GTD-metoden: Hvordan man rent faktisk får tingene gjort

Det kan føles overvældende at drive virksomhed, styre kunder, håndtere flere projekter og alt derimellem. Jo flere opgaver du har i hovedet, jo sværere er det at udføre dem effektivt.

Som David Allen, skaberen af Getting Things Done (GTD)-metoden, sagde:

"Der er et omvendt forhold mellem de ting, du tænker på, og de ting, du får gjort."

Med andre ord, jo mere rodet dit sind er, jo sværere er det at fokusere. GTD er et enkelt, men effektivt tidsstyringssystem, der hjælper professionelle med at rydde op i mental overbelastning og handle organiseret - uden stress.

Hvad er GTD-rammen?

Getting Things Done (GTD)-metoden er et produktivitetssystem, der hjælper fagfolk med at håndtere deres opgaver på en måde, der ikke efterlader dem overvældede.

David Allen skabte denne metode ud fra tanken om, at vores hjerner ikke er bygget til at lagre og organisere en endeløs strøm af opgaver, ideer og forpligtelser. I stedet for at stole på hukommelsen opfordrer GTD til, at man registrerer alt udefra, organiserer opgaverne i klare kategorier og arbejder systematisk med dem.

Rammen følger fem trin: indfange, afklare, organisere, reflektere og engagere. Hvert trin tjener et specifikt formål med at reducere det mentale rod og forbedre udførelsen. I stedet for at reagere på opgaver, når de dukker op, giver GTD professionelle mulighed for at behandle information på en struktureret måde og træffe bevidste valg om, hvad de skal gøre som det næste.

Sådan bruger du GTD: Fem trin til at få tingene gjort

1. Fang alt, hvad der kræver opmærksomhed. I stedet for at have opgaver, ideer og forpligtelser i hovedet, skal du skrive dem ned et centralt sted. Uanset om du foretrækker en notesbog, en app til opgavestyring eller talememoer, er det vigtigt at dokumentere alt, så snart du kommer i tanke om det.

2. Afklar, hvad der skal gøres. Når du har noteret dine opgaver, skal du gennemgå dem og beslutte, hvad der skal ske med dem. Hvis en opgave kræver øjeblikkelig opmærksomhed og tager mindre end to minutter, skal du udføre den med det samme. Hvis det er noget, du kan uddelegere, så giv det til en anden. Hvis det ikke kræver handling nu, men vil gøre det senere, skal du planlægge det eller tilføje det til en to-do-liste. Hvis det slet ikke er nødvendigt, så fjern det.

3. Organiser opgaverne i de rigtige kategorier. Placer alt, hvad der kræver en handling, i et struktureret system. Opgaver, der snart skal afsluttes, skal på en liste over næste handlinger. Spor projekter, der kræver flere trin, separat. Sæt ting, du venter på fra andre, på en Waiting For-liste, mens du sætter langsigtede ideer i en Someday/Maybe-kategori.

4. Reflekter og gennemgå dit system regelmæssigt. For at holde dig på sporet skal du planlægge en ugentlig gennemgang, hvor du opdaterer dine lister, tjekker uddelegerede opgaver og justerer prioriteterne. Det forhindrer glemte opgaver og sikrer, at du altid arbejder på det, der betyder mest.

5. Arbejd med opgaver baseret på prioritet og kontekst.I stedet for at springe tilfældigt mellem projekter, skal du bruge dine opgavelister til at beslutte, hvad du skal arbejde på som det næste. Prioritér opgaverne ud fra deadlines, hvor meget det haster, og hvilke ressourcer der er til rådighed. GTD-systemet hjælper dig med at fokusere på udførelse i stedet for at føle dig overvældet af spredte tanker.

Brug en tjekliste eller et flowchart til at gøre GTD brugbart

At forstå GTD er kun det første skridt - at integrere det i din daglige rutine er det, der gør det effektivt. En simpel tjekliste kan hjælpe professionelle med at anvende GTD konsekvent. Det første skridt er at samle alle opgaver, ideer og forpligtelser et enkelt sted. Uanset om man bruger et digitalt værktøj eller en notesbog, er det vigtigt at skrive alt ned, så snart man kommer i tanke om det.

Når alle opgaver er noteret, skal de sorteres i kategorier baseret på, om de kræver øjeblikkelig handling, uddelegering, planlægning eller helt kan elimineres.

For at sikre, at intet går tabt i processen, hjælper det at visualisere GTD-workflowet ved hjælp af et simpelt flowdiagram. Opgaver kommer ind i systemet gennem opsamlingsfasen og bevæger sig gennem afklaring, organisering og refleksion, før der handles på dem.

Hvis en opgave tager mindre end to minutter at udføre, skal du gøre det med det samme. Hvis den kan uddelegeres, skal den tildeles den rigtige person og spores med henblik på opfølgning. Hvis den kræver mere tid, skal den planlægges eller føjes til en projektliste.

GTD-værktøjer og -teknologi

Effektiv anvendelse af GTD kræver de rigtige værktøjer - task managers som Trello, Todoist, Notion eller Evernote kan hjælpe med at holde styr på handlingslister.

Et velorganiseret kalendersystem understøtter også styring af møder, deadlines og projekttidslinjer.

For dem, der har svært ved at planlægge, forenkler et værktøj som Doodle processen ved at slippe for kommunikation frem og tilbage. Med bookingsider og gruppeafstemninger kan du give kunder, teammedlemmer eller samarbejdspartnere mulighed for at planlægge møder på ledige tidspunkter uden manuel koordinering. Du kan kombinere planlægning og andre workflows med GTD-metoden, så du kan styre din tid effektivt uden at blive distraheret.

Det er tid til at få det gjort

GTD-metoden (Getting Things Done) er en praktisk måde for dem, der ønsker at organisere deres arbejdsbyrde og fokusere på udførelse. Det behøver ikke at være kompliceret at anvende GTD.

Start med at skrive alt ned, hvad du tænker på, behandl hver opgave systematisk, og brug værktøjer, der understøtter dit workflow. Og hvis planlægning er en del af din daglige arbejdsbyrde, kan du lade Doodle håndtere logistikken, mens du fokuserer på at få tingene gjort.