6 Reuniões de Clientes Agências Digitais Devem Acertar

Um movimento errado poderia resultar em perda de negócios, o que, em alguns casos, poderia significar bilhões de dólares em receitas perdidas. Essa perda de receita poderia ter um efeito de ondulação em sua agência, levando à reestruturação, demissões, redução (ou congelamento) de orçamentos e muito mais.

Como alguém que trabalhou dentro de uma agência e também contratou agências para RP, marketing digital e outras necessidades, sabemos muito bem o quanto certos tipos de reuniões são necessárias e valiosas para atingir os objetivos comerciais. Cada tipo de reunião, é claro, varia dependendo do objetivo pretendido, metas e resultados. E para os clientes que contrataram agências digitais, as reuniões podem desempenhar um papel crítico no sucesso real das campanhas e ter impacto em seu nível de confiança na capacidade de uma agência de apresentar resultados.

Mais especificamente, há seis tipos de reuniões de clientes que são fundamentais para manter os resultados da campanha no caminho certo, alimentando o relacionamento com os clientes e reduzindo a rotatividade. Fazer com que cada uma dessas reuniões de clientes seja uma prioridade máxima para as agências digitais.

#1: Reunião de Novos Negócios

Novos campos de negócios são uma parte essencial de como as agências digitais funcionam. Eles são a chave para aumentar a carteira de clientes e garantir o crescimento da receita a longo prazo. Mas também são notórios por serem desenhados durante um longo período de tempo (mais de seis a nove meses), envolvendo muitas pessoas, utilizando processos antiquados (ou seja, apresentações em PowerPoint) e, em muitos casos, sendo bastante ineficientes.

Se você já assistiu Mad Men, você saberá que novas reuniões de negócios são consideradas como prioridade máxima. Como tal, somente os poucos privilegiados (que ocupam cargos de alto nível em agências) são convidados e autorizados a participar de novas reuniões de negócios. Embora isso possa ter funcionado na era do Mad Men, muitas marcas conhecem o negócio e exigem que qualquer pessoa que esteja envolvida no trabalho de suas campanhas, independentemente de quão júnior ele seja, participe da reunião de campo. Isto é exatamente o que a Domino's Pizza fez quando iniciou sua busca por uma agência de marketing hispânica. De acordo com Karen Kaiser, VP de publicidade nacional da Domino's antes de se aposentar em fevereiro de 2018, "Não me importa o quão júnior eles são". Se eles estão trabalhando no meu negócio, eu quero conhecê-los".

Na realidade, ter todos os que estão envolvidos nos negócios da Domino no novo campo de negócios pode acabar sendo mais de 100 funcionários de agências, incluindo diretores de contas, planejadores de contas, compradores de mídia, redatores, designers e muito mais. As chances são que todos os funcionários da agência que estarão envolvidos nos negócios da Domino não estejam localizados no mesmo escritório ou local. É provável que eles estejam espalhados por dezenas de cidades e países. E certamente não será rentável voar de avião todos os funcionários para atender fisicamente o novo ramo de negócios com os executivos da Domino. Assim, muitos dos funcionários da agência precisarão discar virtualmente para a reunião propriamente dita. Você pode imaginar que pesadelo de programação poderia ser esse? E não há espaço para ineficiências de processo que poderiam atrasar a reunião ou dar à perspectiva uma percepção negativa de sua agência.

Então, o que sua agência pode fazer para manter o processo de agendamento nos trilhos? Primeiro, não envie mais de 50 e-mails para cada pessoa que precisa estar na grande reunião. Isso pode levar semanas para obter respostas de todos e depois tentar descobrir o melhor horário em 10 fusos horários diferentes pode tornar as coisas dez vezes piores. Em vez disso, use uma plataforma de tecnologia de agendamento que permita a todos escolher a melhor hora (e sincronizar automaticamente com os fusos horários com base nos calendários).

Se você planeja ter funcionários da agência presentes via videoconferência, então a última coisa que você quer é que seja 10 minutos antes da reunião e perceber que o link Zoom está faltando no calendário de todos os convites. Em vez de criar manualmente links Zoom e depois ter que copiar e colar o link no calendário de convites, use uma ferramenta de agendamento que se integra com as ferramentas de videoconferência e automaticamente adiciona o link Zoom aos convites do calendário. Isso significa menos chances dos funcionários não comparecerem a novas reuniões importantes de negócios e, melhor ainda, que a reunião comece na hora certa e dê a seu potencial novo cliente uma boa impressão de sua agência.

#2: Reunião de lançamento da estratégia*

Uma vez que sua agência tenha ganho o novo negócio, há muito trabalho a ser feito. Mas antes que suas equipes possam começar a trabalhar, uma reunião de lançamento é fundamental. Isto assegura que todos, tanto da sua agência quanto da equipe do cliente, estejam todos na mesma página sobre a estratégia, processos de trabalho, expectativas, resultados e KPIs.

Para esta reunião, certifique-se de que a preparação necessária foi feita antes do tempo. Se houver materiais específicos que você queira que todos leiam antes da reunião, certifique-se de enviá-los a todos pelo menos alguns dias antes da reunião. Dê a todos tempo para absorver as informações e trazer perguntas ou idéias relevantes para a mesa durante a reunião.

