Reducer antallet af udeblivelser: Påmindelsesstrategier, der virker for undervisere

Udeblevne lektioner gør mere end at spilde tid. Udeblivelser reducerer din indtægt, ødelægger læringsprocessen og giver dig problemer med at udfylde hullerne. Hvis du underviser efter skoletid eller online, ved du, at elever og forældre jonglerer med travle kalendere. En simpel påmindelsesstrategi kan gøre forskellen mellem en tom plads og en god session.

I denne guide kan du lære, hvordan du kan reducere antallet af udeblivelser med afprøvede påmindelsestidspunkter, klare budskaber og smarte værktøjer. Vi deler skabeloner, du kan bruge i dag, tips til at arbejde med forældre og måder at gøre omplanlægning smertefri på. Du vil også se, hvordan Doodle hjælper undervisere med at holde sessionerne fulde med automatiske påmindelser, kalenderforbindelser og betalinger via Stripe.

Udfordringen for professionelle undervisere

Vejledere står over for unikke planlægningsvanskeligheder. Studerende har sport, klubber, job og lektier. Forældre har flere børn og skiftende rutiner. Universitetsstuderende håndterer klasseblokke og eksamener. Online-studerende tilføjer tidszoner til blandingen.

Almindelige årsager til udeblivelse fra undervisning:

• Booket af en forælder, glemt af den studerende

• Testuge eller skolebegivenhed, der er forsinket

• Forvirring om sted eller mødelink

• Ingen betaling eller depositum, så der er ikke megen forpligtelse

• Ændring i sidste øjeblik, ingen nem måde at lave en ny aftale på

• Blandede tidszoner for onlineundervisning

Du kan ikke fjerne alle risici. Men man kan gøre det svært at glemme og nemt at lave en ny aftale. En stærk påmindelsesplan gør begge dele.

Hvorfor dette er vigtigt for undervisere

Udeblivelser rammer din omsætning og dit undervisningsflow. To ubesvarede lektioner om ugen til 60 dollars stykket er næsten 500 dollars tabt hver måned. Det betyder også langsommere fremskridt for den studerende og et ujævnt cash flow for dig.

Gode påmindelser gør mere end at beskytte indkomsten. De hjælper eleverne med at opbygge vaner. De sætter klare forventninger til forberedelse og betaling. De gør det nemt at bekræfte eller ændre aftaler. Over tid opbygger det tillid hos familierne og frigør dit hovedrum til undervisning.

Opbyg en påmindelseskadence, der sikrer fremmøde

Dit mål er enkelt. Påmind på de rigtige tidspunkter og inkluder de rigtige detaljer. Her er en pålidelig kadence, du kan tilpasse.

1. Lige efter booking

   • Send en bekræftelse med dato, tid, sted eller videolink, pris og forberedelsesnoter.

   • Inkluder et link til omlægning af tid med et enkelt klik og din afbestillingspolitik.

   • Hvis en forælder har booket, skal du sende en kopi til den studerende og forælderen.

2. 72 timer før

   • Brug dette til dyre sessioner eller nye elever.

   • Tilføj en kort tjekliste: hvad der skal medbringes, eventuelle lektier, der skal gennemgås, og hvordan du kan kontaktes.

3. 24 timer før

   • Dette er ankerpåmindelsen for de fleste undervisere.

   • Inkluder betalingsstatus. Hvis du bruger Doodle med Stripe, vil sessionen blive vist som betalt, hvis den er betalt ved booking.

4. 2 timer før

   • Hold det kort. Perfekt til SMS eller en hurtig e-mail.

   • Gentag linket eller adressen og en hurtig svarmulighed.

5. 10 til 15 minutter før

   • Brug kun til onlineundervisning. En kort besked med et link til mødet gør det nemmere at starte til tiden.

Juster efter elevtype:

• For elever på mellemtrinnet skal du kopiere forældrene på alle påmindelser.

• For gymnasieelever skal du holde SMS'er kortere og bruge emojis sparsomt

• Til voksne elever skal du tilbyde en nem knap til omlægning af tid med et enkelt klik

• Ved personlige sessioner skal du tilføje en parkeringsnote og en dørkode, hvis det er nødvendigt.

