Sådan får du stressfri kontortid med ét bookinglink

Kontortid skal hjælpe de studerende, ikke dræne dig for energi. Med et bookinglink kan du reducere antallet af e-mails frem og tilbage, reducere antallet af køer og beskytte din kalender. Du kan holde din dør åben for studerende uden at opgive din planperiode eller din aften.

I denne guide vil du lære, hvordan undervisere og professorer kan køre stressfri kontortid med et bookinglink. Du vil se, hvordan du opretter tidsvinduer, indsamler de rigtige oplysninger og skifter mellem personligt fremmøde og online. Vi bruger Doodles bookingside, 1:1, gruppeafstemninger og tilmeldingsark til at dække reelle behov i klasseværelset.

Du får en klar plan, som du kan sætte op på under 15 minutter. Dine studerende vil vide præcis, hvordan de skal mødes med dig, og din kalender vil kun vise møder, der passer ind i dit skema.

Udfordringen for lærere og professorer

Kontortid bliver ofte til kaos. Almindelige problemer omfatter:

• Lange køer og tomgang. Nogle dage har du 10 studerende, der venter. Andre dage kommer der ingen.

• Endeløse e-mails for at finde en tid. Du sender fem muligheder, og så svarer en studerende med tre nye.

• Ubesvarede møder. De studerende glemmer det, kommer for sent eller vælger det forkerte sted.

• Forveksling af tidszoner. Online- og hybridklasser skaber forvirring for fjernstuderende.

• FERPA og privatlivets fred. Offentlige tilmeldingslister afslører de studerendes navne og emner.

• Ingen grænser. Studerende booker under forberedelsen, på vej til arbejde eller efter arbejdstid.

Disse problemer giver stress og tager tid fra karaktergivning, undervisningsplanlægning og research. Et enkelt bookinglink kan løse de fleste af dem.

Hvorfor dette er vigtigt for undervisere og professorer

Klare kontortider understøtter de studerendes succes. Studerende, der mødes med dig tidligt, fanger problemer før eksamener og projekter. God planlægning beskytter også din tid, så du kan planlægge bedre lektioner og give fokuseret feedback.

Et enkelt bookinglink hjælper dig:

• Holde forudsigelige timer, som de studerende stoler på

• Forebygge dobbeltbookinger og walk-ins i sidste øjeblik

• Tilbyde både personlige og online muligheder

• Respektere privatlivets fred, mens du stadig inviterer til hjælp

• Reducere udeblivelser med påmindelser

Lad os nu opbygge dit kontortidssystem trin for trin.

Byg dit ene bookinglink på den smarte måde

Brug Doodle Booking Page til at oprette et link, som de studerende kan bruge hele semesteret. Det forbinder til Google Kalender, Outlook eller Apple Kalender, så det kun er dine rigtige ledige tider, der vises.

Trin 1: Forbind din kalender

• Forbind din skolekalender eller personlige kalender. Doodle vil kun vise åbne tider.

• Hvis du underviser i blokke, skal du forbinde flere kalendere. Doodle vil undgå konflikter på tværs af dem.

• Hold din kalender privat. Kun du kan se detaljer om begivenhederne.

Trin 2: Indstil ugentlige tidsvinduer

• Tilføj tilbagevendende kontortidsvinduer. For eksempel tirsdag og torsdag kl. 13.30-15.30.

• Tilføj ekstra vinduer under terminsprøver og eksamener.

• Hvis du underviser på flere kurser, skal du oprette separate bookingsider. Giv dem en titel efter kursuskode.

Trin 3: Vælg slotlængde og buffere

• Vælg en standardvarighed. Mange undervisere bruger 10 til 15 minutter til hurtige spørgsmål og 25 til 30 minutter til projekthjælp.

• Tilføj buffertid. 5 minutter mellem møderne hjælper dig med at tage noter og nulstille.

• Begræns antallet af møder pr. dag for at beskytte din bedømmelsestid.

Trin 4: Indsaml de rigtige oplysninger på forhånd

Brug Doodles brugerdefinerede spørgsmål til at forberede dig:

• Hvilket kursus og hvilken sektion er du på?

• Hvad vil du gerne diskutere?

• Foretrækker du personligt eller online?

