Agendamento fácil: reservas, pagamentos e acompanhamento

Administrar uma empresa já é muito trabalhoso. Eu costumava passar muito tempo apenas tentando marcar uma reunião, enviar lembretes e fazer o acompanhamento de clientes que ainda não haviam pago. Isso lhe parece? Eventualmente, tive que me perguntar: esse é realmente o melhor uso do meu tempo? Acontece que eu não precisava continuar fazendo tudo isso manualmente.

Veja como me livrei das idas e vindas e configurei as coisas para que simplesmente... funcionassem.

Reservas sem idas e vindas

A maior mudança ocorreu quando parei de enviar e-mails às pessoas perguntando: "Quando você pode fazer isso?" e, em vez disso, comecei a enviar uma página de reserva.

Agora, eu apenas defino meus horários disponíveis uma vez e meus clientes reservam o que for melhor para eles. Tudo isso aparece em meu calendário, portanto, não é necessário enviar mensagens extras ou fazer malabarismos. Eu até adicionei algumas regras de buffer para manter o espaço entre as chamadas, e só isso já me salvou de ficar esgotado no Zoom.

Ter uma página de reservas significa que não preciso explicar minha disponibilidade todas as vezes. Eu envio um link, eles escolhem um horário e pronto.

Seja pago conforme suas reservas

O próximo passo? Garantir que eu realmente seja pago. Eu costumava esperar as faturas chegarem (e, sejamos honestos, às vezes me esquecia de enviá-las).

Agora, quando alguém faz uma reserva, o pagamento faz parte do fluxo. Não há mais lembretes. Não há perseguição. A pessoa faz a reserva. Eles pagam. Eu apareço. Essa única mudança tornou meu fluxo de caixa mais previsível e meu dia de trabalho muito menos frustrante.

Defina uma vez e deixe-o funcionar

Depois de uma reserva, vem todo o acompanhamento. Confirmações, lembretes, e-mails de agradecimento - eu costumava enviar tudo isso à mão. Agora, eu os configurei para serem enviados automaticamente. Todos recebem o que precisam sem que eu mexa em nada. Isso significa menos faltas e menos tempo gasto brincando de pega-pega na caixa de entrada. Posso até adicionar perguntas para coletar as informações de que preciso antes de uma reunião. Tudo isso está incorporado ao processo de registro.

E se eu estiver com pressa? Crio um evento e peço ao Doodle que gere uma descrição da reunião para mim. Às vezes, nem sequer clico duas vezes - apenas digito o que preciso e pronto. É como ter um ajudante super-rápido que já sabe o que eu quero.

Por que isso é importante quando você está ocupado administrando uma empresa

Se você trabalha como freelancer, lidera uma organização sem fins lucrativos, tem um trabalho paralelo de tutoria ou gerencia uma equipe de tecnologia, seu calendário é a sua salvação. Quanto mais eu pudesse tirar do meu prato, mais eu poderia me concentrar no trabalho real. Não em administração. Não em checar os horários. Não em consertar erros.

Depois que estabeleci o básico - um software gratuito de agendamento de consultas que lida com lembretes e pagamentos - comecei a recuperar o tempo. E não de uma forma vaga como "tempo é dinheiro". Estou falando de horas semanais que eu costumava perder com a administração.

A ferramenta completa para pessoas ocupadas

Eu uso o Doodle. Se eu precisar fazer uma pesquisa para encontrar o melhor horário para uma reunião com um conselho, configurar eventos recorrentes ou permitir que novos clientes façam a reserva e o pagamento de uma só vez, ele me ajudará.

Além disso, posso começar com a versão gratuita e aumentar a partir dela. Se você estiver pronto para parar de fazer malabarismos com as pequenas coisas, vale a pena experimentar o Doodle.