Pianificazione delle riunioni in un ambiente di lavoro globale

Il modo in cui lavoriamo è cambiato e non solo a causa della COVID-19. Nell'ultimo decennio, i progressi tecnologici, come il miglioramento delle videoconferenze e delle applicazioni di programmazione, hanno reso più facile che mai lavorare con i colleghi di tutto il mondo.

Questa facilità, tuttavia, comporta delle sfide. Come si fa a programmare gli appuntamenti con un gruppo numeroso di persone che si trovano in tutto il mondo? O come evitare di offendere qualcuno perché il suo modo di lavorare è diverso dal suo? Vediamo alcuni problemi legati al lavoro in un ufficio internazionale e come superarli.

Pianificazione del fuso orario delle riunioni

Se avete mai lavorato in un ufficio internazionale, saprete che gestire le riunioni tra diversi fusi orari può essere un vero grattacapo. Che si tratti di programmare una chiamata con un collega a Londra o di contattare un cliente a Sydney, trovare l'orario migliore per tutti può sembrare più complicato del motivo per cui ci si riunisce.

Ma non stressatevi, non fatevi prendere dal panico e non scagliate il vostro portatile contro il muro più vicino. Con un po' di pianificazione e gli strumenti giusti, gestire i fusi orari può essere un gioco da ragazzi. Ecco alcuni suggerimenti per aiutarvi:

Stai attento. Ricordate sempre che ciò che funziona per voi non necessariamente funziona per tutti. Assicuratevi di pianificare in anticipo e di pensare a chi deve partecipare alla riunione. Una volta che lo sapete, potete fare un sondaggio che tenga conto dei diversi fusi orari. Offrite molte opzioni e sarete sicuri di trovare l'orario perfetto.

Stabilite aspettative chiare. Se vi assicurate che tutti sappiano cosa volete ottenere con la riunione, compresa la sua durata, questo permetterà a tutti di pianificare in anticipo e di adattare le proprie giornate. Se vi trovate a Los Angeles, è probabile che una riunione con i colleghi di Berlino debba occupare la loro serata; quindi, se comunicate loro quanto tempo vi serve e quali argomenti volete trattare, sapranno quanto tempo mettere da parte in quella serata.

Ricordatevi di fare delle pause. È importante fare delle pause in generale, ma lo è ancora di più quando si incontrano persone provenienti da tutto il mondo. Quello che per voi potrebbe essere un incontro anticipato, per qualcun altro potrebbe essere in ritardo. Potrebbe essere già più stanco e meno capace di concentrarsi per lunghi periodi di tempo. Incoraggiate tutti a parlare e se le cose stanno andando troppo velocemente chiedete una pausa. Le pause, se usate nel modo giusto, garantiscono una riunione più produttiva.

Effetti culturali

La tecnologia può aver reso più facile incontrarsi ovunque, ma la cultura aziendale varia notevolmente dall'Asia all'Europa e al Nord America.

Per i dirigenti d'azienda e amministratori delegati che lavorano a livello internazionale, c'è un campo minato di ostacoli, dalla comunicazione al galateo, che sono tutti importanti da affrontare se si vogliono avere legami più forti con colleghi e clienti.

Prima dell'incontro, prendetevi del tempo per capire in che modo la cultura di coloro che incontrerete è diversa dalla vostra. Ciò potrebbe includere la ricerca di usanze o tradizioni specifiche di una particolare regione, l'adattamento del vostro stile e tono di comunicazione o un incontro 1:1 con qualcuno del vostro ufficio che abbia un'esperienza di vita rilevante. Pensate a questo come a un ottimo modo per ampliare la vostra base di conoscenze e il vostro sviluppo personale.

Durante l'incontro, non sprecate tutta l'energia che avete usato per prepararvi. È importante mostrare rispetto ed essere aperti a diversi modi di lavorare. Evitate gli stereotipi e le supposizioni e siate pazienti se si presentano barriere linguistiche. Alcuni strumenti di videoconferenza offrono la traduzione dal vivo ma, nelle sue fasi iniziali, potrebbero non essere la soluzione. Se pensate che la comunicazione possa essere un problema, prendete in considerazione la possibilità di assumere un interprete professionista per facilitare la riunione.

È importante ricordare che le differenze culturali possono essere una sfida, ma anche una grande opportunità per imparare e crescere. Siate consapevoli e sforzatevi di capire che non tutti lavorano e vivono come voi.

Dopo la riunione, non dimenticatevi di queste differenze. Il modo in cui seguite i colleghi o i clienti potrebbe essere diverso. Assicuratevi di comprendere le loro prassi lavorative e di adattare il vostro follow-up alle loro esigenze.