Sådan sætter du klare mål og forventninger til dine møder

Opfinderen af telefonen, Alexander Graham Bell, sagde engang: "Før noget andet er forberedelse nøglen til succes." Når det drejer sig om at forstå, hvad du vil opnå på et mødekunne dette ikke være mere sandt.

Forberedelse til et møde er en af nøglekomponenterne til dets succes. Ifølge Inc. koster ineffektive møder amerikanske virksomheder omkring 283 milliarder dollars om året. Så hvordan kan du sikre, at du sætter mål for møderne for dine møder for at hjælpe dit team med at leve op til dine forventninger? Lad os se på nogle trin, du kan tage for at opnå succes.

Hvorfor holder du møde?

At identificere formålet med dit møde er afgørende for at sætte klare mål og forventninger. For hvordan kan du forvente at opnå et bestemt resultat, hvis du ikke ved, hvad det er?

Som virksomhedsleder har du sandsynligvis meget at se til. Hvis du ikke mødes med interessenter, forsøger du at holde styr på vigtige beslutninger. Din tid er værdifuld, så det er vigtigt at sørge for, at hvert eneste møde, du holder, tjener et formål. Du skal leve efter en vigtig regel: Spild ikke tid på at indhente folk, når samtalen kan klares med en e-mail.

Før du overhovedet begynder invitere folk til dit møde brug et par minutter på at tænke over det problem eller den problemstilling, du vil tage op. Hvad håber du at opnå ved at holde dette møde? Skal du træffe en beslutning? Løse et problem? Brainstorme nye ideer?

Når det står klart for dig, hvad formålet med mødet er, skal du gøre det klart for alle deltagere. Det er ikke kun med til at sætte tonen for mødet, men sikrer også, at alle er på samme side og kan komme forberedt med ideer og løsninger, som de kan bidrage med.

Ved at gøre dette kan du sikre, at dit team ved, hvad der forventes af dem, og du sætter scenen for et vellykket møde. Det vil ikke kun spare tid og øge effektiviteten, men det vil også hjælpe med at sikre, at du gør fremskridt i retning af dine forretningsmål.

Hvem skal være der?

Dette er mere afgørende for dit mødes succes, end du tror - især når det drejer sig om planlægning af gruppemøder. Hvis de forkerte mennesker er der, kan det føre til en masse sidesnak, og der er langt større sandsynlighed for, at man går uden for emnet. Alt dette er spildt tid, som let kan resultere i, at I skal mødes igen og kommer længere væk fra det, I ønsker at opnå.

Som virksomhedsleder eller iværksætter er det vigtigt nøje at overveje, hvem du har brug for til effektivt at løse det aktuelle problem. Det kan være relevante interessenter, beslutningstagere og teammedlemmer, der har relevant ekspertise eller erfaring.

Det er også vigtigt at overveje mødets størrelse. Hvis der er mange mennesker til stede, kan det være sværere at få en produktiv diskussion og nå frem til en beslutning. For mange kokke ødelægger suppen, som man siger. På den anden side, hvis du ikke inviterer de rigtige mennesker, kan det føre til manglende opbakning eller forpassede muligheder for input. Tænk dig godt om på forhånd, lav en liste, eller tal med andre ledere om, hvem der skal deltage.

Når du ved, hvem du skal invitere, er udfordringen at finde et tidspunkt. Et planlægningsværktøj som Doodle kan hjælpe dig med at finde et tidspunkt hurtigt, uden at du behøver at fare vild i en e-mail frem og tilbage. Du kan også lave en afstemning og begynde at få bekræftelser på få minutter.

Lav en dagsorden

Mange glemmer dem ofte, men en dagsorden er en af de enkleste, men mest effektive måder at sætte klare mål og forventninger på. Det hjælper ikke kun med at sikre, at du holder dig på sporet og ikke glider væk fra den tildelte tid eller diskussion, men det hjælper også deltagerne med at komme forberedt med deres egne ideer og løsninger.

For CEO'er og ledere er det vigtigt at bruge et par minutter på at skitsere de emner, du vil have diskuteret på mødet, samt den tid, der er afsat til hvert emne. Det kan være med til at sikre, at alle emner bliver dækket, og at mødet forbliver fokuseret.

Det er også en god idé at finde ud af, hvem der er ansvarlig for at lede hver diskussion. Det kan være dig eller en fra dit team med større indsigt i det pågældende område. Det vil virkelig hjælpe dig med at få håndgribelige resultater ud af mødet.

Glem ikke at følge op

Der er meget lidt mening med at holde et møde, hvis du ikke får noget ud af det. Derfor er er opfølgning vigtig. Det er den bedste måde at sikre, at de næste skridt eller handlingspunkter, der blev aftalt på mødet, bliver gennemført. Med Doodle er det nemt at finde mødetid til at få dette til at ske.

Først er det vigtigt at gennemgå de fremskridt, der er gjort for at nå de mål, der blev sat på mødet. Det kan f.eks. være at tjekke op på status for de opgaver, der er blevet tildelt, eller at gennemgå de fremskridt, der er sket i forhold til at løse et bestemt problem. På den måde kan du sikre, at alt er på rette spor, og gribe ind, hvis det begynder at køre af sporet. At fange problemsituationer tidligt er nøglen til at afbøde potentielle katastrofer.

Effektiv opfølgning er også med til at skabe en følelse af ansvarlighed i dit team og sikre, at opgaverne bliver afsluttet i tide. Det er en god idé at etablere et system til opfølgning, f.eks. ved at sende et resumé af mødet sammen med handlingspunkter til alle deltagere. En regelmæssig 1:1-proces er også en god måde at sikre, at du holder dig ajour med alt, hvad der sker i virksomheden.

Du vil opdage, at det er meget lettere at få succes med dine møder, hvis du planlægger i forvejen, bruger en online mødeplanlægger og har klare mål og forventninger. Forstå, hvorfor du skal mødes, hvem der skal være til stede, lav en struktureret dagsorden, og glem ikke at følge op. Anvend disse trin, hver gang du skal holde et møde, og du vil helt sikkert opleve et løft i produktiviteten.