Perché il lavoro non strutturato rovina la produttività

A volte si inizia la giornata pensando: "Oggi è il giorno in cui faccio dei veri progressi", e poi all'improvviso sono le 4 del pomeriggio. Se il risultato più significativo è rispondere a tre e-mail e riscaldare il caffè due volte, avete sperimentato il lavoro non strutturato.

Vi sedete con buone intenzioni e un chiaro elenco di cose da fare. Ma prima ancora di iniziare il primo compito, Slack squilla, una riunione a sorpresa appare sul vostro calendario e il vostro cane abbaia a una foglia fuori. Il classico caos da lavoro remoto. Ora vi destreggiate tra le e-mail, ascoltate a metà le chiamate Zoom, passate da un documento all'altro come un atleta dell'alt-tab, e il lavoro vitale rimane intatto.

Questa è la natura del lavoro non strutturato. È estenuante, mina la concentrazione e lascia la sensazione di essere occupati ma improduttivi.

Il burnout mentale: ora disponibile in 47 schede

Il fatto è che gli esseri umani sono pessimi nel multitasking. Potrebbe sembrare efficiente destreggiarsi, ma la scienza dice il contrario. Ogni volta che si cambia attività, il cervello brucia un po' di energia in più. Se si accumulano abbastanza interruzioni, all'ora di pranzo si è mentalmente svuotati. Se a ciò si aggiungono compiti non strutturati, ovvero quelli che fluttuano senza scadenze o piani, si crea un circolo vizioso in cui ci si sente occupati senza aver realizzato nulla di significativo.

Ambienti strutturati: il luogo felice del cervello

Una giornata di lavoro strutturata fornisce al vostro cervello un utile GPS. Sapete cosa aspettarvi, dove essere e a cosa dare priorità. La struttura non è noiosa. È libertà travestita da calendario.

Gli insegnanti, ad esempio, lo sanno bene con gli orari delle lezioni e i piani di studio. I commercialisti durante la stagione fiscale operano con scadenze, liste di controllo e flussi di lavoro rigorosi. I piloti seguono liste di controllo dettagliate prima del volo. Gli chef si affidano a postazioni di cucina e liste di preparazione per far sì che il servizio di cena funzioni senza intoppi. Anche gli atleti si attengono a routine di allenamento strutturate.

In tutte le professioni, la struttura permette di concentrarsi, di essere coerenti e di avere successo. I sistemi esterni funzionano meglio se anche il sistema interno e la mente sono organizzati. La chiarezza mentale, la definizione delle priorità e la creazione di routine intenzionali sono le basi per costruire strutture esterne significative.

Interruzioni: i vampiri della produttività

Le interruzioni possono sembrare innocue, ma si accumulano rapidamente. Un rapido "Posso rubarti cinque minuti?" spesso si trasforma in una distrazione di trenta minuti. Moltiplicando questo dato per cinque conversazioni al giorno, si perdono ore di tempo produttivo.

Per i lavoratori a distanza, i confini tra lavoro e vita privata si confondono ancora di più. Stabilire e far rispettare confini chiari è essenziale. Non potete controllare ogni interruzione, ma potete controllare quanto vi rendete accessibili.

Come strutturare meglio il vostro tempo

Se le vostre giornate lavorative sono caotiche, non siete i soli. Spesso il problema di fondo non è la quantità di lavoro, ma la mancanza di una struttura intenzionale che lo guidi. La strutturazione del vostro tempo inizia con la definizione delle vostre priorità. Prendetevi qualche minuto ogni mattina, o meglio ancora la sera prima, per identificare i tre compiti più importanti da portare a termine. Assicuratevi che siano realistici e misurabili.

Una volta che le priorità sono chiare, bloccatele sul calendario. Trattate questi blocchi come riunioni essenziali che non possono essere spostate. Durante queste sessioni, silenziate le notifiche e riducete al minimo le distrazioni. Raggruppate compiti simili, quando possibile, per evitare di cambiare continuamente contesto, prosciugando le vostre energie mentali.

Un altro passo fondamentale è creare spazio tra le attività. Non accumulate riunioni o compiti uno dietro l'altro senza una pausa. Anche dieci minuti di pausa aiutano il cervello a resettarsi, migliorando la concentrazione per la sessione successiva.

Infine, utilizzate strumenti che eliminino le decisioni inutili. Ad esempio, le piattaforme di pianificazione consentono di impostare la propria disponibilità una volta sola e di evitare interminabili catene di e-mail. Anche le liste di controllo, i modelli e gli strumenti di automazione riducono il sovraccarico cognitivo e permettono di concentrarsi sul lavoro più significativo.

Una giornata strutturata non significa spremere ogni minuto. Si tratta di dare al vostro lavoro più importante lo spazio di cui ha bisogno per prosperare.

L'arma non tanto segreta

Non stiamo dicendo che Doodle risolverà magicamente tutto il vostro flusso di lavoro, ma può rendere la programmazione molto più semplice. Invece di infinite e-mail o di caotiche chat di gruppo, Doodle offre un modo semplice per rimanere organizzati. Potete creare una pagina di prenotazione per consentire agli altri di programmare il tempo in base alla vostra disponibilità. Potete lanciare un sondaggio di gruppo per coordinare rapidamente riunioni con gruppi numerosi. Potete anche usare i fogli di iscrizione per organizzare eventi, progetti o turni di volontariato senza confusione.

Meno tempo dedicato alla programmazione significa più tempo da dedicare al lavoro per far progredire la vostra attività. Che siate a capo di un'organizzazione no-profit, freelance dal tavolo della vostra cucina o a capo di un team con diversi fusi orari, la creazione di una struttura, anche solo nel vostro calendario, cambia le carte in tavola.

Iniziate strutturando il vostro tempo. Fate chiarezza nella vostra mente e nella vostra giornata lavorativa e non dimenticate di dare una struttura anche alle vostre riunioni.

Provate Doodle oggi stesso e sperimentate la differenza che fa una pianificazione strutturata.