• Del et link eller en fil, hvis det er nødvendigt

Disse spørgsmål hjælper de studerende med at forberede sig og giver dig mulighed for at indsamle kontekst. Du kan justere tonen og længden med Doodles AI-genererede mødebeskrivelser, hvis du vil have en venlig, klar bekræftelsesbesked.

Trin 5: Indstil placering og videokonference

• Tilføj din kontorplacering til personlige møder.

• Tilføj et Google Meet-, Zoom-, Microsoft Teams- eller Cisco Webex-link til onlinemøder.

• Lad de studerende vælge formatet. Doodle kan automatisk inkludere det rigtige link i invitationen.

Trin 6: Tilføj påmindelser og en fair afbestillingspolitik

• Slå automatiske e-mailpåmindelser til 24 timer og 1 time før mødet.

• Giv de studerende mulighed for at aflyse eller flytte mødet op til en bestemt tidsfrist. Dette åbner pladsen for andre.

• For ekstra privatliv kan du bruge Hide participant details i Doodle Pro, især hvis du deler et tilmeldingsark med en klasse.

Trin 7: Del dit bookinglink overalt

• Indsæt linket i din LMS, pensum og ugentlige meddelelser.

• Føj linket til din e-mail-signatur og kursets hjemmeside.

• Print en QR-kode til din dør og dit slide deck.

• Fastgør den i klassens chat eller forum for hurtig adgang.

Når det er live, kan de studerende booke på under et minut. Du kan se din kontortid blive fyldt med mindre stress.

Praktiske tips til at få kontortiden til at glide

Disse taktikker fungerer på K12, community colleges og universiteter.

• Tip 1: Brug separate bookingsider til forskellige behov. En til hurtige spørgsmål om kurset. En til rådgivning. En til forskningsstuderende.

• Tip 2: Indstil emnebaserede varigheder. Brug 10 minutter til hurtige lektietjek. Giv 30 minutter til feedback på specialet.

• Tip 3: Stil et forberedende spørgsmål. Eksempel: Hvilket sidetal eller opgavesæt er du i gang med? Det sparer tid under mødet.

• Tip 4: Beskyt dine spidsbelastningsperioder. Bloker forberedelsestimer, karakterblokke og personlig tid i din kalender, så de aldrig vises som bookbare.

• Tip 5: Brug påmindelser til at reducere antallet af udeblivelser. De fleste studerende går glip af møder, fordi de glemmer det. To enkle påmindelser hjælper meget.

• Tip 6: Respekter tidszoner for online-elever. Doodle viser tider i den studerendes lokale tid. Tilføj en note i din bekræftelse for at undgå forvirring.

• Tip 7: Tilbyd gruppehjælp til fælles emner. Brug Doodle Sign-up Sheets til at oprette en gennemgangssession med 10 pladser. De studerende vælger en plads, og du holder styr på kapaciteten.

• Tip 8: I travle uger kan du skifte til 1:1 med et begrænset antal tidspunkter. Med Doodle 1:1 kan du dele en kort liste over muligheder uden at afsløre hele din kalender.

• Tip 9: Del noter efter møder. Indsæt handlingspunkter i kalenderinvitationen eller e-mailen. Doodles AI-beskrivelse kan hjælpe med at udarbejde en klar opsummeringsskabelon.

• Tip 10: Brug tilmeldingsark til forældremøder. Sæt 10 eller 15 minutter af til en aften, begræns antallet af pladser pr. plads, og hold navne hemmelige, hvis det er nødvendigt.

Almindelige fejl at undgå

Spar tid ved at springe disse faldgruber over.

• At lade walk-ins styre din dag. Walk-ins er fint, men de bør ikke erstatte planlagte tider. Hold dit dørskilt tydeligt med en QR-kode til booking.

• Ikke at sætte buffere. Back-to-back-møder gør dig træt. Tilføj en buffer på 5 minutter som standard.

• Brug af offentlige regneark. Synlige navne og emner kan give anledning til bekymringer om privatlivets fred. Doodle holder de studerendes oplysninger private og reklamefri på Pro-abonnementer.

• Glemmer tidszoner. Hvis du underviser online, skal du gøre det klart, at bookinger vises i den studerendes lokale tid. Bekræft det i invitationen.

• Tillader ubegrænsede bookinger. Sæt loft over daglige møder, og begræns, hvor lang tid i forvejen de studerende kan booke. Det forhindrer overbelastning i sidste øjeblik.

