Rapporti sullo stato delle riunioni nel secondo trimestre del 2020

Riuscite a pensare a una sola settimana di lavoro in cui non avete avuto almeno 10 riunioni prenotate nel vostro calendario?

Noi no di certo. E nemmeno la maggior parte delle persone. Il tempo trascorso in riunione è aumentato del 10% ogni anno dal 2000.

Le riunioni ci servono per essere organizzati, per collaborare con gli altri, per portare a termine progetti di gruppo, per conquistare nuovi affari, per mantenere i clienti informati e coinvolti, per fare rapporto sulle prestazioni e molto altro ancora. O diciamo più chiaramente: le aziende non possono operare e crescere senza riunioni.

Ma frasi come "follia delle riunioni", "pazzia delle riunioni", "perdita di tempo" e "killer della produttività" spuntano ovunque. Sapete bene di cosa stiamo parlando: di quelle riunioni che non hanno una direzione chiara, sono mal organizzate e coinvolgono troppe persone.

Pensare che gestire una riunione efficace sia semplice come portare a termine un compito o utilizzare uno strumento è il punto in cui molti sbagliano. Invece, è necessario un approccio olistico: dalla considerazione di fattori quali le dimensioni della riunione, la durata, il periodo di preavviso e il tempo, all'implementazione della tecnologia giusta per ottimizzare i processi, risparmiare tempo e, infine, consentire a team, colleghi e clienti di lavorare in modo più collaborativo durante l'intero ciclo di vita della riunione". ***- Renato Profico, CEO, Doodle

All'inizio di questa settimana abbiamo lanciato il nostro rapporto Q2 2020 State of Meetings, basato sull'analisi delle riunioni (aziendali e personali) prenotate in tutto il mondo da oltre 30 milioni di utenti su Doodle nel secondo trimestre del 2020. I risultati sono sorprendenti e possono aiutare le organizzazioni a fare scelte più strategiche e basate sui dati su quando e come programmare le riunioni in modo che siano il più possibile mirate e produttive.

Ecco un'anteprima delle statistiche sulle riunioni tratte dal nostro rapporto "State of Meetings" del secondo trimestre 2020.

Mantenere le riunioni brevi e dolci (sotto i 30 minuti)

Per la maggior parte dei professionisti, le riunioni di un'ora sono sempre state considerate e utilizzate come la durata predefinita. Ma secondo i dati della nostra piattaforma, questo potrebbe non essere più il caso. Nel secondo trimestre del 2020, la durata più popolare delle riunioni è stata di 30 minuti (36%). Le riunioni di un'ora, invece, erano molto meno comuni (20%).

I dati della nostra piattaforma mostrano anche che la durata delle riunioni di 15 minuti (31%) è stata la seconda più comune nel secondo trimestre del 2020. Ciò potrebbe essere attribuito al fatto che le riunioni stand-up sono diventate più popolari nelle organizzazioni. Questo tipo di riunione si svolge tipicamente ogni giorno e richiede che i partecipanti rimangano in piedi come promemoria per mantenere le cose concise. I team utilizzano spesso le riunioni stand-up per fare rapidamente il punto della situazione, riferire sui progressi e segnalare gli elementi importanti che richiedono attenzione.

Un'altra ragione per tenere una riunione di 15 minuti, soprattutto durante l'attuale pandemia di coronavirus, potrebbe essere quella di controllare i bisogni emotivi dei dipendenti. Limitare le riunioni a 15 minuti consente una conversazione più rilassata e riduce al minimo la probabilità di perdere tempo in riunioni improduttive (una lamentela comunemente espressa dai partecipanti alle riunioni).

I nostri dati suggeriscono che i dipendenti non seguono ciecamente le pratiche di pianificazione tradizionali (ad esempio, impostando la durata della riunione a un'ora come predefinita). Piuttosto, stanno mettendo in discussione le norme di pianificazione e modificando il loro approccio - il tutto per riprendere il controllo del loro tempo, per portare maggiore efficienza nella loro vita lavorativa e per avere un maggiore impatto all'interno della loro azienda.

Gruppi più piccoli portano a discussioni più incisive

Come disse una volta il cofondatore di Google Larry Page: "Piccoli gruppi di persone possono avere un impatto davvero enorme". Analizzando i dati della nostra piattaforma per il secondo trimestre del 2020, abbiamo notato una tendenza che è in linea con la filosofia di Larry Page quando analizziamo i nostri dati. Quasi la metà (44%) delle riunioni di gruppo era limitata a quattro-sette persone. Il 24% delle riunioni di gruppo era ancora più piccolo, con un totale di quattro o cinque partecipanti.

Riteniamo che gli organizzatori delle riunioni debbano essere selettivi e strategici nel decidere chi invitare alle riunioni. Solo le persone che contribuiranno attivamente dovrebbero essere incluse nelle riunioni. Spesso, però, vediamo organizzatori che invitano un gran numero di persone alle riunioni perché non vogliono che si sentano escluse dal processo. In realtà, una buona parte dei partecipanti alle riunioni di gruppo finisce per essere un riempitivo, non svolge un ruolo attivo nel processo e non ha un impatto sullo scopo e sugli obiettivi della riunione.

