3 Wege, wie die Online-Terminplanung den Erfolg und die Bindung von Mandanten in Ihrer Kanzlei verbessern kann

Das Rechtssystem ist in hohem Maße von abhängig (https://doodle.com/en/solutions/enterprise/). Die größten Anwaltskanzleien beispielsweise können bis zu 2.000 Anwälte beschäftigen, die in 20 Niederlassungen weltweit tätig sind und in einem einzigen Jahr über 50.000 Sitzungen abhalten. Das ist keine geringe Zahl.

Dabei kann es sich um kanzleiweite Besprechungen, Besprechungen mit Verwaltungsmitarbeitern, Besprechungen mit Seniorpartnern, Einführungsbesprechungen mit Mandanten, Besprechungen zur Durchführung von Zeugenvernehmungen und vieles mehr handeln. In jedem dieser Fälle ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Besprechungen schnell und effizient angesetzt werden, um keine unnötigen Verzögerungen oder Probleme mit laufenden Fällen zu verursachen. Wenn jedoch die Eintragung der Termine in die Kalender aller Beteiligten ein langsamer, langwieriger und komplizierter Prozess ist, könnte dies dem Ruf Ihrer Kanzlei und der Kundenbindung schaden.

An dieser Stelle kommt ein Enterprise-Level Scheduling Technology Tool ins Spiel. Es trägt dazu bei, die betrieblichen Abläufe in Ihrer Kanzlei zu straffen, wichtige Besprechungen schneller (und effizienter) abzuwickeln und Ihren Teams die Möglichkeit zu geben, sich auf das Gewinnen von Fällen und die Bindung hochwertiger Mandanten zu konzentrieren. All diese Vorteile werden Ihre Kanzlei in die Lage versetzen, nicht nur die derzeitige Krise zu überstehen, sondern auch lange danach zu wachsen und zu gedeihen.

Vereinfachen Sie die Komplexität von Besprechungen mit verschiedenen Parteien an verschiedenen Standorten.

Um Rechtsfälle aufzubauen und zu gewinnen, braucht man ein Dorf. In einer mittelgroßen bis großen Anwaltskanzlei sind wahrscheinlich mehr als 30 Personen an der Recherche, Vorbereitung und Erstellung von Schriftsätzen beteiligt. Sobald diese Schriftsätze verfasst sind, müssen Sie sie von den Seniorpartnern Ihrer Kanzlei prüfen und abzeichnen lassen. Und natürlich müssen Sie alle Beteiligten zusammenbringen, bevor Sie vor Gericht gehen, um Ihre Strategie zu organisieren, die Eigentümer mit bestimmten Aufgaben zu betrauen und sicherzustellen, dass alle Eventualitäten im Voraus bedacht wurden. Aber ich kann wetten, dass all diese Seniorpartner, Anwälte, wissenschaftlichen Mitarbeiter, Rechtsanwaltsgehilfen und Verwaltungsangestellten nicht im selben Büro sitzen. Sie befinden sich höchstwahrscheinlich in verschiedenen Städten, Bundesstaaten und sogar Ländern - das könnte bedeuten, dass man mit Zeitplänen in 10 verschiedenen Zeitzonen jonglieren muss. Wenn ich dieses Szenario mit einem Wort beschreiben müsste, dann wäre es "kompliziert".

Manche mögen dies als ein unbedeutendes, harmloses Problem betrachten, aber ich bin anderer Meinung. Der Versuch, Besprechungen mit mehr als 30 Beteiligten in mehr als 10 Zeitzonen zu vereinbaren, kann in der Tat katastrophale Folgen für Ihre Anwaltskanzlei haben. Wenn eine wichtige Besprechung 30 Tage lang aufgeschoben wird, nur weil Sie nicht alle Beteiligten zusammenbringen konnten, um wichtige Entscheidungen zu treffen, könnte sich der Fall Ihres Mandanten verzögern, was sein Vertrauen in Ihre Fähigkeit, den Fall zu bearbeiten, beeinträchtigen könnte. Dies könnte auch zu Missverständnissen zwischen Ihren internen Teams führen, was wiederum zu einer schlechten Umsetzung Ihrer juristischen Strategie und schließlich zu einem negativen Ausgang des Falles führen könnte.

Tatsache ist, dass die Terminplanung bei juristischen Besprechungen viel mehr als eine Verwaltungsfunktion ist. Da Besprechungen für den Erfolg von Rechtsfällen unerlässlich sind, würde ich behaupten, dass sie extrem wichtig sind. Aber meistens stehen sie Ihrer Fähigkeit im Weg, rechtliche Strategien für Ihre Mandanten zu entwickeln und umzusetzen. Wie können Anwaltskanzleien also ein Online-Tool zur Planung von Besprechungen nutzen, um die Komplexität von Besprechungen mit verschiedenen Parteien an unterschiedlichen Standorten zu vereinfachen?