• Blanding af alle emner i ét link. Brug separate sider til vejlednings-, rådgivnings- og forskningsmøder. Det holder varigheden og spørgsmålene klare.

• Ikke at opdatere placering. Hvis du flytter til en anden bygning eller skifter til Zoom i en uge, skal du opdatere din bookingside én gang, så alle invitationer er korrekte.

Værktøjer og løsninger, som undervisere og professorer kan stole på

Doodle giver dig enkle værktøjer, der matcher den måde, skoler arbejder på.

• Bookingside: Del ét link, og lad kun eleverne booke i de tidsvinduer, du har angivet. Forbind Google Kalender, Outlook eller Apple Kalender for at undgå konflikter.

• 1:1: Tilbyd nogle få tidsvalg til en bestemt elev eller kollega. Nyttigt til følsomme møder eller hurtig opfølgning.

• Gruppeafstemninger: Vælg et tidspunkt til udvalgsmøder, laboratoriegrupper eller studiesessioner. Inviter op til 1000 deltagere, og luk afstemningen, når du har valgt det bedste tidspunkt.

• Tilmeldingssedler: Opret sessioner med et bestemt antal pladser. Ideel til gennemgangsworkshops, laboratorietjek, forældremøder eller makeup-quizzer.

Nyttige funktioner til uddannelse:

• Videokonferencer: Tilføj Zoom, Google Meet, Teams eller Webex til dine invitationer uden ekstra trin.

• Påmindelser og deadlines: Reducer antallet af udeblivelser med automatiske påmindelser, og sæt en deadline for booking før undervisning eller eksamen.

• Kontrol af privatlivets fred: Skjul deltageroplysninger, og brug en reklamefri oplevelse med Doodle Pro og Teams.

• Brugerdefineret branding: Brug din skoles farver og logo på delte sider, så eleverne kan genkende dine sider.

• AI-mødebeskrivelser: Generer klare bekræftelser og instruktioner med en tone, der passer til din stil.

• Zapier-integration: Send bookinger til regneark, Slack eller dit LMS ved hjælp af Zapier, hvis din skole understøtter det.

• E-mailinvitationer: Send invitationer til op til 1000 deltagere til en gennemgangssession eller et afdelingsmøde.

• Sikkerhed: Datasikkerhed og privatliv på virksomhedsniveau beskytter dine oplysninger.

• Betalinger med Stripe: Hvis du tilbyder betalt vejledning, porteføljegennemgang eller efteruddannelsesrådgivning, kan du forbinde Stripe til Booking Page eller 1:1 og opkræve betaling, når de studerende booker.

Med disse værktøjer kan du afholde kontortid, der føles rolig og effektiv.

Eksempler fra den virkelige verden i klasseværelserne

Se, hvordan undervisere bruger et bookinglink i forskellige sammenhænge.

• Stort forelæsningskursus på et universitet: Professor Rivera underviser i Intro to Psychology med 240 studerende. Hun oprettede en bookingside med 10 minutters slots tirsdag og torsdag eftermiddag, tilføjede en buffer på 5 minutter og bad de studerende om at vælge et emne fra en dropdown. Hun brugte Doodles påmindelser og oplevede færre udeblivelser. I eksamensugen tilføjede hun vinduer lørdag morgen og aktiverede en booking-deadline aftenen før.

• Rådgivning på community college: Lopez rådgiver førsteårsstuderende. Han bruger Doodle 1:1 til studerende, der har brug for længere møder. Han deler tre tidsmuligheder, så skriver Doodle invitationen og tilføjer et Google Meet-link, hvis det er nødvendigt. Han begrænser forhåndsbooking til to uger, så efterspørgslen forbliver håndterbar.

• Forældremøder i gymnasiet: Chen afholder efterårskonferencer på to aftener. Hun har lavet et tilmeldingsark med 15 minutter og en plads pr. gang. Forældrene booker tid og får påmindelser. Chen skjulte deltageroplysninger og tilføjede lokalnumre i beskrivelsen, så forældrene ved, hvor de skal gå hen.

• Eksternt seminar for kandidater: Dr. Patel møder forskningsstuderende på tværs af tidszoner. Hun bruger en bookingside med 30 minutters slots og beder de studerende om at indsætte et udkast til et link. Doodle viser den studerendes lokale tid, tilføjer automatisk et Zoom-link og sender påmindelser. Dr. Patel bekymrer sig aldrig om tidszonematematik.

