O que as reuniões recorrentes têm a ver com o desenvolvimento de talentos?

Assim como os canais de Veneza começaram a ficar limpos e os céus de Pequim estão azuis novamente, o coronavírus levou a um inesperado retorno a uma época melhor no local de trabalho. A pandemia global abrandou décadas de encontro com a loucura.

É claro que as reuniões não pararam completamente - o Zoom stock price conta essa história com clareza - mas elas estão geralmente ficando mais curtas e nossos cronogramas têm algumas lacunas a mais do que antes. É fornecida a percepção de que as empresas estão atuando, desde organizações que estão incentivando proativamente os funcionários a realizar menos reuniões, até as empresas que até mudaram suas conferências anuais on-line para reduzir as viagens e aumentar a eficiência.

O relatório do Doodle revelou que 71% dos profissionais acreditam que perdem tempo semanalmente para reuniões desnecessárias ou canceladas, portanto, ter menos reuniões só pode ser uma coisa boa. Mas isso não quer dizer que todas as reuniões sejam inadequadas, improdutivas ou ineficientes. As reuniões recorrentes fornecem a espinha dorsal cultural, estratégica e de comunicação da maioria das empresas. Elas também são cruciais para a gestão de talentos e o desenvolvimento pessoal. Mas quais reuniões são essenciais e qual seria melhor deixar completamente desorganizadas?

Se simplificarmos, podemos colocar a maioria das reuniões recorrentes em um dos dois baldes:

Reuniões da equipe regular, do departamento ou do projeto

Um-a-um

Reuniões regulares

Estas são as reuniões que ocorrem semanalmente, mensalmente ou trimestralmente, e tendem a somar e entupir os horários muito rapidamente. Pense no início das reuniões semanais, nas reuniões mensais do departamento, nas atualizações quinzenais do projeto... você tem a idéia.

O fato de estas reuniões serem recorrentes tende a levá-las a ser reuniões de má qualidade. O organizador gasta pouco tempo se preparando para elas, enquanto a lista de convidados nunca muda, o que significa que há uma boa chance de que muito pouco do conteúdo da reunião seja relevante para todos os participantes. Em resumo, são estas reuniões que tendem a dar uma má reputação a todas as reuniões. Um terço dos profissionais se vêem impossibilitados de contribuir com a maioria das reuniões a que comparecem. Ao mesmo tempo, quase metade dos funcionários acha que estas reuniões criam confusão no local de trabalho e impactam sua capacidade de fazer trabalho.

Embora estas reuniões regulares possam não ser abertamente sobre o desenvolvimento de talentos, elas podem ter um impacto negativo em tudo, desde envolvimento e satisfação dos funcionários até estresse e rotatividade, tudo isso pode afetar a capacidade de uma organização de desenvolver talentos com sucesso.

Com isso em mente, nosso relatório Q2 2020 State of Meetings oferece algumas dicas para evitar reuniões improdutivas.

Estabelecer sempre objetivos claros.

Envie sempre uma agenda clara.

Certifique-se de que não haja mais pessoas do que as estritamente necessárias na reunião.

Renato Profico, CEO da Doodle, diz:

"Nossos dados mostram que o número de reuniões do grupo virtual aumentou 109% no segundo trimestre de 2020. As reuniões on-line com vídeo exigem toda a nossa atenção e podem ser esgotadas. Muitas vezes, elas podem fazer com que os participantes sintam uma infinidade de emoções, tais como ansiedade, estresse e exaustão. Assim, assistir menos reuniões desnecessárias não só ajudará a manter as reuniões de negócios mais focadas e eficazes, mas também ajudará os funcionários a combater a fadiga do Zoom, que pode ter um sério impacto em sua produtividade e bem-estar mental "*.

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A reunião individual, geralmente entre um funcionário e seu gerente, é a arma mais importante e impactante que qualquer organização tem em seu arsenal de desenvolvimento de talentos. Mais de 90% dos funcionários dos EUA citam a incapacidade de comunicar claramente ou receber feedback construtivo como a queixa número um que eles têm sobre seu gerente.

Os gerentes que investem tempo em seus funcionários tendem a vê-lo pago de volta. Os funcionários que recebem o dobro do tempo um a um com seu gerente são 67% menos propensos a se desligarem.

Em justiça, isto não é novidade para a maioria dos gerentes que já compreendem instintivamente a relação entre tempo com seus funcionários, desempenho e satisfação. Entretanto, (https://hypercontext.com/state-of-one-on-ones-report#:~:text=75%25%20de%20 gerentes%20 relatados%20discutindo,reuniões%20 é%20a%20partilhado%20responsabilidade.) descobrem que fazer malabarismos entre responsabilidades individuais e sua responsabilidade como líder de pessoas é seu maior desafio.

Reunimos algumas dicas e truques que não só ajudarão as organizações a entender e reconhecer o impacto que as reuniões individuais têm no desenvolvimento de talentos, mas também ajudarão os gerentes a realizar melhores e mais produtivas reuniões individuais com seus funcionários.

1* Se você administra uma equipe de cinco ou menos funcionários, então programe semanalmente um-a-um. Se sua equipe for maior, então as reuniões devem ser quinzenais, no máximo.

2. Faça das reuniões individuais sua prioridade máxima a cada semana. Não as cancele ou adie regularmente - com ou sem razão, isso envia uma mensagem aos funcionários de que elas não são importantes para você. Faça suas reuniões individuais no mesmo dia e horário a cada semana ou permita que os funcionários selecionem um horário conveniente através de uma

3. As reuniões individuais deveriam ser idealmente de uma hora (mas 30 minutos e 45 minutos também funcionam bem). Não tente enfiá-las em 15 minutos. Embora seja aceitável fazer uma caminhada um-a-um durante o almoço ou mesmo um almoço, desde que sua atenção não esteja em outro lugar.

