O que as reuniões recorrentes têm a ver com o desenvolvimento de talentos?

Assim como os canais de Veneza começaram a ficar limpos e os céus de Pequim estão azuis novamente, o coronavírus levou a um retorno inesperado a uma época melhor no local de trabalho. A pandemia global desacelerou décadas de loucura por reuniões.

É claro que as reuniões não foram completamente interrompidas - o preço das ações da Zoom mostra claramente essa história - mas, em geral, elas estão ficando mais curtas e nossas agendas têm mais intervalos do que antes. As empresas estão agindo de acordo com essa percepção, desde organizações que estão incentivando proativamente os funcionários a realizar menos reuniões até empresas que até mesmo transferiram suas conferências anuais para o ambiente on-line para reduzir as viagens e aumentar a eficiência.

O relatório da Doodle revelou que 71% dos profissionais acreditam que perdem tempo semanalmente com reuniões desnecessárias ou canceladas, portanto, ter menos reuniões só pode ser uma coisa boa. Mas isso não quer dizer que todas as reuniões sejam inadequadas, improdutivas ou ineficientes. As reuniões recorrentes constituem a espinha dorsal cultural, estratégica e de comunicação da maioria das empresas. Elas também são cruciais para o gerenciamento de talentos e o desenvolvimento pessoal. Mas quais reuniões são essenciais e quais é melhor deixar completamente desorganizadas?

Se simplificarmos, podemos colocar a maioria das reuniões recorrentes em um de dois grupos:

Reuniões regulares de equipe, departamento ou projeto

Reuniões individuais

Reuniões regulares

Essas são as reuniões que ocorrem semanalmente, mensalmente ou trimestralmente e tendem a se acumular e a obstruir as agendas rapidamente. Pense em reuniões semanais da equipe, reuniões mensais do departamento, atualizações quinzenais do projeto... você entendeu a ideia.

O fato de essas reuniões serem recorrentes tende a fazer com que sejam reuniões de baixa qualidade. O organizador passa pouco tempo se preparando para elas, enquanto a lista de convidados nunca muda, o que significa que há uma boa chance de que muito pouco do conteúdo da reunião seja relevante para todos os participantes. Em resumo, são essas reuniões que tendem a dar má reputação a todas as reuniões. Um terço dos profissionais se considera incapaz de contribuir para a maioria das reuniões de que participa. Ao mesmo tempo, quase metade dos funcionários acha que essas reuniões criam confusão no local de trabalho e afetam sua capacidade de trabalhar.

Embora essas reuniões regulares possam não ter a ver abertamente com o desenvolvimento de talentos, elas podem afetar negativamente tudo, desde o envolvimento e a satisfação dos funcionários até o estresse e a rotatividade, o que pode afetar a capacidade de uma organização de desenvolver talentos com sucesso.

Com isso em mente, nosso relatório Q2 2020 State of Meetings oferece algumas dicas para evitar reuniões improdutivas.

Sempre defina objetivos claros.

Sempre envie uma pauta clara.

Certifique-se de que não haja mais pessoas do que o estritamente necessário na reunião.

Renato Profico, CEO da Doodle, diz:

"Nossos dados mostram que o número de reuniões virtuais em grupo aumentou 109% no segundo trimestre de 2020. As reuniões on-line com vídeo exigem toda a nossa atenção e podem ser desgastantes. Muitas vezes, elas podem fazer com que os participantes sintam uma infinidade de emoções, como ansiedade, estresse e exaustão. Portanto, participar de menos reuniões desnecessárias não só ajudará a manter as reuniões de negócios mais focadas e eficazes, mas também ajudará os funcionários a combater a fadiga do Zoom, que pode afetar seriamente a produtividade e o bem-estar mental."

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A reunião individual, geralmente entre um funcionário e seu gerente, é a arma mais importante e impactante que qualquer organização tem em seu arsenal de desenvolvimento de talentos. Mais de 90% dos funcionários dos EUA citam a incapacidade de se comunicar com clareza ou de receber feedback construtivo como a principal reclamação que têm sobre seus gerentes.

Os gerentes que investem tempo em seus funcionários tendem a ver o retorno. Os funcionários que passam o dobro do tempo individualmente com seu gerente têm 67% menos probabilidade de ficarem desmotivados.

Para ser justo, isso não é novidade para a maioria dos gerentes que já compreendem instintivamente a relação entre tempo com seus funcionários, desempenho e satisfação. Entretanto, mais de dois terços dos gerentes acham que o maior desafio é conciliar as responsabilidades individuais com a responsabilidade de líder de pessoas.

Reunimos algumas dicas e truques que não só ajudarão as organizações a entender e reconhecer o impacto que as reuniões individuais têm sobre o desenvolvimento de talentos, mas também ajudarão os gerentes a realizar reuniões individuais melhores e mais produtivas com seus funcionários.

1 Se você gerencia uma equipe de cinco ou menos funcionários, agende reuniões individuais semanais. Se a sua equipe for maior, as reuniões devem ser, no máximo, quinzenais.

2. Faça com que as reuniões individuais sejam sua prioridade máxima a cada semana. Não as cancele ou adie regularmente - com ou sem razão, isso envia uma mensagem aos funcionários de que eles não são importantes para você. Faça com que as reuniões individuais sejam realizadas no mesmo dia e horário todas as semanas ou permita que os funcionários selecionem um horário conveniente por meio de um aplicativo inteligente.

3. O ideal é que as reuniões individuais durem uma hora (mas 30 minutos e 45 minutos também funcionam bem). Não tente amontoá-las em 15 minutos. Embora seja aceitável fazer uma reunião individual durante uma caminhada no horário de almoço ou até mesmo durante o almoço, desde que você não esteja com a atenção em outro lugar.

