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Bei einem meiner ersten Jobs an einer Universität wurde ich damit beauftragt, eine Fakultätssitzung für vier Abteilungen zu planen. Ich dachte, wie schwer kann das schon sein? Es stellte sich heraus, dass es wie ein Kalender-Tetris-Spiel war - nur dass jedes Teil unsichtbar war und die Hälfte der Spieler nicht auf E-Mails reagierte.
Schließlich hatten wir den Termin... 11 Tage später. Da habe ich gelernt: Terminplanung ist nicht nur eine Frage der Logistik, sondern auch eine Führungsaufgabe.
So gehe ich jetzt an die Terminplanung von Lehrkräften heran, und zwar schnell, respektvoll und weit weniger frustrierend.
1. Beginnen Sie mit einer Terminabfrage, nicht mit einer E-Mail mit offenem Ende
Der Satz "Wann haben Sie Zeit?" ist vielleicht der ineffizienteste Satz in der Hochschulbildung. Dozenten jonglieren mit Forschung, Lehre, Beratung und Ausschussarbeit - fangen Sie also nicht mit Vermutungen an.
Verwenden Sie stattdessen eine Umfrage mit vier bis sechs starken Zeitoptionen, geben Sie einen Link frei und lassen Sie alle abstimmen. Sobald die Ergebnisse vorliegen, legen Sie die beste Wahl fest und senden die Kalendereinladung. Bei einer kürzlich von mir unterstützten Abteilungsplanung konnten wir in weniger als 24 Stunden von zehn E-Mails auf eine Umfrage und einen bestätigten Termin umstellen.
2. Legen Sie klare Erwartungen an die Rückmeldung fest
Einige Verzögerungen, die ich in der Anfangsphase beobachtet habe, waren nicht auf die Terminplanung zurückzuführen, sondern auf Unklarheiten. Machen Sie in Ihrer ersten Nachricht klar, wann Sie Antworten benötigen, was passiert, wenn jemand nicht antwortet, und ob die Teilnahme erforderlich oder freiwillig ist. Das gibt den Ton an und hilft den Lehrkräften, schnell zu handeln.
3. Batch-Planung für wiederkehrende Meetings
Wenn Sie eine Reihe von Sitzungen für ein ganzes Semester organisieren, sollten Sie diese nicht einzeln durchführen. Versenden Sie eine einzige Umfrage mit mehreren Terminen und klären Sie, ob das Ziel darin besteht, einen wöchentlichen Termin zu wählen oder einige einzelne Sitzungen im Voraus zu bestätigen.
Die Lehrkräfte schätzen es, wenn sie den Rhythmus frühzeitig kennen. Und wenn der Termin erst einmal im Kalender steht, haben Sie sich ein wiederkehrendes Problem vom Hals geschafft.
4. Bauen Sie um bekannte Einschränkungen herum
Sie müssen nicht den gesamten Kalender aller Teilnehmer kennen, um rücksichtsvoll zu sein. Bieten Sie Optionen an, die häufige Konflikte wie Unterrichtsblöcke, andere ständige Fakultätssitzungen oder religiöse Feiertage vermeiden. Denken Sie auch an Hybrid- oder Pendelzeiten.
Kleine Gesten wie diese zeigen, dass Sie ihre Zeit zu schätzen wissen - und führen in der Regel zu einer besseren Beteiligung.
5. Respektieren Sie das Ergebnis und ziehen Sie es durch
Sobald die Stimmen eingegangen sind, sollten Sie schnell handeln. Senden Sie eine Kalendereinladung, fügen Sie bei Bedarf einen Videolink hinzu und teilen Sie die Tagesordnung oder Vorbereitungsmaterialien mit. Wenn sie noch nicht fertig sind, fügen Sie einfach eine kurze Notiz hinzu, wann sie zu erwarten sind.
Und bedanken Sie sich bei den Teilnehmern für ihren Beitrag. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich beim nächsten Mal beteiligen.
Terminplanung muss keine Last sein - oder ein wochenlanger Posteingangsmarathon. Mit der richtigen Herangehensweise und Tools wie Doodle kann sich die abteilungsübergreifende Koordinierung tatsächlich effizient anfühlen. Vielleicht sogar leicht.