• Ved onlinesessioner skal du inkludere et Zoom- eller Google Meet-link i hver besked

E-mail- og SMS-skabeloner, du kan kopiere

E-mail-bekræftelseEmne: Din vejledningssession er booket til [dag, dato].

Hej [Den studerendes navn],

Tak, fordi du har booket din [Emne]-session.

Tid: [Dag, dato, tid] [Tidszone] Sted: [Adresse] eller Deltag: [Videolink] Længde: [Varighed] Pris: [Beløb] [Betales eller forfalder ved session]

Forberedelse: Medbring din lærebog, de sidste lektier og en lommeregner.

Har du brug for at ændre planer? Lav en ny aftale her: [Link til omlægning] Aflysningspolitik: [Politik i én sætning]

Vi ses snart, [Dit navn]

24-timers SMS-påmindelse Hej [Navn], hurtig påmindelse til [Emne] på [Tidspunkt]. Deltag her: [Videolink] eller mød op på [Adresse]. Har du brug for en ny aftale? [Link]

2-timers e-mail-påmindelseEmne: Dagens vejledning på [Tidspunkt]

Hej [Navn], jeg ser frem til vores [Emne]-time i dag kl. [Tidspunkt]. Her er dit link: [Videolink]. Hvis du har brug for en ny tid, skal du bruge dette link: [Link til ny tid]. Medbring [forberedelsesmateriale].

10-minutters SMS til onlinesessioner Starter snart: [Emne] kl. [Tid]. Deltag nu: [Videolink]

Med Doodle 1:1 og Booking Page kan dine bekræftelses- og påmindelsesmails indeholde alt det ovenstående. Du kan tilføje dit logo med brugerdefineret branding, sætte en ensartet tone med AI-genererede beskrivelser og anvende den samme kadence til alle elever uden manuelt arbejde.

Brug de rigtige kanaler til hver enkelt elev

Det er lige så vigtigt at vælge, hvordan du sender påmindelser, som hvornår du sender dem. Bland kanalerne, så de passer til den studerende og sessionen.

• E-mail

  • Bedst til bekræftelser, længere instruktioner og kvitteringer

  • God til forældre, der holder styr på detaljer og politikker

  • Tilføj kalenderinvitationer, så sessioner vises i deres kalender

• SMS

  • Bedst til nudges samme dag

  • Hold dig under 160 tegn, når det er muligt

  • Få samtykke fra forældre til mindreårige

• Kalenderinvitationer

  • Sørg for, at begivenheden indeholder en adresse eller et videolink

  • Studerende, der lever efter deres kalender, vil få advarsler på deres enhed

  • Doodle forbinder med Google Kalender, Outlook Kalender og Apple Kalender for at undgå konflikter og afspejle tidszoner

• Beskeder i app eller portal

  • Hvis du bruger en skole-LMS, kan du også sende påmindelser der

  • Doodle kan forbindes til værktøjer via Zapier, som giver dig mulighed for at udløse sms'er eller andre advarsler, når der foretages en booking.

For yngre elever kan du sende alle påmindelser til forældrene og eleven. For ældre teenagere kan du sende en sms til eleven og en e-mail til forældrene ved længere varsler.

Med Doodle går invitationer direkte ud og kan omfatte både den studerende og forældrene. Dine automatiske påmindelser kan indstilles én gang og derefter anvendes på hver session, der bookes via din bookingside eller 1:1-link.

Reducer friktionen med smart planlægning og betaling

Hvis booking er forvirrende, eller betaling er uklar, vil du se flere udeblivelser. Stram processen op.

• Del et enkelt link til at booke

  • Brug en Doodle-bookingside til igangværende studerende. Den viser kun dine åbne tider baseret på din forbundne kalender.

  • Brug Doodle 1:1 til at tilbyde en fast liste af tider til en første session eller en prøvetime.

• Opkræv betaling ved booking

  • Forbind Stripe med Doodle. Du kan kræve fuld betaling eller et depositum, der konverteres til en kredit ved lektionen.

  • Forudbetalte sessioner er mere tilbøjelige til at finde sted. Hvis nogen har brug for at ombooke, kan de gøre det via det samme link.

