Erstelle einen Wellness-Coaching-Kalender, der sich selbst bucht

Du bist Wellness-Coach geworden, um Menschen zu helfen, sich besser zu fühlen - und nicht, um deine Abende damit zu verbringen, E-Mails zu jagen. Ein Kalender voller beweglicher Teile kann dir schnell die Energie rauben. Verpasste Anrufe, Zeitzonenverwirrung und verspätete Zahlungen zehren an deiner Konzentration.

Die gute Nachricht? Du kannst einen Wellness-Coaching-Kalender einrichten, der sich von selbst auffüllt. Mit ein paar klugen Regeln und den richtigen Tools wählen deine Kunden Zeiten, die funktionieren, zahlen im Voraus und kommen vorbereitet. In diesem Leitfaden erfährst du, wie du ein solches System mit einfachen Schritten und Doodle-Funktionen erstellen kannst, die du noch heute einsetzen kannst.

Die Herausforderung für Wellness-Coaches

Dein Tag kann sich im Handumdrehen ändern - ein Kunde muss einen neuen Termin vereinbaren, ein Kurs wird früher voll oder dein morgendlicher Check-in dauert zu lange. Die manuelle Planung vervielfacht den Stress.

Häufige Probleme sind:

• endloses Hin und Her per E-Mail oder SMS

• Nichterscheinen und verspätete Stornierungen, die deine Einnahmen schmälern

• Unbezahlte Sitzungen oder unangenehme Zahlungsnachfragen

• Zeitzonen-Verwirrung mit entfernten Kunden

• Überbuchte Tage ohne Platz für Notizen oder Pausen

• Gruppensitzungen ohne klare Sitzplatzbegrenzung

Ein Kalender zur Selbstbuchung reduziert die Reibung bei jedem Schritt. Die Kunden buchen, bezahlen und bereiten sich vor - ohne dass du sie ständig überwachen musst.

Warum das wichtig ist

Dein Kalender ist sowohl dein Umsatzmotor als auch dein Grenzensetzer. Wenn er reibungslos läuft, kannst du mehr coachen, besser vermarkten und hast noch Energie für dein eigenes Wohlbefinden.

Die Kosten einer schlechten Terminplanung:

• Zwei unentschuldigte Fehltermine pro Woche können Hunderte von Einnahmen pro Monat bedeuten.

• Das Wechseln zwischen den Kontexten raubt dir Präsenz und geistige Klarheit

• Manuelle Mahnungen und die Verfolgung von Zahlungen stehlen Stunden

Ein intelligenter Wellness-Coaching-Kalender schützt deine Zeit, dein Einkommen und deine Kundenbeziehungen.

Schritt 1: Baue die richtige Wochenstruktur auf

Bevor du weitere Tools einsetzt, solltest du eine Woche entwerfen, die deine beste Arbeit unterstützt. Dies bildet die Grundlage für deinen Kalender.

Lege deine Sitzungsregeln fest:

• Entdeckungsgespräch: 20 Minuten

• Standardsitzung: 50 Minuten

• Deep Dive: 80 Minuten

• Gruppensitzung: 60 oder 90 Minuten

Weisen Sie jede Sitzungsart bestimmten Blöcken zu. Zum Beispiel: 1:1-Sitzungen am Morgen, Discovery Calls am Nachmittag, Gruppensitzungen dienstags und donnerstags. Beständigkeit trainiert deine Kunden und reduziert die mentale Belastung.

Schütze deine Energie mit Puffern:

• 10-15 Minuten vor und nach jeder Sitzung

• 30-minütiger täglicher Verwaltungsblock

• zwei wöchentliche Fokusblöcke für Inhalte oder Programmgestaltung

Lege klare Richtlinien fest:

• Stornierungs- und Terminverschiebungsregeln

• Sitzungsort (persönlich oder virtuell)

• Zahlungszeitpunkt (bei Buchung oder innerhalb eines Zeitfensters)

Mit den von Doodle erstellten KI-Beschreibungen für Meetings kannst du all diese Punkte in die Bestätigungsnachrichten aufnehmen.

Schritt 2: Mach deine Verfügbarkeit buchbar

Ein Kalender, der sich selbst bucht, fängt damit an, den richtigen Link zur richtigen Zeit zu teilen.

Nutze die Buchungsseite für öffentliche Buchungen Erstelle eine Doodle-Buchungsseite für jeden Sitzungstyp. Verbinde deinen Google-, Outlook- oder Apple-Kalender, um nur freie Zeiten anzuzeigen. Lege die Sitzungsdauer, Puffer und die Mindestanzahl der Termine fest.

Wo du Buchungsseiten teilen kannst:

• Website

• Linktree oder Instagram-Bio

• E-Mail-Signatur

• SMS-Schnellantworten

Füge Stripe hinzu, um die Zahlung bei der Buchung einzuziehen.

