Planlæg din workshop: Fra stor idé til reel effekt

Det kræver mere end en god PowerPoint at afholde en workshop, der sætter sig fast i folks bevidsthed. Du har brug for klare mål, en stram tidslinje og aktiviteter, der trækker folk til. Som en, der planlægger dusinvis af samarbejdssessioner hver måned her hos Doodle, har jeg lært, at små detaljer - som at vælge det rigtige rumlayout eller teste dit videoopkaldslink - kan gøre eller ødelægge oplevelsen.

1. Start med et skarpt formål

Først og fremmest skal du finde ud af, hvad du vil have deltagerne til at gå derfra med. Indsamler du nye ideer til en produktplan? Undervise i en ny proces? Udarbejde en strategisk plan? Skriv en eller to sætninger, der beskriver dit mål. Det kan f.eks. være

"Vi vil bruge denne totimers session til at samle tre konkrete marketingtaktikker til Q4."

At have en sætning som denne på hver flipover og programinvitation holder alle på sporet.

2. Skitsér din tidslinje baglæns

Jeg blokerer de vigtigste milepæle mindst seks uger før arrangementet. Her er en simpel tidsplan:

• 6 uger ude i fremtiden: Definer målet, inviter de vigtigste beslutningstagere, vælg datoer

• 4 uger ude i fremtiden: Book lokale (eller videoværktøj), lav udkast til dagsorden, find eventuelle gæstetalere

• 2 uger ude i fremtiden: Bestil materialer, færdiggør slide decks og hands-on øvelser

• 1 uge ude i fremtiden: Kør et teknisk tjek, print navneskilte, send påmindelse med pre-reads

• På dagen: Kom tidligt for at sætte op, hilse på deltagerne, gennemgå velkomstscriptet

Hvis du arbejder baglæns på denne måde, finder du de vigtigste punkter - hvis du venter med at booke lokaler til to uger før, risikerer du at skulle nøjes med en kælder uden vinduer.

3. Vælg aktiviteter, der matcher dit mål

Workshops kan se meget forskellige ud afhængigt af dit fokus. En brainstorming-session kan starte med en 5-minutters lynrunde, hvor alle noterer ideer, og derefter grupperer ideerne efter tema. En træningsworkshop kan være baseret på praktiske rollespil og live-demonstrationer. I en nylig session om kundesupport delte vi os op i triader, så hver person kunne spille "agent", "kunde" eller "observatør" - og roterede derefter rollerne hvert tiende minut for at holde energien høj.

Uanset formatet skal du veksle mellem:

1. Individuelt arbejde (stille refleksion eller skrivning)

2. Par eller triader (dybere samtale)

3. Deling i hele gruppen (indfangning af store temaer)

4. Design til ægte interaktion

Slides alene er ikke nok. Jeg indbygger mini-udfordringer som "find en person, der deler din yndlingsarbejdsvane" eller "pitch en idé på 60 sekunder." Disse hurtige udbrud får folk op af stolene og i gang med at tale. Hvis din gruppe er på Zoom, kan du bruge breakout-rum til disse opgaver og bede hvert team om at give en indsigt i chatten, så ingen idé går tabt.

5. Få styr på logistikken

Tekniske problemer dræber momentum. En gang opfangede vores videolokales indbyggede mikrofon ikke samtaler ved sidebordene, og halvdelen af gruppen forsvandt under smågruppearbejdet. Nu gør jeg det:

• Tester jeg alle mikrofoner, kameraer og kabler på forhånd

• Har backup-højttalere og en ekstra laptop ved hånden

• Mærk forsyninger (tuscher, klistermærker, udskrifter) efter aktivitet

Hvis du kører en fjernsession, så bed deltagerne om at komme fem minutter før, så de kan nå at løse eventuelle login-problemer.

6. Led med tilstedeværelse, ikke PowerPoint

Dit job som facilitator er ikke at belære, men at vejlede. Start med en hurtig icebreaker - som "fortæl en overraskende ting om din sidste arbejdsuge" - for at sætte en venlig tone. Hold øje med uret, men lad en rig samtale strække sig, hvis den giver værdi. Når nogen dominerer diskussionen, så stil et spørgsmål til en, der er mere stille: "Amal, hvad mener du?" Dette enkle træk bringer nye stemmer ind i rummet.

7. Fasthold beslutninger og næste skridt

Workshops, der slutter uden klare handlinger, føles som en god snak uden opfølgning. Jeg bruger en "parkeringsplads"-flipover til at notere off-topic, men værdifulde punkter. Ved afslutningen spørger jeg: "Hvad er den ene ting, du vil prøve på mandag?" Derefter fotograferer jeg alle vores diagrammer, skriver resultaterne i punktform og sender en e-mail til gruppen inden for 24 timer.

8. Tjek ind igen

To til fire uger senere sender du en hurtig pulsundersøgelse:

• "Hvor nyttig var workshoppen?"

• "Hvilke punkter tog du fat på?"

• "Hvad bremsede dig?"

Hos Doodle har vi fundet ud af, at disse check-ins fordobler chancen for, at holdene rent faktisk udruller de ideer, vi har afdækket sammen.

At køre en workshop godt betyder at jonglere med formål, mennesker, plads og timing - men det betaler sig i form af nye ideer og ægte opbakning. Jeg bliver stadig glad, når jeg ser deltagerne lyse op i det øjeblik, en plan falder på plads. Hvilken del af workshop-planlægningen finder du mest udfordrende, og hvordan vil du måske tackle den næste gang?