• Indstil klare politikker

  • Tilføj en afbestillingspolitik på en sætning til hver besked.

  • Eksempel: Aflys eller ombook mindst 24 timer i forvejen for at beholde din kredit.

• Tilføj buffere og rejsenoter

  • Indbyg 10 til 15 minutters buffere omkring lektioner for at håndtere opsætning eller rejser.

  • Med Doodle kan du indstille buffere, så back-to-back-bookinger ikke overlapper hinanden.

• Gør det nemt at omplanlægge

  • En omlægningsknap er bedre end at udeblive. Det sparer dig og familien for tid.

  • Doodle lægger linket til ny planlægning ind i bekræftelser og påmindelser. Ingen manuel frem og tilbage.

• Inkluder mødelinket eller -adressen hver gang

  • Doodle tilføjer links til Google Meet, Zoom, Microsoft Teams eller Cisco til kalenderbegivenheden.

  • Til personlige lektioner kan du tilføje en parkeringslinje, et lokalenummer eller en dørkode.

• Håndter tidszoner automatisk

  • Hvis du underviser på tværs af tidszoner, viser Doodle tiderne i seerens lokale tid.

  • Alene dette kan forhindre mange tabte onlinesessioner.

Brug Doodle Sign-up Sheets til gruppeklasser eller SAT boot camps. Sæt pladsgrænser, definer tidsintervaller, og lad familierne vælge. Slå påmindelser til for at reducere huller. Hvis du har store grupper, kan Doodle sende e-mails til op til 1000 deltagere.

Lav beskeder, der får folk til at dukke op

Det er vigtigt, hvad du siger i en påmindelse. Hver besked bør besvare fire spørgsmål på få sekunder.

1. Hvornår er min session?

2. Hvor skal jeg hen, eller hvordan tilmelder jeg mig?

3. Hvad skal jeg medbringe eller gøre?

4. Hvordan får jeg en ny tid, hvis det er nødvendigt?

Hold tonen venlig og klar. Sigt efter en til to linjer i SMS og fem til otte linjer i e-mail.

Tjekliste til at inkludere i påmindelser:

• Dag, dato, klokkeslæt og tidszone

• Adresse eller live-link til onlineundervisning

• Forberedelsestrin i én linje

• Betalingsstatus og eventuelt skyldigt beløb

• Link til omlægning af tid

• Hurtig måde at nå dig på ved problemer i sidste øjeblik

Doodle Pro kan generere en klar sessionsbeskrivelse til dig. Du kan indstille tonen og længden og derefter anvende den på bekræftelser og påmindelser. Tilføj dit logo og dine farver, så forældrene hurtigt kan genkende dine beskeder.

Praktiske tips til undervisere, som du kan bruge i dag

• Tip 1: Brug forskellige tidspunkter for tilbagevendende og første sessioner

• Tip 2: Tilføj en anmodning om forældrebekræftelse

• Tip 3: Tag sessioner, der skal forberedes

• Tip 4: Giv mulighed for at komme for sent

• Tip 5: Brug en venteliste til gruppesessioner

• Tip 6: Send en teaser om fremskridt

• Tip 7: Giv tilbagevendende udeblivelser et puf med valgmuligheder

• Tip 8: Beskyt din tid med indskud

Almindelige fejl at undgå

• At sende for mange påmindelser

• At gemme vigtig information i lange e-mails

• At glemme forældrene

• Ikke at håndtere tidszoner

• Ingen nem mulighed for at ændre tidsplanen

• Springer betalingsoplysninger over

• Brug af forskellige platforme til hvert trin

Værktøjer og løsninger, der får påmindelser til at fungere

Doodle giver undervisere en ren opsætning til booking, påmindelser og betaling.

• Booking-side

  • Del et enkelt link, der kun viser de tidspunkter, hvor du er ledig, baseret på din kalender.

  • Forbind Google Kalender, Outlook Kalender eller Apple Kalender, så Doodle blokerer for konflikter.

  • Slå automatiske påmindelser til, og tilføj buffere. Opkræv betaling med Stripe ved booking.

