5 måder at sætte turbo på din kalender i det nye år

Du har haft en god ferie og vender tilbage på kontoret i januar og er spændt på, hvad det nye år vil bringe for din virksomhed. Første møde, og du bliver mødt med en liste over nytårsforsætter fra dine kolleger. Nogle har planer om at tabe sig, andre har planer om endelig at beherske spansk efter seks års forsøg. Der er en blanding af store og små mål, hvoraf meget få vil blive nået.

I år har du chancen for at være anderledes. Du kan tage kontrol over din kalender, forbedre din produktivitet og vise dine holdkammerater, at nytårsforsætter ikke behøver at være tomme løfter.

Vi har fundet nogle tips til at hjælpe dig med at sætte turbo på din kalenderstyring og sætte dig selv i stand til et godt nytår.

Identificer dine prioriteter

Det er vigtigt at identificere dine prioriteter, når du skal administrere din tid og få styr på din kalender. Det er især vigtigt for iværksættere og ledere. Uden en klar forståelse af, hvad der er vigtigt for dig, kan det være let at blive opslugt af opgaver, som du ikke behøver at fokusere på, eller som måske ikke stemmer overens med dine mål og værdier. Dette kan let føre til at føle sig udbrændt, overvældet og uproduktiv.

En effektiv måde at hjælpe dig med at finde ud af, hvad dine prioriteter er, er at bruge Eisenhower-matrixen. Dette værktøj blev udviklet af den tidligere præsident Dwight D. Eisenhower og bruges til at hjælpe enkeltpersoner med at prioritere deres opgaver ud fra deres vigtighed og hastende karakter.

For at bruge Eisenhower-matrixen skal du først lave en liste over alle dine opgaver og derefter placere dem i fire kategorier:

Vigtig og presserende: Det er ting, der kræver øjeblikkelig opmærksomhed og bør afsluttes først. F.eks. at håndtere en nødsituation.

Vigtigt, men ikke presserende: Det er opgaver, der er vigtige, men som ikke skal udføres med det samme. Det kan f.eks. være ting som at udarbejde en personlig udviklingsplan.

Hurtigt, men ikke vigtigt: Ting, der er presserende, men som ikke nødvendigvis er vigtige for det, du ønsker at opnå. Sidste øjebliks anmodninger fra andre eller ikke-essentielle møder kunne falde ind under denne kategori.

Nikke vigtigt og ikke presserende: Alt, der falder ind under denne kategori, kan normalt elimineres eller uddelegeres og bør ikke optage noget af din tid.

Ved at placere alt, hvad du skal gøre, i disse kategorier kan du få en bedre forståelse af, hvad der er vigtigt for dig, og fordele din tid derefter.

Det kan også være nyttigt at oprette en værdiliste - et sæt principper, som du ønsker at opnå i dit liv. Ved regelmæssigt at gennemgå denne liste og sikre dig, at dine opgaver stemmer overens med dine værdier, kan du sikre, at du bruger din tid på en måde, der er meningsfuld og tilfredsstillende.

Planlæg fremadrettet

Det er vigtigt at planlægge i forvejen, når du skal forvalte din tid, det siger sig selv. Men det er også vigtigt af en anden grund - for at mindske stress.

En af de bedste måder at planlægge fremad på er at lave en tidsplan. Dette behøver ikke at være alt for kompliceret og kan være så simpelt som at opstille en liste over ugentlige opgaver eller blokere tid for at sikre, at du får tingene gjort. Hvis du skal mødes med folk, kan du oprette en Booking Page for at sikre, at mødet passer til din kalender, og at du ved alt, hvad du skal vide på forhånd.

En anden fordel ved planlægning i forvejen er, at du kan sikre dig, at du er forberedt på alting. Hvis du ved, hvad der er på vej, kan du have en nødplan på plads, hvis der skulle ske noget uventet.

Hold dig organiseret

For at få mest muligt ud af din kalender skal du være organiseret. Hvis du kan se, hvad der er på din bordplade, kan du allokere tiden effektivt.

En måde at holde styr på tingene på er ved at oprette et sorteringssystem i din indbakke. Da de fleste menneskers kalendere er forbundet med deres e-mail, er det til gavn for den anden at udfylde den ene effektivt. Nogle mulige kategorier omfatter; aftaler, arbejdsrelaterede opgaver og personlige ting. Farvekoder for disse forskellige kategorier, og når du kigger i din kalender, kan du nemt få et overblik over, hvad der er på vej for en bestemt dag, uge eller måned.

Den bedste praksis for mødeledelse starter før begivenheden, så en ting, der også er vigtig, er at rydde op regelmæssigt. Dette kan indebære, at du skal gennemgå din kalender og slette eller omplanlægge opgaver, der ikke længere er relevante. Hvis du gør dette regelmæssigt, kan du undgå distraktioner, fokusere mere på de møder, du har brug for, og forbedre produktiviteten generelt.

Den bedste app til kalenderstyring er den, der hjælper dig med at administrere din tid og organisere din tidsplan mere effektivt. Det kan være alt fra enkelt værktøj som Doodle, der hjælper dig med at arrangere tid med folk hurtigt, til mere avancerede værktøjer som tidsregistreringssoftware.

Tidsregistreringssoftware giver dig mulighed for at spore, hvor meget tid du bruger på forskellige opgaver og projekter, hvilket kan hjælpe dig med at identificere områder, hvor du måske kan strømline din proces eller være mere effektiv. Nogle programmer har også funktioner som planlægning af opgaver og projektstyring, så du kan holde styr på dine deadlines.

Tag pauser

Det kan virke kontraintuitivt, men at tage regelmæssige pauser er vigtigt for at få mest muligt ud af din tid. Det hjælper dig med at holde fokus og bevare overblikket over alt det, du skal gøre.

En effektiv proces, du kan indføre, kaldes Pomodoro Technique. Det indebærer, at man arbejder i et bestemt tidsrum, normalt ca. 25 minutter, efterfulgt af en kort pause på ca. fem minutter eller deromkring. Du gentager denne proces i løbet af dagen med længere pauser efter hver fjerde "Pomodoro". Dette er nyttigt for at undgå udbrændthed, da det sikrer, at du hele tiden hviler og genoplader dig selv. Hvis du opretter en bookingside, kan du oprette buffertider mellem møderne og nemt inkorporere denne teknik.

Det er også vigtigt at planlægge pauser i din kalender. Det kan f.eks. være at afsætte tid til frokost eller gå en tur for at få lidt frisk luft mellem opgaverne. Hvis du låser pauser fast i din kalender, er du langt mere tilbøjelig til at tage dem.

Så mens dine kolleger taler om nytårsforsætter med ringe til ingen chance for succes, kan du fokusere på at sortere din kalender, komme på forkant og sætte dig selv i stand til at få et meget vellykket år.