Verwende 1:1 für handverlesene Zeitslots

Schicke deinen Kunden ein paar ausgewählte Zeitoptionen. Wenn eine ausgewählt wird, werden die anderen freigegeben. Das ist ideal für Check-ins, Paketnachfassungen oder Bonussitzungen.

Verwende Anmeldeformulare für Gruppencoaching

Füge für deinen nächsten Kurs oder deine nächste Herausforderung bestimmte Zeitfenster und Platzlimits hinzu. Stripe kann die Zahlung einziehen, wenn sich jemand anmeldet.

Verwende Gruppenumfragen, um eine Kohorte auszurichten

Bitte eine Gruppe, über ihre bevorzugte Unterrichtszeit abzustimmen. Sobald sie bestätigt ist, kannst du zur Anmeldung auf ein Anmeldeformular wechseln.

Schritt 3: Rationalisiere deinen Coachingablauf

Diese Maßnahmen sorgen für einen reibungsloseren Kalender und ein besseres Kundenerlebnis:

• Biete klare Sitzungstypen an: Verwende Namen wie "Erste Sitzung", "Nachbereitung" oder "Vertiefung".

• aktiviere intelligente Zeitzonen: Doodle stellt sich automatisch auf den Standort des Teilnehmers ein

• Ziehe Zahlungen im Voraus ein: Verwende Stripe mit deiner Buchungsseite oder 1:1-Links

• Erinnerungen automatisieren: Sende 24-Stunden- und 1-Stunden-Erinnerungen, um das Nichterscheinen zu reduzieren.

• Vorbereitungsfragen einfügen: Füge benutzerdefinierte Felder für Symptome, Ziele oder Links zu Aufnahmeformularen hinzu

• füge automatische Video-Links ein: Nutze Zoom, Google Meet, Teams oder Cisco

• Tägliche Sitzungen begrenzen: Begrenze die Buchungen, um Energie zu sparen und Burnout zu vermeiden

• benutzerdefiniertes Branding verwenden: Mit Doodle Pro kannst du deine Buchungsseiten an deine Marke anpassen

• Baue Grenzen in Links ein: Blockiere Buchungen an Feiertagen und persönlichen Tagen

Häufige Fehler, die du vermeiden solltest

• keine Puffer um Sitzungen herum

• zu viele Sitzungsarten, die Kunden verwirren

• Versteckte Buchungslinks auf deiner Website

• keine Zahlung im Voraus verlangen

• Lange E-Mail-Ketten anstelle von schnellen Links

• Vergessene Erinnerungen

• Zeitzonen nicht richtig handhaben

• Gruppenabfragen für 1:1s verwenden

• Gruppenunterricht ohne Sitzplatzbegrenzung

Tools, mit denen es klappt

Beispiele aus der Praxis des Wellness-Coachings

Maya, selbstständiger Wellness-Coach

Zwei Buchungsseiten für Entdeckungsgespräche und bezahlte Sitzungen. Stripe aktiviert. 10-Minuten-Puffer. 24 Stunden Vorlaufzeit.

Ergebnis: Keine Probleme mit der Zeitzone, weniger Nichterscheinen, bessere Vorbereitungszeit.

Jordan, Gruppencoach

Die Stress-Reset-Serie wird mit einem Anmeldeformular und einer Gruppenumfrage durchgeführt, um die Zeit zu bestimmen. Begrenzt auf 20.

Ergebnis: Verwaltung der Warteliste, nie überfüllte Sitzungen, weniger Verwaltungsaufwand.

Alicia, Ernährungscoach

Schickt 1:1-Links mit drei Zeitoptionen an Stammkunden. Stripe für Extras aktiviert.

Ergebnis: Schnellere Buchung, einfache Upsells, gezieltere Sitzungen.

Devon, Wellness-Anbieter für Unternehmen

Versendet eine Gruppenumfrage an 200 Mitarbeiter. Nutzte den Anmeldebogen, um Workshops zu füllen.

Ergebnis: Die Sitzungen sind voll, keine manuellen Erinnerungen, die Links der Teams werden automatisch eingefügt.

Die wichtigsten Erkenntnisse

• Baue deine Kalenderstruktur mit Sitzungstypen und Grenzen auf

• Nutze die Buchungsseite und 1:1 für die persönliche Terminplanung

• sammle Zahlungen mit Stripe, um die Zahl der Nichtteilnehmer zu reduzieren

• verwende Anmeldeformulare und Gruppenumfragen für Gruppencoaching

• Automatisiere Erinnerungen und lege Richtlinien fest, um deine Zeit zu schützen

Beginne mit einer besseren Terminplanung

Deine Zeit ist wertvoll - und deine Kunden brauchen dich in Bestform. Ein Wellness-Coaching-Kalender, der sich selbst bucht, befreit dich von Posteingangs-Pingpong, verpassten Zahlungen und ständigem Terminstress.

Lege deine Regeln in Doodle fest, teile deine Links und lass deine Kunden mit Zuversicht buchen, bezahlen und sich vorbereiten.