• 1:1

  • Tilbyd et kurateret sæt tider til nye elever eller makeup-sessioner.

  • Lad den studerende vælge med et enkelt klik. Doodle sender bekræftelse og påmindelser.

  • Perfekt til prøvetimer og placeringsmøder.

• Tilmeldingsark

  • Perfekt til små gruppeklasser, ACT-crashkurser eller ferieworkshops.

  • Sæt pladsgrænser, tilføj flere sessioner, og lad eleverne vælge.

  • Skjul deltageroplysninger for at beskytte de studerendes privatliv.

• Gruppeafstemninger

  • Når du vil starte et nyt gruppeafsnit, kan du spørge elever eller forældre for at finde det bedste tidspunkt.

  • Inviter op til 1000 deltagere via e-mail. Sæt en deadline, og lad Doodle sende påmindelser om at stemme.

Nyttige integrationer:

• Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, Cisco

• Stripe til betalinger

• Zapier til SMS og CRM

Premium-funktioner:

• AI-genererede sessionsbeskrivelser

• Brugerdefineret branding

• Ubegrænset antal tilmeldingsark

• Annoncefri oplevelse

• Masseinvitationer

• Registrering af tidszone

• Sikkerhed på virksomhedsniveau

Eksempler fra den virkelige verden

• SAT-vejleder reducerer huller i forårskriseMaya kører en-til-en SAT-forberedelse. Hun indstillede sin Doodle-bookingside til at kræve et depositum på 25 dollars via Stripe og tilføjede påmindelser efter 24 timer og 2 timer. Hver besked indeholder en kort tjekliste og et link til en ny tid. Forældrene rapporterer om færre forvekslinger, og Maya oplever et mere stabilt fremmøde i højsæsonen.

• Online sproglærer håndterer tre tidszonerCarlos underviser voksne i spansk i USA og Europa. Han bruger Doodle 1:1 til at tilbyde ugentlige tidsblokke. Doodle viser tiderne i hver elevs lokale tid og tilføjer et Zoom-link til hver begivenhed. Carlos tilføjede en 10-minutters SMS-påmindelse, som reducerede antallet af sene tilmeldinger og udeblivelser på tværs af tidszoner.

• Musikteoriworkshoppen forbliver fuldJae er vært for et lørdagskursus før regionale auditions. Med Doodle Sign-up Sheets satte han en grænse på 8 pladser og lod de studerende vælge et af to tidsrum. Når nogen aflyste, fyldte den næste elev på hans liste pladsen. Påmindelser gik til alle tilmeldte elever, og Jae skjulte deltageroplysninger for at beskytte privatlivets fred.

• Algebra-vejleder forenkler forældrekoordineringPriya vejleder elever på mellemtrinnet. Hun kopierer alle bekræftelser og påmindelser til forældrene. Hun tilføjede parkeringsinstruktioner til sin skabelon og en kort linje om sin 24-timers politik. Forældrene sætter pris på klarheden, og Priya bruger mindre tid på at jage bekræftelser.

De vigtigste ting at lære

• En enkel kadence virker: bekræftelse, 24 timer, 2 timer og et kort puf før onlinesessioner.

• Inkluder tid, link eller adresse, forberedelsestrin, betalingsstatus og et link til omplanlægning i hver påmindelse.

• Match kanaler til den studerende, og kopier forældre til mindreårige

• Opkræv betaling med Stripe ved booking for at øge engagementet og reducere no-shows

• Brug Doodle-bookingside, 1:1, tilmeldingsark og gruppeafstemninger til at holde sessioner fyldt og påmindelser på autopilot

Dit næste skridt til nemmere vejledningssessioner

Reducer antallet af udeblivelser med tydelige påmindelser, nem omplanlægning og enkel betaling. Doodle giver dig et enkelt link til at booke, automatiske påmindelser knyttet til din kalender og Stripe til indskud eller fuld betaling. Tilføj videolinks, indstil buffere, og brug AI til at skrive forberedende noter på få sekunder.

Er du klar til at reducere antallet af udeblivelser og spare timer hver uge? Opret en Doodle og opsæt din første bookingside eller 1:1 på få minutter.