Sådan planlægger du gruppeprojekter uden kaos

Når jeg tænker på gruppeprojekter i min studietid, var det ikke selve arbejdet, der var det sværeste. Det var planlægningen. At forsøge at få fem kalendere til at passe sammen var som at løse en Rubiks terning... med bind for øjnene.

Især ét projekt skiller sig ud: Vi brugte mere tid i gruppechatten på at diskutere mødetider end på at diskutere præsentationen. Efter det indså jeg noget - det var ikke valgfrit at være organiseret. Det var grundlaget for at gøre et godt stykke arbejde sammen.

Her er, hvad jeg lærte om at forenkle gruppeplanlægningen, så du kan fokusere på projektet og ikke på ping-pong-beskederne.

1. Slå tonen an tidligt (vent ikke på kaos)

Så snart gruppen er dannet, bør nogen (måske dig?) tage teten med at planlægge det første møde. Vent ikke på, at kaosset starter - vær proaktiv.

Start med at skrive en kort velkomstbesked i gruppechatten. Tilbyd derefter tre eller fire mulige mødetidspunkter inden for de næste par dage. Lad gruppen vide det: "Lad os aftale dette inden [dato]." Og del et link til planlægningen med det samme (det kommer vi til om lidt).

At tage initiativ gør dig ikke til en chef - det gør projektet mere gnidningsfrit for alle.

2. Brug planlægningssoftware til at eliminere planlægningsspiralen

Hvis du nogensinde har spurgt "Hvornår fungerer det for alle?" og fået tavse eller modstridende svar, ved du allerede, hvorfor en gruppeafstemning er vigtig.

Her er, hvordan jeg gør det:

Først lægger jeg fire til seks realistiske tidspunkter ind i en gruppeafstemning ved hjælp af Doodle. Så deler jeg linket i gruppechatten. Alle vælger, hvad der passer dem, og Doodle finder automatisk det bedste tidspunkt.

Ingen ulæste beskeder. Ingen vage "måske torsdag?"-svar. Bare klarhed, hurtigt.

3. Lad være med at overinvitere eller overkomplicere

Ikke alle møder har brug for alle personer. Hvis dit første møde kun handler om at skitsere ideer eller fordele roller, er det nogle gange nok med to eller tre personer for at få gang i tingene.

Det, der har hjulpet mig, er at udpege skiftende ledere til forskellige møder, at opdele i mindre arbejdspar og at fastsætte asynkrone deadlines, så ikke alt behøver at ske live.

På små, fokuserede møder opnår man ofte mere end ved opkald til hele gruppen, som trækker ud uden nogen klar retning.

4. Få hvert møde til at tælle

Når tiden er sat, skal du sørge for, at alle ved, hvad mødet handler om. Jeg begyndte at sende korte dagsordener før hvert møde, og det gjorde en stor forskel.

En typisk dagsorden kan omfatte: et check-in på individuelle fremskridt, gennemgang af et fælles dokument eller en disposition, afklaring af næste skridt og fastsættelse af en deadline inden næste check-in.

To minutters forberedelse gør hele mødet mere produktivt - og med respekt for alles tid.

5. Bekræft, sæt i kalenderen, gentag

Når gruppen er blevet enig om et tidspunkt, sender jeg en kalenderinvitation med det samme. Jeg inkluderer dato, klokkeslæt (og dobbelttjekker tidszoner), linket til det delte dokument, et link til videoopkald og en påmindelse 15 minutter før.

Det får mødet til at føles officielt, ikke "foreløbigt". Når det er i deres kalender, er der større sandsynlighed for, at folk dukker op.

Planlægning behøver ikke at være den hovedpine, der får dit projekt til at køre af sporet. Med de rigtige værktøjer (og lidt initiativ) kan gruppesamarbejde faktisk føles ... nemt. Eller i hvert fald lettere end det plejede at være.

Har du dit eget trick til at koordinere gruppearbejde? Del det med os på LinkedIn - vi lærer altid af andre planlæggere.