Como agendar visitas ao local do cliente sem ficar de um lado para o outro

As visitas dos clientes tornam um projeto real. Você percorre o local, verifica as condições, resolve detalhes e cria confiança. Mas o agendamento dessas visitas pode levar muitas horas por semana.

Você envia opções. O cliente oferece alternativas. O cliente pede que você traga o inspetor. Quando todos concordam, você termina o dia - e também o seu foco.

Este guia mostra a você como planejar visitas a clientes sem idas e vindas. Você aprenderá etapas simples que se adaptam à forma como os arquitetos trabalham, além de como o Doodle o ajuda a agendar mais rapidamente, proteger o tempo de viagem e manter os projetos em andamento.

O desafio para os arquitetos

Os arquitetos lidam com o tempo de projeto, visitas ao local, reuniões do OAC, coordenação de consultores e chamadas de fornecedores. Muitas visitas ao local envolvem várias partes - proprietários, gerentes de projeto, inspetores, empreiteiros e subempreiteiros.

O planejamento manual é interrompido rapidamente:

• As linhas de e-mail se estendem infinitamente

• As listas de opções aumentam

• Duas ligações depois, o único tempo disponível é durante a revisão do projeto

• O tempo de viagem e o estacionamento são esquecidos

• A preparação do equipamento de proteção individual é feita no último minuto

• As decisões no campo são atrasadas

Quando o planejamento demora muito, você atrasa as respostas às RFIs, o andamento da lista de pendências e as janelas de inspeção. Isso também faz com que sua semana pareça caótica.

Por que isso é importante para os arquitetos

O tempo em campo é faturável e valioso. O tempo que você gasta coordenando calendários não é. Se você puder agendar visitas a clientes em minutos, você libera horas para o trabalho de projeto e documentação.

Planejamento claro:

• Reduz o número de não comparecimentos e chegadas tardias

• Evitar viagens desperdiçadas

• Melhore o uso da luz do dia para fotos, medições e maquetes

• Garanta que as informações de acesso e segurança sejam coletadas com antecedência

• Mantenha a sua equipe confiante e o seu cliente seguro

Padronize os tipos de visitas ao local

Os tipos de visita padronizados eliminam as suposições e aceleram a tomada de decisões. Abaixo está uma tabela simples que você pode reutilizar em seus modelos.

Tipos comuns de visitas a instalações de arquitetos

Defina para cada tipo de visita:

• Duração e horário preferido do dia

• Tempo de espera necessário (por exemplo, 24 horas para preparação do GC)

• Locais predefinidos com informações sobre a entrada do edifício

• Limites de deslocamento (30 a 60 minutos, dependendo da distância)

Com o Doodle Booking Pages, você pode criar esses tipos de visita como opções de agendamento. Os clientes simplesmente selecionam a visita de que precisam e escolhem um horário disponível.

Dica profissional: Adicione uma agenda curta

Clientes preparados = visitas eficazes.

Inclua:

• Objetivos (por exemplo, verificar aberturas de placas nas linhas de grade A-D)

• Participantes necessários (representante do cliente, GC PM, arquiteto do projeto)

• O que você deve levar (material aprovado, equipamento de proteção individual, fita métrica)

• Um boletim meteorológico (para trabalho externo ou acesso ao telhado)

O Doodle Pro pode gerar rascunhos de agendas com IA para que você possa ajustá-las em vez de escrever do zero.

Permita que os clientes façam suas próprias reservas com uma página de reservas

Os arquitetos perdem horas oferecendo datas e aguardando respostas. Uma página de reservas resolve isso.

• Conecte seu calendário - o Doodle é compatível com o Google, Outlook e Apple Calendar. Os horários de pico são bloqueados automaticamente.

• Defina horários de trabalho + amortecedores de viagem - Proteja os horários de trabalho e ofereça trânsito suficiente entre os locais.

• Compartilhe um link - Os clientes escolhem o tipo de visita e o horário que se adequam à sua disponibilidade.

Use estudos de caso:

• Consultas sobre moradia - Adicione um link ao seu site ou assinatura de e-mail. Com o Stripe, os clientes podem pagar as taxas de consulta no momento da reserva.

• Inspeções comerciais de TI - Permita que os gerentes de propriedades agendem inspeções semanais diretamente.

• Coordenação de consultores - Compartilhe o mesmo link com as equipes de construção, MEP ou paisagismo.

Com o Doodle 1:1, você pode oferecer um conjunto de horários selecionados para um único convidado - ideal em dias com várias visitas ao local.

Coordene visitas de várias partes ao local com pesquisas de grupo

As vistorias, revisões de maquetes e visitas de proprietários geralmente exigem várias pessoas. O ping-pong de e-mails torna tudo mais lento.

As enquetes de grupo do Doodle permitem que você sugira de 3 a 5 vezes. Você pode convidar todo mundo: representante do proprietário, GC PM, superintendente, subcontratados, consultores. Eles escolhem os horários que lhes convêm. Você escolhe o horário vencedor.

Dicas para arquitetos:

• Ofereça menos opções, porém melhores

• Defina um prazo de 48 horas para manter o ritmo

• Use lembretes automáticos

• Oculte os detalhes dos participantes ao trabalhar com várias empresas

• Envie convites diretamente pelo Doodle (até 1.000 pessoas)

Se o briefing for virtual, você pode adicionar Zoom, Google Meet, Cisco ou Teams diretamente no Doodle.

Colete informações de acesso antes de você sair

Chegadas tardias minam a confiança do cliente. Reúna a logística antes de você sair do estúdio.