• Kritik af studiekunst: Professor Williams tilbyder valgfri portfolio-gennemgang, som tager 45 minutter. Hun bruger Booking Page med Stripe til studerende uden for hendes kurser, som ønsker en betalt kritik. Betalingen opkræves under bookingen, så hun bruger mødet på feedback og ikke på at fakturere.

Hver case bruger den samme idé. Et bookinglink, klare tidsvinduer og det rigtige produkt til opgaven.

Avancerede best practices til travle uger

Når semestret går i gang, kan du tilføje disse taktikker.

• Tematiser dine dage: Dediker tirsdag til hurtige kursusspørgsmål og torsdag til projekthjælp. Opret separate bookingsider med den rette varighed.

• Tilbyd gruppehjælp til fælles emner: Brug tilmeldingsark til at oprette en 45 minutters gennemgangsblok med 10 pladser. Tilføj et loft, så du ikke overskrider lokalekapaciteten.

• Brug emne-tags i indgangen: Tilføj et multiple choice-spørgsmål som Eksamensforberedelse, Lektier, Laboratorierapport eller Skriftlig feedback. Sorter dine forberedelsesnoter efter tag.

• Batch-feedback: Bed de studerende om at vedhæfte et link til deres udkast. Skim før mødet, så du kan bruge tiden på dybere spørgsmål.

• Pivot uden stress: Hvis vejr eller sygdom flytter dig online, skal du kun opdatere bookingsidens placering én gang. Nye og eksisterende invitationer vil indeholde det korrekte videolink.

• Beskyt din wellness-tid: Bloker frokost og pendling i din kalender, så de aldrig vises som bookbare. Brug daglige caps for at holde energien til undervisningen.

Sådan løser Doodle almindelige udfordringer i kontortiden

Match hvert smertepunkt med en enkel løsning.

• For mange e-mails at planlægge: Del et link til bookingsiden i din pensumliste og LMS. De studerende vælger et tidspunkt, der passer ind i din kalender.

• Udeblivelser og sene ankomster: Slå automatiske påmindelser til, og tilføj en buffer. De studerende får et skub, og du får et pusterum mellem møderne.

• Bekymring for privatlivets fred: Skjul deltageroplysninger, og hold dine sider reklamefri på Pro. Studerende booker sikkert uden at se, hvem der ellers mødes med dig.

• Forvirring om tidszoner: Doodle viser tidspunkter i hver elevs lokale tid og tilføjer det korrekte videolink.

• Overbookede dage: Begræns daglige bookinger og indstil timer, hvor du accepterer møder. Dine bedømmelsesblokke forbliver beskyttede.

• Enkeltstående gruppebehov: Brug Group Polls til et udvalg eller laboratorium for at finde et tidspunkt, der fungerer. Luk afstemningen, og send kalenderinvitationen fra Doodle.

• Særlige begivenheder og workshops: Brug tilmeldingssedler til at fastsætte mødetider og antal pladser. Forældre eller studerende får en plads, og du holder styr på kapaciteten.

Det vigtigste at tage med

• Et enkelt bookinglink gør kontortiden klar og konsekvent for de studerende.

• Forbind din kalender og indstil ugentlige tidsvinduer for at undgå konflikter.

• Brug brugerdefinerede spørgsmål, påmindelser og buffere til at holde møder fokuserede og til tiden.

• Vælg det rigtige Doodle-værktøj til opgaven, fra bookingside til tilmeldingsark.

• Beskyt privatlivets fred, respekter tidszoner, og hold din kalender sund med caps og limits.

Kom i gang med bedre planlægning

Du behøver ikke et komplekst system for at køre stressfri kontortid. Indstil dine ugentlige vinduer én gang, del et bookinglink, og lad Doodle håndtere resten. Studerende booker på få sekunder. Du får din tid tilbage til undervisning, forskning og feedback.

Opret en gratis konto, forbind din kalender, og byg din første bookingside på få minutter. Tilføj påmindelser, brugerdefinerede spørgsmål og dit videolink. Hvis du har brug for brugerdefineret branding, privatlivskontrol eller betaling med Stripe, kan du prøve Doodle Pro.

Er du klar til at forenkle din planlægning? Besøg https://doodle.com/create-doodle for at oprette dit første bookinglink og gøre kontortid nemt for dig og dine studerende.