Wie man die Kundenplanung für Berater/innen optimiert

Als Finanzberater/in erzählt dein Kalender die Geschichte deiner Woche. Gespräche mit potenziellen Kunden, jährliche Überprüfungen, Planübergabe, Steuerplanung mit einem Wirtschaftsprüfer, sogar Familientreffen mit erwachsenen Kindern - all das hängt von einer reibungslosen Terminplanung ab. Doch das Hin und Her, das nötig ist, um diese Treffen zu buchen, frisst Zeit, die du für die Beratung verwenden könntest.

Dieser Leitfaden zeigt dir, wie du die Terminplanung für deine Kunden einfach, konsistent und vorhersehbar gestalten kannst. Du erfährst, wie du die richtigen Besprechungstypen festlegst, wie du deine Arbeitszeit schützt, wie du Absagen reduzierst und wie du komplexe Besprechungen ohne Reibungsverluste koordinierst. Außerdem erfährst du, wie du mit Doodle all das in wenigen Minuten erledigen kannst.

Die Herausforderung für Finanzberater/innen

Die Planung von Kundenterminen klingt einfach, bis sie es nicht ist. Häufige Hürden sind:

• Endlose E-Mail-Threads, nur um einen Termin zu finden

• Zeitzonenkonflikte mit entfernten Kunden

• Nicht-Erscheinen und Absagen in letzter Minute

• Koordination von Ehepartnern, Wirtschaftsprüfern, Anwälten oder erwachsenen Kindern

• Bezahlte Beratungen, die eine Rechnungsstellung und Nachverfolgung erfordern

• Compliance-Anforderungen in Bezug auf Datenschutz und Aktenführung

Jede Hürde bedeutet für die Kunden mehr Aufwand. Außerdem lenkt sie dich von der Planung, Recherche und Kontaktaufnahme ab.

Warum dies für Finanzberater/innen wichtig ist

Zeit, die mit der Terminplanung verloren geht, ist Zeit, die nicht für die Beratung, die Akquise oder die Vorbereitung der Kundenarbeit genutzt werden kann. Eine reibungslose Buchung zeigt den Kunden, dass du organisiert bist, auf sie eingehst und ihre Zeit respektierst. Das reduziert den Stress, bevor das Treffen überhaupt beginnt.

Klare Terminplanungssysteme unterstützen auch die Einhaltung von Vorschriften. Genaue Einladungen, Erinnerungen und Zeitstempel helfen dir, zu dokumentieren, wer teilgenommen hat, was besprochen wurde und wann - von unschätzbarem Wert für Audits und Leistungsüberprüfungen.

Erstelle klare Besprechungstypen, die zur Beratungsarbeit passen

Gib jeder gemeinsamen Interaktion einen eigenen, definierten Besprechungstyp. Das nimmt dem Kunden das Rätselraten ab und hilft dir bei der Vorbereitung.

• Einführungsgespräch mit dem Kunden (20-30 Minuten) - Passung und nächste Schritte

• Erkundungsgespräch (60 Minuten) - Aufnahme, Ziele, Risiko

• Planpräsentation (60-90 Minuten) - Durchgehen + Fragen

• Jährliche oder vierteljährliche Überprüfung (45-60 Minuten) - Portfolio, Cashflow, Updates

• RMD- oder Ausschüttungsplanung (30 Minuten) - Fristen und Beträge

• Steuerplanung mit CPA (60 Minuten) - koordinierte Überprüfung

• Treffen zum Familienvermögen (60 Minuten) - Ehepartner und erwachsene Kinder

Verwende die Doodle Buchungsseite, um jede Art von Treffen zu erstellen. Verbinde Google Calendar, Outlook Calendar oder Apple Calendar, damit die Kunden nur deine tatsächliche Verfügbarkeit sehen. Füge Puffer für Vorbereitungen und Notizen hinzu. Richte Standorte mit Zoom, Google Meet, Microsoft Teams oder Cisco Webex ein, um Videolinks automatisch anzuhängen.

Wenn du für Planüberprüfungen oder Zweitmeinungen Gebühren verlangst, aktiviere Stripe in Doodle. Fordere bei der Buchung eine vollständige Zahlung oder eine Anzahlung an - das verringert die Zahl der Nichtteilnehmer/innen und sorgt für eine saubere Abrechnung.

Füge klare Anweisungen und Dokumente hinzu

Kunden kommen besser vorbereitet an, wenn sie wissen, was sie mitbringen müssen. Mit Doodle Pro kannst du KI-generierte Beschreibungen verwenden, um freundliche, einheitliche Tagesordnungen zu erstellen.