Gli americani amano un po' troppo le riunioni

Quando abbiamo esaminato i dati della nostra piattaforma per il secondo trimestre del 2020, abbiamo notato che non c'è un momento della giornata lavorativa in cui gli americani hanno meno probabilità di fare riunioni, tranne alle 12:00, quando c'è stato un leggero calo al 9% (dal 10% alle 11:00). Ma poi la percentuale di riunioni balza al 13% solo un'ora dopo, alle 13:00. Questo mostra un chiaro schema: Gli americani sono sempre in riunione e sempre al lavoro.

Se gli americani programmano in modo eccessivo le loro giornate lavorative con troppe riunioni, questo potrebbe avere un impatto diretto sulla loro capacità di portare a termine il lavoro, causare ritardi nei progetti più grandi e influire sulle loro prestazioni individuali. Di conseguenza, è probabile che recuperino il "tempo perso" completando il lavoro al di fuori dell'orario di lavoro. Questo li riporta ad essere sovraccarichi di lavoro, stressati e esauriti.

Gli Stati Uniti, come nazione, sono diventati sinonimo di cultura del superlavoro. Secondo l'ILO (https://www.ilo.org/global/lang--en/index.htm), gli americani lavorano 260 ore in più all'anno rispetto ai lavoratori britannici e 499 ore in più rispetto ai lavoratori francesi. E mentre almeno 134 Paesi hanno leggi che limitano il numero di ore lavorative settimanali, gli Stati Uniti non hanno leggi di questo tipo.

Secondo uno studio di Accounttemps, il 44% dei professionisti americani è più produttivo al mattino presto e il 31% in tarda mattinata. Lo studio indica anche che i dipendenti dovrebbero evitare di programmare riunioni a mezzogiorno, dato che solo il 2% degli intervistati ha dichiarato di lavorare di più all'ora di pranzo. Tuttavia, i dati della nostra piattaforma rivelano che gli americani non sfruttano appieno il loro "flusso" di produttività al mattino. In particolare, il 33% delle riunioni americane è stato prenotato tra le 7:00 e le 11:00 del mattino. Ricordiamo che questo è lo stesso periodo di tempo che, secondo lo studio di Accounttemps, è il più produttivo per i professionisti americani.

La maggior parte delle riunioni tedesche si svolge nel tardo pomeriggio.

Esaminando i dati della nostra piattaforma, abbiamo notato che oltre la metà (57%) delle riunioni tedesche sono state programmate nel tardo pomeriggio, tra le 12:00 e le 18:00. Una deduzione che si può fare da questo dato è che la mattina è considerata un momento di concentrazione profonda, di attenzione ai progetti importanti e di massima produttività. I professionisti tedeschi preferiscono quindi incastrare le riunioni nella seconda metà della giornata lavorativa, in modo da poter dedicare le ore del mattino al lavoro "profondo" e all'organizzazione del resto della giornata.

Sono rimasto piuttosto sorpreso nel vedere che il 15% delle riunioni tedesche prenotate nel secondo trimestre del 2020 si sono svolte di sabato e domenica. Al contrario, le riunioni nel fine settimana erano meno comuni negli Stati Uniti (7%), nel Regno Unito (8%), in Francia (10%) e in Svizzera (12%).

Questa tendenza a essere disponibili per le riunioni del fine settimana potrebbe avere un costo elevato. Come ha recentemente rivelato un sondaggio Gallup, ben 4,1 milioni di lavoratori tedeschi hanno sperimentato lo stress mentale o emotivo legato al lavoro. In un articolo di Quartz, l'amministratore delegato di Techniker Krankenkasse, uno dei principali fornitori di assicurazione sanitaria pubblica in Germania, ha confermato che le "malattie legate allo stile di vita" sono in aumento in Germania, citando il fatto che i clienti di TK perdono in media più di 15 giorni di lavoro all'anno.

Le riunioni mattutine non trovano posto nei calendari britannici

Secondo i dati della nostra piattaforma, le ore centrali del pomeriggio sono un momento privilegiato per le riunioni nel Regno Unito. In particolare, il 24% delle riunioni si sono svolte dopo il pranzo, tra le 14.00 e le 16.00. Quando abbiamo esaminato l'ora del giorno in cui si è svolto il maggior numero di riunioni, le 14:00 sono risultate al primo posto (9%) rispetto a tutti gli altri momenti della giornata. Ciò potrebbe essere dovuto al fatto che, dopo aver pranzato, i professionisti britannici ricevono una sferzata di energia e motivazione. Quindi, potrebbero essere più inclini a sfruttare questa rinnovata energia per partecipare alle riunioni e dare il loro aiuto, le loro intuizioni e il loro valore ai progetti in discussione.

Come le loro controparti americane, i lavoratori britannici preferiscono incastrare la maggior parte delle riunioni a metà settimana, lasciando più tempo al lunedì per concentrarsi e portare a termine compiti importanti. Quindi, quali sono i giorni in cui i calendari britannici hanno più probabilità di essere riempiti di riunioni? In base ai dati della nostra piattaforma, la risposta è il mercoledì (20%) e il giovedì (20%).

È inoltre interessante notare che le riunioni del fine settimana sono molto insolite per gli inglesi, con solo il 5% che si svolge di sabato e il 3% di domenica. I britannici sono per lo più protettivi nei confronti del loro tempo personale ed è altamente improbabile che organizzino o partecipino a riunioni che incidono sul loro fine settimana.

**Per ulteriori statistiche sulle riunioni, scaricate il rapporto sullo Stato delle Riunioni del secondo trimestre 2020.