Adicione as perguntas necessárias:

• Endereço exato do local + suíte/unidade

• Código do portão ou pessoa de contato no departamento de segurança

• Instruções de estacionamento / horário de funcionamento das docas de carga

• Requisitos de equipamento de proteção individual

• Quem precisa desbloquear o acesso

• Número do trabalho/código do projeto

• Riscos ativos (por exemplo, elevação de guindaste, tinta úmida, restrições de acesso ao telhado)

Com o Doodle, você pode adicionar perguntas personalizadas a páginas de reserva, reuniões individuais e folhas de inscrição. As respostas aparecerão no convite do seu calendário.

Para visitas escalonadas, como visitas a vários andares, você pode usar uma folha de inscrição para controlar o número de pessoas por assento.

Crie amortecedores de segurança e de deslocamento

O trabalho em campo exige transporte, preparação da entrada e verificações ocasionais de EPI. Torne esse tempo explícito.

• Ative automaticamente o tempo de buffer antes e depois de cada visita ao local.

• Adicione um amortecedor extra para zonas de estacionamento difíceis ou áreas escolares

• Reserve janelas específicas (por exemplo, trabalho de campo às terças e quintas-feiras após as 10h)

• Proteja as tardes para projeto ou documentação

Esses pequenos ajustes evitam que você comece tarde e queime horas de projeto.

Cobrar por consultas no local, quando aplicável

Consultas pagas - visitas de viabilidade, pesquisas de HOA ou verificações de zoneamento - são mais fáceis quando o pagamento é automático.

O Doodle + Stripe torna isso possível:

• Pré-pagamento no momento da reserva

• Menos no-shows

• Expectativas claras do cliente

Exemplos disso:

• Caminhada de zoneamento/viabilidade - consulta paga de 60 minutos no local

• Verificação de material - Avaliar instalações fora do escopo do contrato

• Visita de garantia - Cobrar dos gerentes de propriedade as visitas anuais

Erros comuns a serem evitados

Evite essas armadilhas no planejamento:

• Oferecer opções ilimitadas

• Esquecer-se do tempo de viagem

• Ignorar perguntas sobre acesso

• Deixar que as enquetes ocorram sem prazos

• Enterrar as informações de localização na descrição

• Permitir reservas ao longo do dia (destrói o tempo de design)

• Usar um tipo de reunião genérico para tudo

Ferramentas e soluções para planejamento arquitetônico

Os recursos do Doodle dão suporte a verdadeiros fluxos de trabalho arquitetônicos:

• Página de reservas - Compartilhe a disponibilidade, adicione tipos de visitas, defina buffers

• 1:1s - Ofereça vagas selecionadas para agendamento controlado

• Enquetes em grupo - Coordene proprietários, GC, subcontratados e consultores

• Folhas de registro - Gerencie visitas guiadas com restrições de número

• Integrações de calendário - Google, Outlook, Apple

• Videoconferência - Zoom, Google Meet, Cisco, Teams

• Pagamentos com Stripe - receba taxas durante a reserva

• Descrições de reuniões com IA - gere agendas rapidamente

• Marca personalizada - Adicione o logotipo da sua empresa

• Zapier - Acione tarefas no Asana, Slack ou em seu CRM

• Recursos de privacidade - Oculte os detalhes dos participantes, experiência sem anúncios

Essas ferramentas diminuem a administração e reduzem o atrito no agendamento.

Exemplos do mundo real

1. consulta sobre adição de casa

Um proprietário reserva uma consulta paga de 60 minutos no local por meio da sua página de reservas.

• O Stripe processa o pagamento

• Um buffer de 45 minutos é adicionado

• O código do estacionamento e do portão é coletado por meio de perguntas personalizadas

Resultado: Você chega preparado e no horário com uma consulta já paga.

2. Caminhada semanal do OAC da TI Comercial

Você envia uma votação em grupo com três opções.

• Prazo de votação de 24 horas

• Lembretes automáticos

• Quinta-feira às 8h selecionada

Resultado: Consenso em um dia sem correntes de e-mail.

3. Você organiza uma vistoriapara várias famílias com substituições escalonadas

Você cria uma folha de registro.

• Vagas de 30 minutos por andar

• Limite de cinco pessoas

• Acesso livre e anotações de EPI

Resultado: Fluxo ordenado, contagem segura de funcionários e passagem eficiente.

Dicas práticas que você pode usar hoje

• Adicione um link de reserva à sua assinatura de e-mail

• Carregue previamente endereços de sites comuns

• Use códigos curtos nos títulos (por exemplo, "123 Main St - Level 2 Punch")

• Mantenha as manhãs abertas para o trabalho de campo

• Realize enquetes em grupo antes de finais de semana prolongados

• Permita que o Doodle envie lembretes automáticos

• Anexe notas de campo ao evento posteriormente

Principais lições aprendidas

• Padronize os tipos de visita com duração, buffers e agendas

• Permita que os clientes façam reservas por meio de uma página de reservas

• Gerencie o agendamento de várias partes com pesquisas de grupo

• Colete informações de acesso antecipadamente com perguntas personalizadas

• Cobrar pelas consultas via Stripe

• Proteja o tempo do projeto com limites de reserva inteligentes

Assuma o controle do seu planejamento e do seu tempo

Você não precisa de um novo processo para cada projeto. Algumas configurações inteligentes e a ferramenta certa ajudarão você a agendar visitas de clientes sem idas e vindas.

Com o Doodle, você conecta seu calendário, define buffers, adiciona tipos de visitas e compartilha um único link. Os clientes agendam em minutos e você aparece pronto para trabalhar.

Você está pronto para simplificar seu agendamento? Crie um Doodle e veja como os arquitetos economizam horas toda semana.