Füge Links ein zu:

• Fragebögen für die Aufnahme

• Formulare zum Risikoprofil

• Dokumenten-Checklisten (Kontoauszüge, Steuererklärungen, Nachlassdokumente)

Speichere diese in jeder Besprechungsart, damit jede Bestätigungsmail die richtige Vorbereitung enthält.

Gestalte deinen Kalender so, dass die richtigen Treffen an den richtigen Stellen stattfinden

Dein Kalender sollte widerspiegeln, wie du am besten arbeitest. Ein paar Regeln können eine Überlastung verhindern.

• Gestalte deine Zeitblöcke thematisch.

Reserviere die Vormittage für Besprechungen und die Nachmittage für Gespräche mit potenziellen Kunden. Beschränke die Besprechungsarten auf die richtigen Fenster auf deiner Buchungsseite.

• Füge Puffer hinzu.

Nutze die Puffereinstellungen von Doodle, um 15 Minuten vor oder nach wichtigen Meetings einzubauen.

• Schränke Buchungen am selben Tag ein.

Erlaube kurze Einführungsgespräche am selben Tag, aber halte tiefere Meetings mindestens 24 Stunden im Voraus.

• Begrenze die tägliche Anzahl.

Begrenze die Anzahl der geplanten Präsentationen auf zwei pro Tag, um den Überblick zu behalten.

• Berücksichtige Zeitzonen.

Doodle erkennt die Zeitzone deines Kunden automatisch und zeigt die Ortszeit in Links und Erinnerungen an.

Verwende 1:1-Einladungen für wichtige Meetings

Bei Planpräsentationen oder sensiblen Gesprächen möchtest du vielleicht keinen öffentlichen Buchungslink verwenden. Mit Doodle 1:1 bietest du eine kuratierte Liste von Terminen an. Sobald der Kunde einen Termin auswählt, werden die anderen automatisch blockiert.

Praktische Tipps zur Reduzierung von Absagen und Terminverschiebungen

Kleine Gewohnheiten schaffen große Verbesserungen:

• Sende Erinnerungen.

Stelle Doodle so ein, dass es 24 Stunden und 2 Stunden vorher Erinnerungen verschickt. Füge die Tagesordnung und einen Videolink bei.

• Bestätige Dokumente.

Verwende deine Meeting-Beschreibung, um aufzulisten, was die Kunden mitbringen sollten.

• Biete einen Self-Service zur Terminverschiebung an.

Lass deine Kunden den Termin über ihren Bestätigungslink verschieben - kein Pingpong im Posteingang.

• Verlangt eine Zahlung für bestimmte Treffen.

Einzahlungen per Stripe reduzieren die Zahl der Nichtteilnehmer bei Premium-Sitzungen.

• Verbreite deinen Link weit.

Nimm deine Buchungsseite in deine E-Mail-Signatur und auf deine Website auf, damit potenzielle Kunden buchen, solange das Interesse groß ist.

Verwende Gruppenumfragen für Treffen mit dem Ehepartner, dem Wirtschaftsprüfer oder dem Anwalt

Die Terminplanung mit mehreren Parteien ist einer der schwierigsten Teile der Beratungsarbeit. Mit Doodle Group Polls kannst du mehrere Zeitoptionen auf einmal anbieten. Die Teilnehmer/innen stimmen ab, du bestätigst die beste Zeit und der Termin erscheint in den Kalendern aller Teilnehmer/innen.

Setze eine Frist, damit sich die Gruppe schnell entscheidet.

Vergleichstabelle: Welches Doodle-Tool ist für welche Art von Treffen am besten geeignet?

Häufige Fehler, die du vermeiden solltest

Vermeide diese Fallen:

• Unbegrenzte Verfügbarkeit anbieten - führt zu Burnout

• Überspringen von Puffern - aufeinanderfolgende Meetings mindern die Qualität

• Kunden noch am selben Tag tiefgehende Arbeit buchen lassen

• Vorbereitung ignorieren - fehlende Dokumente verlangsamen alles

• Manuelles Mischen von Zeitzonen - lass es von Tools erledigen

• Manuelle Erinnerungen - zu leicht zu übersehen

• Die Namen der Teilnehmer offenlegen - in Doodle Pro werden die Details der Teilnehmer ausgeblendet, um die Compliance zu gewährleisten

Mit den richtigen Tools wird die Terminplanung einfach

Doodle bietet Finanzberatern ein flexibles System, das die Komplexität des Alltags bewältigt:

• Buchungsseite - mehrere Meeting-Typen, Puffer, Limits, Video-Links, benutzerdefinierte Fragen

• 1:1 - kuratierte Optionen für Meetings mit vielen Kontakten

• Gruppenumfragen - koordiniere Ehepartner, Wirtschaftsprüfer, Anwälte oder große Gruppen

• Anmeldeformular - organisiere Prüfungswochen, Steuertage oder Workshops

• Stripe-Zahlungen - ziehe Gebühren oder Kautionen bei der Buchung ein

• Videointegrationen - Zoom, Teams, Meet, Webex

• KI-Besprechungsbeschreibungen - Tagesordnungen und Vorbereitungschecklisten

• Branding-Optionen - Logo und Farben (Doodle Pro/Teams)

• Erinnerungen + Fristen - automatisiert, zuverlässig

• Datenschutzkontrollen - Teilnehmer ausblenden, um Compliance zu gewährleisten

• Zapier-Integration - sendet Buchungen an dein CRM

Mach die Terminplanung zu einem Teil deines Kundenserviceplans

Die Terminplanung sollte wie jeder andere wiederholbare Prozess ablaufen.

1. Zeichne deine Kundenreise auf - vom Interessenten bis zur laufenden Überprüfung

2. Lege Regeln fest - Vorlaufzeiten, wer was buchen kann, wann abgerechnet werden soll

3. Vorlagen erstellen - Buchungsseiten, 1:1-Abläufe, Gruppenabfragen

4. Verteile Links strategisch - E-Mail-Signaturen, Website, Willkommens-E-Mails

5. Messen und anpassen - verfolge die Anzahl der Nichtteilnehmer, Verschiebungen und die Zeit bis zur Buchung

Richte die Planung an den Wachstumszielen aus

• Für neue Kunden: Platziere den Link zu deinem Vorstellungsgespräch dort, wo potenzielle Kunden ihn sehen.

• Für die Kundenbindung: Verwende Anmeldeformulare für die Prüfungswoche, um deinen Kalender zu füllen.

• Für die Weiterbildung: Veranstalte Sprechstunden oder Fragestunden mit Sign-up-Bögen.

Praxisbeispiele aus der Beratungspraxis

Solo RIA verbessert die Buchung und Vorbereitung von Interessenten

Maya hat zwei Arten von Buchungsseiten erstellt (Einführungsgespräch und Planübergabe), Puffer hinzugefügt, Outlook und Zoom verbunden und Doodle Pro für Tagesordnungen verwendet.

Ergebnis: Schnellere Buchung, weniger Absagen, bessere Vorbereitung.

Teampraxis koordiniert Jahresgespräche

Drei Berater/innen nutzten ein Anmeldeformular, um begrenzte Termine über drei Tage anzubieten.

Ergebnis: Der Kalender füllte sich schnell, die Puffer blieben erhalten.

Komplexes Treffen mit Ehepartner und CPA

Eine Gruppenabstimmung über sechs Zeitoptionen führte zu einer schnellen Einigung.

Ergebnis: Keine langen E-Mail-Threads; jeder kam vorbereitet an.

Bezahltes Zweitmeinungsgespräch mit klaren Erwartungen

Lena nutzte 1:1 mit Stripe und einer kuratierten Zeitliste.

Das Ergebnis: Seriöse Interessenten haben gebucht, die Abrechnung blieb sauber.

Die wichtigsten Erkenntnisse

• Definiere klare Meeting-Typen und Regeln

• Schütze deinen Kalender mit Puffern und thematischen Fenstern

• Nutze Erinnerungen, Vorbereitungen und Zahlungen, um das Nichterscheinen zu reduzieren

• Verwende Gruppenumfragen und Anmeldebögen für eine komplexe Koordination

• Lass Doodle die Verwaltung automatisieren, damit du dich auf die Beratung konzentrieren kannst

Beginne mit einer besseren Terminplanung

Du brauchst kein kompliziertes technisches System, um deine Terminplanung zu optimieren. Du brauchst ein einfaches System, das zu deiner Arbeitsweise passt und mit dem deine Kunden ohne Reibungsverluste buchen können. Doodle vereinheitlicht deinen Kalender, deine Besprechungsarten, Erinnerungen und Zahlungen, damit du dich auf die Beratung konzentrieren kannst - und nicht auf das Ping-Pong-Spiel im Posteingang.

Bist du bereit, die Terminplanung für deine Kunden zu vereinfachen? Erstelle deine erste Buchungsseite oder 1:1 in wenigen Minuten.