10 Best Practices für die Terminplanung im Gesundheitswesen

Eines der häufigsten Probleme bei der Terminplanung im Gesundheitswesen ist die Tendenz, dass Termine zu lange dauern. Ineffiziente Terminplanung stört den Patientenfluss und belastet das Personal zusätzlich.

Außerdem verlassen sich viele Gesundheitseinrichtungen auf veraltete oder nicht automatisierte Buchungsmethoden. Diese Methoden erhöhen die Arbeitsbelastung des Personals und führen zu Ineffizienzen bei der Verwaltung von Personalverfügbarkeit und Patiententerminen.

Die Branche steht vor einzigartigen Herausforderungen, da sie die beiden Ziele einer zeitnahen Patientenversorgung und der Verwaltung der Verfügbarkeit des medizinischen Personals unter einen Hut bringen muss. Die Optimierung des Patientenflusses bei gleichzeitiger Einhaltung der Gesundheitsprotokolle erfordert ein empfindliches Gleichgewicht, das moderne Software für die medizinische Terminplanung helfen kann.

Sehen wir uns die zehn besten Praktiken für die Terminplanung im Gesundheitswesen an, mit denen die Patientenversorgung verbessert und ein effektiveres Gesundheitssystem geschaffen werden kann.

Dringende Fälle priorisieren

Setze bei der Terminbuchung ein Triage-System ein, um die Dringlichkeit eines jeden Falles zu beurteilen. Das kannst du ganz einfach mit einem Fragebogen oder einem kurzen Anruf vor dem Termin machen, so dass diejenigen, die sofortige Hilfe brauchen, zuerst auf den Terminplan kommen.

Dieses System identifiziert und priorisiert dringende Fälle und stellt sicher, dass kritische Patienten genau dann versorgt werden, wenn sie es am dringendsten brauchen, wodurch der Patientenfluss insgesamt verbessert wird.

Spezialisierte Software für Termine verwenden

Entscheide dich für eine medizinische Terminplanungssoftware, die mit deinen bestehenden Gesundheitssystemen integriert werden kann. Achte auf Funktionen wie automatische Erinnerungen, Online-Buchungsfunktionen und die Möglichkeit, Termine schnell zu verschieben oder abzusagen.

Die richtige Software für die medizinische Terminplanung sorgt für einen reibungsloseren Ablauf für die Patienten und eine effizientere Personaleinteilung.

Personalschichten effektiv verwalten

Sicherstellen Verfügbarkeit des Personals mit der Patientennachfrage abzustimmen, ist entscheidend für die Optimierung der Terminplanung. Mithilfe von Predictive Analytics in der Planungssoftware kannst du die Patientennachfrage prognostizieren und die Personalschichten entsprechend anpassen.

Der Einsatz von Planungsprogrammen kann dabei helfen, den Bedarf zu prognostizieren und die Schichten entsprechend zu planen, um Engpässe und Überstunden zu vermeiden. Eine korrekte Schichtplanung stellt sicher, dass in Spitzenzeiten genügend medizinisches Fachpersonal zur Verfügung steht, ohne dass es in schwächeren Zeiten zu einer Überbesetzung kommt.

Einführung von Verfahren zur Voruntersuchung von Patienten

Um wichtige Informationen zu sammeln, kannst du ein Online-Formular einrichten oder ein kurzes Interviewverfahren vor dem Termin. Durch die Einführung von Protokollen zur Vorauswahl der Patienten können die Gesundheitsdienstleister die Dringlichkeit und die spezifischen Bedürfnisse jedes einzelnen Falles besser einschätzen, was eine genauere Terminplanung ermöglicht und den Patientenfluss verbessert.

Verbesserung der Kommunikation mit den Patienten

Setze ein System ein, das eine zugängliche Kommunikation zwischen Patienten und Gesundheitsdienstleistern ermöglicht, wie z. B. SMS-Updates oder ein Patientenportal.

Präzise Kommunikationsmechanismen ermöglichen Aktualisierungen und Änderungen in Echtzeit, wodurch die Zahl der Nichtteilnahmen und Absagen in letzter Minute, die sich negativ auf die Terminplanung auswirken können, verringert wird.

Außerdem werden die Patienten über alle Änderungen informiert und können ihre Pläne entsprechend anpassen.

Flexible Terminierungsoptionen anbieten

Um den unterschiedlichen Zeitplänen der Patienten gerecht zu werden, solltest du eine Reihe von Terminen anbieten, z.B. am frühen Morgen, am späten Abend und am Wochenende.

Wenn du den Patienten verschiedene Termine anbietest, auch für Notfälle, ist sichergestellt, dass alle rechtzeitig versorgt werden, ohne dass das System überlastet wird.

Zentralisierung des Terminplanungssystems

Konsolidiere die Terminplanung der verschiedenen Abteilungen in einem einzigen System. Ein einheitliches Terminplanungssystem kann die Komplexität erheblich reduzieren, so dass dein Team jeden Patienten ordnungsgemäß versorgen und gleichzeitig die Protokolle des Gesundheitswesens einhalten kann.

Schulung des Personals zur Terminplanung

Führe regelmäßig Schulungen zu den neuesten Planungswerkzeugen und Best Practices durch. Wenn du dein Personal mit dem Wissen und den Werkzeugen ausstattest, die es für eine effektive Planung braucht, kann das zu besseren Patientenergebnissen und einem reibungsloseren Betrieb führen.

Regelmäßiges Überprüfen und Anpassen der Planungsprozesse

Richte eine monatliche Besprechung ein, um die Effizienz der Planung zu analysieren und Muster für Verzögerungen oder Engpässe zu erkennen. Nutze diese Erkenntnisse, um die Terminplanung anzupassen und den Patientenfluss zu verbessern.

Durch eine kontinuierliche Bewertung der Planungsabläufe können Ineffizienzen erkannt und korrigiert werden. Auf diese Weise entwickelt sich das System weiter, um den Bedürfnissen der Patienten und Gesundheitsdienstleister gerecht zu werden.

Feedbackschleifen mit Patienten und Personal einbauen

Richte Kanäle ein, über die Patienten und Mitarbeiter Rückmeldungen zum Terminplanungsprozess geben können. Verwende Umfragen oder Feedback-Formulare und berücksichtige diese Rückmeldungen bei der Anpassung des Terminplanungssystems.

Die Einholung und Umsetzung von Feedback ist wichtig, um die Terminplanung zu verbessern und die Zufriedenheit der Patienten und die Effizienz des Personals zu steigern.

Über Doodle

Doodle ist ein Terminplanungs-Tool, das die Buchung von Terminen jeder Größe und jedes Anlasses vereinfacht. Die Funktionen von Doodle bieten Einfachheit, Automatisierung und Integrationen, die für die Gesundheitsbranche geeignet sind.

Durch die Vereinfachung des Terminplanungsprozesses trägt Doodle dazu bei, die Verfügbarkeit von Mitarbeitern zu verbessern, Arbeitsabläufe im Gesundheitswesen zu unterstützen und den Patientenfluss zu verbessern. Außerdem schützt Doodle deine Daten mit einer unternehmensweiten Sicherheit, die sowohl Patienten als auch Anbieter beruhigt.

Das Ergebnis ist ein effizienterer Betrieb, von dem Patienten und Gesundheitsdienstleister profitieren.