Como esta é a primeira reunião real de sua equipe com seu novo cliente, certifique-se de enviar uma agenda delineando a estrutura dos tópicos que serão discutidos e designe um líder de reunião que manterá as coisas nos trilhos. Em reuniões de grupo que têm um grande número de participantes, é fácil e comum que as pessoas divaguem o tópico ou percam o foco. Assumir o controle do processo de reunião. Ao fazer isso, você não só trará foco e clareza à própria reunião, mas também causará uma impressão positiva em seu novo cliente. Isso se traduzirá em mais confiança, confiança e respeito por sua agência.

#3: Reunião semanal de atualização do status

Agora que os elementos básicos e fundamentais de sua relação de trabalho foram estabelecidos, é importante que sua equipe se comunique regularmente com seu cliente. Isto é feito freqüentemente na forma de uma reunião semanal recorrente para discutir atualizações de status e resultados.

Como alguém que atualmente administra nossa agência de RP, considero extremamente útil para a agência criar e enviar um documento de atualização de status (Word, Excel ou qualquer formato que você preferir) antes da reunião. Este deve ser um documento vivo e vivo que é atualizado a cada semana pela agência. Por exemplo, pode incluir itens de discussão, oportunidades de mídia ativa, a última cobertura da mídia, cobertura pendente da mídia e oportunidades proativas de divulgação.

Embora a continuidade seja importante nestas reuniões semanais de atualização de status, também é importante mudar as coisas e não fazer com que elas se tornem monótonas ou ineficazes. Use estas reuniões para trazer novas idéias, solicitar feedback sobre as instruções que estão sendo tomadas e confirmar os prazos de lançamento para as próximas campanhas. Além disso, ofereça novos enredos e temas que você acha que repercutiriam no público-alvo do cliente. É também uma oportunidade de fornecer atualizações sobre as métricas de desempenho do cliente - e quão perto ou longe você está de atingir esses KPIs.

#4: Uh-Oh, temos uma reunião problemática

Como em tudo na vida, nada é sempre perfeito. As coisas correm mal. As relações atingem manchas de gelo devido a falhas de comunicação e mal-entendidos. Isto geralmente leva ao que muitos chamam de reunião "uh-oh". Essencialmente, estas reuniões são freqüentemente realizadas como reuniões individuais entre um funcionário de nível superior da agência e o contato principal no cliente. Esta reunião não tem nada a ver com a discussão de projetos atuais ou métricas de desempenho. Ao contrário, ela se destina a identificar um problema (seja ele específico da campanha, operacional ou apenas focado no relacionamento em si) e encontrar soluções para resolver o problema.

Como esta reunião provavelmente estará repleta de tensão e frustração, é importante que sua agência faça a parte da programação da forma mais rápida e fácil possível para o cliente. Como são apenas dois de vocês, basta enviar a seu cliente seu Página de Reservalink pessoal que mostra todos os horários disponíveis em seu calendário e eles podem reservar a reunião instantaneamente. Simples, sem alarde e você e seu cliente podem se concentrar na reconstrução de seu relacionamento.

#5: Reunião Mensal de Recapitulação de Desempenho*

O desempenho e a métrica são importantes. Para os clientes que contratam e gerenciam agências digitais, os KPIs são a pedra angular de como o valor de uma agência é medido e definido. É comum que as agências criem relatórios mensais de desempenho para seus clientes. Mas ao invés de simplesmente enviar uma apresentação em PowerPoint ou um documento delineando as métricas de desempenho mensal, esta é uma oportunidade para as agências acompanharem os clientes através dos resultados em uma reunião mensal de recapitulação de desempenho. Os números são apenas números. Pode ser muito mais perspicaz fornecer contexto e aprendizados mais profundos das métricas para que sua agência possa refinar e otimizar sua estratégia e táticas para melhorar ainda mais os resultados nos próximos meses.

#6: Reunião de Revisão Trimestral de Negócios

À medida que você avança no relacionamento com seus clientes, você chegará inevitavelmente ao ponto em que uma Revisão Trimestral de Negócios (QBR) deve ser definida. Esta é uma reunião com seu cliente para discutir o negócio e como você pode melhor apoiá-lo.

Ao contrário das outras reuniões, esta reunião deveria ser mais estratégica - do que tática - por natureza. Este não é o momento nem o lugar para falar sobre questões de apoio ou planos para treinamento adicional. Ao contrário, esta é uma oportunidade para você obter uma melhor compreensão dos negócios do cliente e dos planos futuros - e, em seguida, elaborar estratégias conjuntas sobre como sua agência pode agregar mais valor. Ao se afastar da típica associação de 'fornecedores' e agir mais como um conselheiro de confiança, você será capaz de solidificar seu relacionamento e ganhar o respeito e a lealdade de seu cliente. Isso se traduz em retenção de clientes e crescimento da receita ano após ano.

Para saber mais sobre como funciona uma plataforma tecnológica de agendamento - e como ela pode ajudá-lo a expandir seu negócio - baixe nosso white paper, "The Comprehensive Guide to Scheduling Technology Platforms "****