4. Nunca entre em uma reunião individual com um funcionário sem um plano sobre o que você vai discutir. A definição da pauta pode ser responsabilidade do gerente ou compartilhada entre o funcionário e o gerente, mas isso deve acontecer.

"O segredo para uma reunião bem-sucedida e eficiente em termos de tempo é a preparação. A pauta não deve ser muito longa. Caso contrário, você corre o risco de gastar muito tempo com os primeiros itens e apressar os itens posteriores", aconselha o Dr. Sankalp Chaturvedi, Professor Associado de Comportamento Organizacional e Liderança do Imperial College London.

5. Deixe o funcionário falar. Sim, essa é uma excelente oportunidade para você transmitir informações vitais, mas a reunião é do funcionário, não do gerente, e o funcionário deve conduzir a conversa.

6. Ouça, faça anotações e faça perguntas. Há uma tentação de você se deixar levar pelos detalhes da função e dos projetos específicos, mas é fundamental que os gerentes também façam as perguntas mais importantes de tempos em tempos. Como você está se saindo? Você está feliz aqui? Você está feliz aqui? Há algo em que eu possa ajudar?

7. As conversas individuais serão mais bem-sucedidas se você se concentrar no futuro e não no passado, no crescimento, no desenvolvimento e nas oportunidades, e não no desempenho passado. Da mesma forma, é essencial que você se concentre nos pontos fortes de um funcionário e na melhor forma de usar esses pontos fortes ou de aprimorar um conjunto de habilidades específicas, em vez de se concentrar nas deficiências. Os gerentes também devem destacar como a força, o crescimento e o desenvolvimento de um funcionário se alinham à cultura e aos objetivos da empresa.

8. Fale sobre como os funcionários gostam de trabalhar, além do que fazem. Há algum momento do dia em que eles têm mais energia ou são mais produtivos? Eles poderiam se beneficiar se trabalhassem mais em casa ou tivessem horários mais flexíveis?

9. Às vezes é uma conversa difícil de ter, mas não hesite em perguntar sobre a dinâmica da equipe, o relacionamento com outros membros da equipe e as colaborações mais frutíferas que eles têm. Apenas evite a tentação de se entregar a fofocas de bebedouro.

10. Algumas das perguntas mais importantes que um gerente pode fazer são: Quais são os maiores obstáculos que você enfrenta? Há algum gargalo constante que você considera frustrante? Posso ajudar você a se livrar de algum problema?

11. Inevitavelmente, haverá momentos em que a positividade inabalável não será possível. Por exemplo, uma reclamação foi feita ou você teve um desentendimento com outro funcionário. Durante essas reuniões, os gerentes devem ter uma estrutura para conversas difíceis e o funcionário ainda deve se sentir como um participante ativo, e não como uma criança repreendida na escola.

O Processo de Feedback da Pendleton é uma boa ilustração de como isso pode ocorrer:

Certifique-se de que o funcionário esteja aberto ao feedback.

Peça ao funcionário que explique o contexto da situação.

Peça ao funcionário que identifique o que ele fez bem.

O gerente então explica o que, em sua opinião, foi bem.

Pergunte ao funcionário o que poderia ser melhorado.

O gerente, então, sugere algumas melhorias.

O funcionário e o gerente elaboram juntos um plano de aprimoramento.

Após a reunião individual

Se a definição de uma agenda clara e a realização de uma reunião bem-sucedida são essenciais para o envolvimento do funcionário, é o acompanhamento da reunião individual entre funcionário e gerente que faz dela a pedra angular do processo de desenvolvimento de talentos de qualquer organização.

A primeira etapa é alinhar as metas de curto e longo prazo e as oportunidades de desenvolvimento do funcionário com as opções da empresa. Tanto o gerente quanto o funcionário devem concordar sobre como proceder e o que constitui progresso. Esse tópico deve ser revisado em todas as reuniões individuais seguintes.

Em geral, esse é o momento em que os gerentes precisam dar um basta em seus egos. Os melhores gerentes identificam o que seus funcionários precisam - seja educação, orientação ou treinamento - em vez de fornecerem tudo sozinhos.

Por fim, todas as reuniões individuais devem ser acompanhadas de um resumo por escrito e das próximas etapas. Isso ajuda a reforçar a conversa e garante que tanto o funcionário quanto o gerente permaneçam responsáveis.

Um processo demorado?

Se isso soa complicado e envolvido, é porque deve ser. A folha de pagamento representa entre 30% e 70% da maioria das organizações, o que faz com que os funcionários sejam seu maior custo. Portanto, também vale a pena investir tempo em sua força de trabalho.

No entanto, se você precisa que os benefícios sejam mais tangíveis, tenha em mente o seguinte. Em média, os gerentes gastam quatro semanas por ano em avaliações de desempenho, o que faz com que todo o restante do trabalho seja interrompido por um mês a cada ano.

No entanto, empresas como a Adobe e a GE conseguiram eliminar com sucesso essas avaliações anuais de desempenho, adotando reuniões individuais mais frequentes e mais prioritárias ao longo do ano. Isso evitou a enorme carga de trabalho anual e, como resultado, a Adobe viu a rotatividade diminuir em 30%, enquanto a estratégia fez parte de um aumento de 500% na produtividade da GE.

Agora, você acha que vale a pena reservar um tempo para reuniões individuais com sua equipe?

Para saber como o Doodle pode ajudar a simplificar e otimizar as reuniões individuais em sua organização, entre em contato para uma demonstração do produto.