Smetti di perdere tempo nelle riunioni e resta produttivo

Le riunioni dovrebbero essere utili, non una perdita di tempo. Eppure, troppo spesso si trascinano senza obiettivi chiari, lasciando i partecipanti frustrati e demotivati. Tutti si lamentano di avere troppe riunioni, che spesso trattano gli stessi argomenti o costringono le persone a sedersi e ascoltare discussioni che non sono rilevanti per loro.

Se vi è mai capitato di partecipare a una riunione chiedendovi perché non poteva essere un'e-mail, la buona notizia è che ci sono modi semplici per mantenere le riunioni in linea e assicurarsi che creino effettivamente valore.

Come gestire riunioni che creano valore

Fate riunioni solo quando sono veramente necessarie e hanno uno scopo chiaro. Una buona riunione inizia con la preparazione: sapere di cosa si deve discutere, stabilire un ordine del giorno chiaro e condividere i punti chiave in anticipo.

Una volta iniziata la riunione, mantenete tutti concentrati in modo che la conversazione rimanga sul filo del rasoio. Attenetevi al piano per evitare perdite di tempo. Prima di concludere, assicuratevi che tutti sappiano quali sono i prossimi passi da compiere e seguiteli per mantenere le cose in movimento. Una breve e-mail di riepilogo aiuta tutti a rimanere sulla stessa pagina.

Quando una riunione non è produttiva, è giusto insistere per un approccio migliore, senza essere scortesi. Invece di dire: "È una perdita di tempo", provate a dire: "Possiamo chiarire l'obiettivo di questa riunione?" o "Come possiamo rendere questa discussione più fattibile?". In questo modo si sposta l'attenzione dalla frustrazione alla ricerca di una soluzione.

Per dare una struttura alle vostre riunioni potete anche utilizzare schemi diversi come la regola del 40/20/40, la regola del 7 e la regola del 25-5.

La regola 40/20/40 per le riunioni

La regola del 40/20/40 aiuta a strutturare le riunioni per ottenere la massima efficienza. L'idea è che il 40% dello sforzo debba essere dedicato alla preparazione, il 20% alla riunione vera e propria e il 40% al follow-up. Ciò significa stabilire obiettivi chiari, assicurarsi che i partecipanti siano preparati e che i punti d'azione non vengano dimenticati. Una riunione senza preparazione e follow-up è solo una conversazione, non un uso produttivo del tempo.

La regola del 7 nelle riunioni

La regola del 7 suggerisce che le riunioni non dovrebbero avere più di sette partecipanti. Quando ci sono troppe persone nella stanza, il processo decisionale rallenta, le discussioni diventano poco mirate e alcune voci si perdono. Mantenere il gruppo ristretto aiuta a garantire che tutti possano contribuire e che le decisioni possano essere prese più rapidamente.

La regola del 25-50 per le riunioni

La regola del 25-50 suggerisce che le riunioni non dovrebbero durare più di 25 o 50 minuti. Le riunioni più brevi costringono i partecipanti ad arrivare rapidamente al punto e a rispettare i tempi di tutti. Se una riunione non può essere conclusa in meno di un'ora, è probabile che abbia bisogno di una migliore pianificazione o che possa essere suddivisa in sessioni più piccole.

Semplificare la programmazione con Doodle

Il tempo è prezioso e le riunioni devono aiutare, non danneggiare, la vostra produttività. Una delle maggiori perdite di tempo è il tira e molla per trovare un orario di riunione perfetto per tutti. È qui che entra in gioco Doodle. Grazie a strumenti come i sondaggi di gruppo, le schede di iscrizione e le pagine di prenotazione, è possibile organizzare rapidamente le riunioni senza problemi. Provate Doodle e prendete il controllo del vostro tempo oggi stesso.