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Atualmente, as listas de tarefas são intermináveis. Há sempre e-mails para responder, reuniões para participar e projetos para levar adiante, sem mencionar as tarefas da vida doméstica, mas o dia tem poucas horas. O desafio não é apenas fazer mais coisas; é garantir que você esteja trabalhando nas coisas certas.
É aí que entra o Princípio de Pareto, mais comumente conhecido como a regra 80/20. É uma estrutura testada pelo tempo que pode ajudá-lo a identificar as poucas tarefas que causam o maior impacto, para que você possa trabalhar de forma mais inteligente, e não mais difícil.
O que é a regra 80/20 (Princípio de Pareto)?
A regra 80/20 é uma ideia simples, mas poderosa: 80% de seus resultados vêm de 20% de seus esforços. Seu nome vem do economista italiano Vilfredo Pareto, que observou no final do século XIX que 20% da população possuía 80% das terras da Itália. Desde então, esse princípio tem sido aplicado em todos os tipos de campos, desde negócios até saúde e produtividade.
Aqui estão alguns exemplos:
Quando se trata de suas tarefas diárias, é provável que um pequeno número de ações seja responsável pela maior parte do seu progresso. A chave é descobrir quais são elas.
Por que a regra 80/20 é tão eficaz para a priorização de tarefas
A maioria das pessoas trata todas as tarefas de sua lista como igualmente importantes ou, pior ainda, começa com as mais fáceis para marcá-las. Mas a verdade é que nem todas as tarefas têm o mesmo valor.
Ao usar a regra 80/20, você muda seu foco para atividades de alto impacto. Isso pode ser fazer o acompanhamento de seus clientes mais valiosos ou escrever aquela proposta que pode lhe render uma grande oportunidade.
Essa mentalidade reduz a desordem mental resultante da tentativa de fazer tudo. Você não estará apenas fazendo mais, mas fazendo as coisas certas.
Aplicação da regra 80/20
A aplicação da regra 80/20 não é complicada. São necessários alguns passos conscientes:
Faça uma lista de suas tarefas atuais. Não as filtre ou priorize ainda. Apenas escreva-as.
Pergunte a si mesmo: Quais delas de fato movimentam a agulha? Quais delas levam a receita, progresso, crescimento ou resultados significativos?
Identifique seus 20% principais. Essas são as poucas ações que geram a maior parte de seus resultados.
Priorize-as. Comece seu dia com essas tarefas e reserve um tempo para elas.
Por exemplo: Digamos que você seja um consultor. Talvez você tenha 15 tarefas para o dia, mas duas envolvem fechar negócios com clientes. Esses são seus 20%. Você pode agendar ou delegar o restante (e-mails, atualizações internas, trabalho administrativo) mais tarde.
Tornando a regra 80/20 um hábito
O poder da regra 80/20 aumenta com o tempo, mas somente se você a mantiver. Uma das melhores maneiras de fazer isso é reservar um tempo em sua agenda para o trabalho de alto impacto. Trate esse tempo como não negociável, da mesma forma que você faria em uma reunião com um cliente.
No final de cada semana, dedique alguns minutos para refletir sobre o que de fato fez a diferença e o que apenas preencheu seu dia. E quando perceber que as tarefas não agregam valor, sinta-se à vontade para delegá-las, automatizá-las ou deixá-las de lado.
Manter o foco nas suas principais prioridades é uma disciplina que compensa com menos estresse e melhores resultados.
Usando o Doodle para se concentrar em suas 20% principais tarefas
Depois de identificar as tarefas mais importantes, proteger seu tempo se torna a próxima grande prioridade. O Doodle é uma ferramenta de agendamento para pessoas que desejam reduzir o fluxo de e-mails e liberar mais tempo para um trabalho significativo.
Com a sua própria Booking Page, você pode compartilhar a sua disponibilidade sem perder tempo com conversas por e-mail. Para reuniões individuais, você pode oferecer algumas faixas de horário selecionadas para que as pessoas possam escolher o que for melhor para elas, enquanto você mantém o controle de sua agenda.
Se você precisar se coordenar com grupos maiores, as enquetes de grupo simplificam a busca de um horário que funcione para todos, sem o caos habitual. As folhas de inscrição ajudam a coletar respostas facilmente e a gerenciar a participação ao organizar eventos ou sessões recorrentes.
O Doodle elimina o incômodo do agendamento, dando-lhe tempo para se concentrar nos 20% do trabalho que geram 80% dos seus resultados.
Pronto para assumir o controle do seu calendário e se concentrar no que é mais importante? Experimente o Doodle gratuitamente hoje mesmo e comece a priorizar como um profissional.