4. Nunca entre em uma conversa individual com um funcionário sem um plano sobre o que você vai discutir. A definição da agenda pode ser responsabilidade do gerente ou pode ser uma responsabilidade compartilhada entre o funcionário e o gerente, mas terá de ser *disposta.

"O segredo para uma reunião bem sucedida e eficiente em termos de tempo é a preparação. A agenda não deve ser muito longa. Caso contrário, há um risco de gastar muito tempo com os primeiros itens e os itens posteriores são apressados", aconselha o Dr. Sankalp Chaturvedi, professor associado de Comportamento Organizacional e Liderança no Imperial College London.

5. Deixe o funcionário falar. Sim, esta é uma excelente oportunidade para transmitir informações vitais, mas é a reunião do funcionário, não a do gerente, e o funcionário deve liderar a conversa.

6. Ouça, faça anotações e faça perguntas. Há uma tentação de ser sugado para os detalhes do papel e dos projetos específicos, mas é fundamental que os gerentes também façam as perguntas mais importantes de tempos em tempos. Como você está se saindo? Você está feliz aqui? Há algo em que eu possa ajudar?

7. O sucesso individual será maior se eles se concentrarem no futuro e não no passado - no crescimento, desenvolvimento e oportunidades ao invés do desempenho passado. Da mesma forma, é essencial focar onde está a força de um funcionário e como melhor usar essa força ou melhorar um conjunto específico de habilidades, em vez de se deter nas deficiências. Os gerentes também devem destacar como a força, o crescimento e o desenvolvimento de um funcionário se alinham com a cultura e os objetivos da empresa.

8. Abordar como os funcionários gostam de trabalhar, assim como o que fazem. Existe uma hora do dia em que eles são mais enérgicos ou produtivos? Eles poderiam se beneficiar de trabalhar mais em casa ou ter horários mais flexíveis?

9. Às vezes é uma conversa difícil de se ter, mas não se intimida em perguntar sobre a dinâmica da equipe, as relações com outros membros da equipe e as colaborações mais frutíferas que eles têm. Apenas evite a tentação de se entregar a mexericos de bebedouros.

10. Algumas das perguntas mais críticas que um gerente pode fazer são: Quais são seus maiores bloqueios de estrada? Existe um gargalo consistente que você acha frustrante? Posso ajudá-lo a se desanuviar em qualquer lugar?

11. Inevitavelmente, haverá momentos em que não será possível uma positividade inabalável. Por exemplo, foi apresentada uma reclamação ou eles tiveram uma briga com outro funcionário. Durante estas reuniões, os gerentes devem ter uma estrutura para conversas difíceis e o funcionário ainda deve se sentir como um participante ativo, em vez de como uma criança escolar repreendida.

(https://www.exult.co.nz/articles/giving-feedback/) é uma boa ilustração de como isto pode ocorrer:

Certifique-se de que o funcionário esteja aberto a comentários.

Peça ao funcionário que explique o contexto da situação.

Peça ao funcionário para identificar o que ele fez bem.

O gerente então explica o que, na opinião deles, correu bem.

Pergunte ao funcionário o que poderia ser melhorado.

O gerente então sugere algumas melhorias.

O funcionário e o gerente juntos elaboram um plano de melhoria.

Após o one-to-one

Se estabelecer uma agenda clara e realizar uma reunião bem-sucedida é essencial para o engajamento dos funcionários, é o acompanhamento individual do gerente de funcionários que faz desta reunião a pedra angular do processo de desenvolvimento de talentos de qualquer organização.

O primeiro passo é alinhar as metas e oportunidades de desenvolvimento a curto e longo prazo de um funcionário com as opções da empresa. Tanto o gerente quanto o funcionário devem concordar sobre como proceder e o que constitui progresso. Este tópico deve ser revisado em todas as reuniões seguintes.

Este é frequentemente o ponto em que os gerentes precisam verificar seus egos. Os melhores gestores identificam o que seus funcionários precisam - seja educação, mentoria ou coaching - em vez de fornecer tudo isso eles mesmos.

Por fim, todos os procedimentos individuais devem ser acompanhados de um resumo escrito e dos próximos passos. Isso ajuda a reforçar a conversa e garante que tanto o funcionário quanto o gerente permaneçam responsáveis.

Um processo demorado?

Se isto parece complicado e envolvido, é porque deveria ser. A folha de pagamento é responsável por entre 30% e 70% da maioria das organizações, fazendo dos funcionários seu custo mais alto. Portanto, vale também a pena investir tempo em sua força de trabalho.

Entretanto, se você precisar que os benefícios sejam mais tangíveis, tenha em mente o seguinte. Em média, os gerentes gastam quatro semanas por ano em avaliações de desempenho que vêem todos os outros trabalhos parados por um mês a cada ano.

No entanto, empresas como Adobe e GE conseguiram eliminar com sucesso essas revisões anuais de desempenho, adotando reuniões individuais mais freqüentes e mais priorizadas ao longo do ano. Isto evitou a enorme carga de trabalho anual e a Adobe viu o faturamento diminuir em 30% como resultado, enquanto a estratégia foi parte de um aumento de 500% na produtividade na GE.

Agora, parece valer a pena reservar um tempo para reuniões individuais com sua equipe?

Para saber como o Doodle pode ajudar a simplificar e agilizar as reuniões individuais em sua organização, entre em contato para uma demonstração do produto.