, da Personen, die E-Mails empfangen, mehr als doppelt so häufig das Fenster wechseln als diejenigen, die keine E-Mail-Registerkarte oder keinen Client geöffnet haben. Hinzu kommt die Tatsache, dass es mehr als eine Minute dauert, bis die durchschnittliche Person nach dem Lesen, Löschen oder Beantworten einer E-Mail wieder zu ihrem vorherigen Produktivitätsniveau zurückkehrt - unabhängig davon, wie wichtig diese E-Mail war.

Überlastete Lehrer und Dozenten können sich den Zeit- und Produktivitätsverlust, der durch E-Mails entsteht, einfach nicht leisten.

Grund 5: Es gibt keine Regeln für E-Mails

Wenn man bedenkt, wie weit verbreitet E-Mail ist, ist es etwas seltsam, dass sich Organisationen und Institutionen nur selten Gedanken über die Regeln und Richtlinien für die Nutzung von E-Mail machen - sei es für E-Mails zwischen Mitarbeitern oder für die Korrespondenz zwischen Lehrkräften und Studenten.

Wenn es strengere Richtlinien gäbe, würde Regel Nummer eins natürlich lauten: HÖR AUF, ALLE MIT CC'ING ZU VERSEHEN.

Angenommen, die Schulen erkennen und anerkennen, dass Lehrer und Angestellte überarbeitet und überlastet sind und dass E-Mails zwar ein notwendiges Übel sind, aber das Problem noch verschärfen. In diesem Fall können sie beginnen, Lösungen zu finden. Selbst kleine Änderungen wie die Aufforderung an alle Mitarbeiter, die Zahl der Empfänger von E-Mails zu begrenzen, keine unnötigen E-Mails wie "Danke" zu versenden oder nur die notwendigsten Empfänger einzubeziehen, können helfen, den E-Mail-Stress zu verringern.

Da E-Mails zeitverzögert und nicht konfrontativ sind, werden sie oft als Schutzschild benutzt, hinter dem man sich verstecken kann, wenn man sich beschweren möchte. Solche Gespräche werden jedoch selten richtig verstanden oder per E-Mail gelöst und führen zu einem nicht enden wollenden Spiel des "was hat er gemeint, als er sagte...", da die Empfänger versuchen, aus jeder Zeile den Tonfall und die Bedeutung abzuleiten, ob sie nun da ist oder nicht.

Die gleiche unsichtbare Barriere, die E-Mail bietet, kann zu Missverständnissen führen und die Art der Beziehungen beeinträchtigen. Schüler, die von Angesicht zu Angesicht respektvoll sind, können bei der Kommunikation per E-Mail einen entspannteren oder intimeren Ton anschlagen, und Lehrer tappen manchmal in dieselbe Falle. Eltern von jüngeren Schülern können auch das Gefühl haben, dass sie mehr Zugang zu den Lehrern haben, indem sie in Situationen, in denen sie nicht zum Telefon greifen und anrufen oder ein persönliches Treffen vereinbaren würden, E-Mails senden.

Tipps zur Wiedergewinnung der Produktivität

Es stellt sich heraus, dass die bloße Einschränkung der E-Mail dieses Problem nicht löst. Jeder möchte E-Mails dann nutzen, wenn sie nützlich sind, ohne sich zu einem Sklaven eines ständig wachsenden Posteingangs zu machen. Wie können Schulen also die Zeit-, Stress- und Produktivitätsbelastung durch E-Mails reduzieren?

Sehen Sie sich unsere Fallstudie über die UC Davis an, um zu sehen, wie Doodle den Forschern im Labor hilft, administrative Aufgaben zu automatisieren, damit sie sich auf ihre wissenschaftliche Forschung konzentrieren können.