Verbessern Sie die Kommunikation und Transparenz mit Ihren Mandanten.

Kommunikation ist das A und O. Was Sie sagen, wie Sie es sagen, wann Sie es sagen und wo Sie es sagen, kann den Unterschied ausmachen, wie die Botschaft ankommt. Dies gilt insbesondere für Anwaltskanzleien. Auch wenn Sie eine Anwaltskanzlei sind, denken Sie daran, dass Ihre Kunden keine Rechtsexperten sind. Wenn es also an der Zeit ist, mit ihnen zu kommunizieren, sollten Sie dies häufig tun und komplizierten juristischen Fachjargon vermeiden. Je einfacher Sie es Ihren Kunden machen, Ihre Botschaft zu verstehen, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass es zu Missverständnissen, Verwirrung und Frustration kommt. Das sind keine Emotionen, die Sie bei Ihren Kunden hervorrufen wollen.

Auch wenn Sie zweifellos ein Experte in Sachen Recht sind, sollten Sie nicht zulassen, dass dies Ihre Fähigkeit beeinträchtigt, Ihren Kunden zuzuhören. Wenn Sie eine Online-Gruppensitzung mit 10 Vertretern eines Ihrer Top-Kunden organisieren, bitten Sie alle, sich stumm zu schalten (es sei denn, sie sprechen). Lassen Sie auch natürliche Pausen und freie Zeit zu, damit sich die Teilnehmer mit Fragen, Gedanken oder Feedback einbringen können.

Weniger Zeit für administrative Aufgaben bedeutet mehr Zeit und Konzentration auf die Kunden

Abrechenbare Stunden sind die Lebensader von Anwaltskanzleien. Es sind die Anwaltsstunden, für die die Mandanten direkt bezahlen. Sie sind es auch, für deren Messung und Verfolgung Kanzleien viel Zeit und Energie aufwenden, da sie sich direkt auf den Gewinn der Kanzlei auswirken können.

Nicht abrechenbare Stunden hingegen sind Zeiten, die den Mandanten nicht direkt in Rechnung gestellt werden können. Aufgaben wie die Erstellung von Kalendern, Denkarbeit und Networking fallen genau in die Kategorie der nicht berechenbaren Stunden. Dies stellt viele Anwaltskanzleien vor ein kleines Rätsel. Besprechungen sind für Ihren Erfolg unerlässlich. Und ohne den Planungsprozess können Sie diese Besprechungen nicht in die Bücher bringen. Der Planungsprozess fällt jedoch nicht in den Bereich der abrechenbaren Stunden. Wenn der Terminplanungsprozess jedoch langsam, ineffizient und übermäßig kompliziert ist, kann er Ihre abrechenbaren Stunden auffressen.

Da die Terminplanung nicht zu den abrechenbaren Stunden zählt, sondern auch direkte Auswirkungen auf Ihre Fähigkeit hat, Ihre Fälle zu verwalten, kann die Terminplanung nicht einfach so weitergehen wie bisher. Das ist einfach keine praktikable Lösung. Das ist weder für Ihre Kanzlei noch für Ihre Mandanten von Vorteil. Wie kann Ihre Anwaltskanzlei also die Terminplanungstechnologie nutzen, um all Ihre Terminplanungsanforderungen zu erfüllen, ohne Zeit zu verlieren, und diese Zeit und Konzentration auf Ihre Mandanten verwenden?

Diese Schritte mögen klein und unbedeutend erscheinen, aber ich versichere Ihnen, dass sie es nicht sind. Jede dieser Empfehlungen kann zu einer erheblichen Zeitersparnis führen. Und wie wir in unserem aktuellen Bericht über den Zustand von Meetings herausgefunden haben, gaben 26 Prozent der Fachleute an, dass sich schlecht organisierte Meetings auf ihre Kundenbeziehungen auswirken, während 44 Prozent der Meinung sind, dass dies ihre Fähigkeit beeinträchtigt, ihre Arbeit tatsächlich zu erledigen.

Je weniger Zeit Ihre Anwaltskanzlei mit nicht abrechenbaren Aufgaben wie der Terminplanung verbringt, desto mehr Zeit können Sie darauf verwenden, für Ihre Mandanten überzeugende Argumente zu erarbeiten und Ihre Mandanten letztendlich mit Ihrer Arbeitsmoral und Leistung zu überzeugen. Dies wird hoffentlich dazu führen, dass die Mandanten immer wieder zu Ihrer Kanzlei zurückkehren und eine vertrauensvolle Beziehung aufbauen, die zum Wachstum des Unternehmens beiträgt.

Um mehr darüber zu erfahren, wie eine Technologieplattform für die Terminplanung die Abläufe in Ihrer Kanzlei rationalisieren und den Erfolg Ihrer Mandanten verbessern kann, laden Sie unser Whitepaper "The Comprehensive Guide to Scheduling Technology Platforms" herunter.