Lo stato delle riunioni 2019

Un nuovo rapporto di Doodle, la piattaforma di pianificazione leader a livello mondiale, ha intervistato oltre 6.500 professionisti nel Regno Unito, in Germania e negli Stati Uniti e ha esaminato 19 milioni di riunioni organizzate attraverso la sua piattaforma nel 2018.

La piattaforma di pianificazione online Doodle annuncia oggi il lancio del suo Doodle Meeting Report 2019, un'analisi approfondita dello stato attuale delle riunioni sul posto di lavoro, che incorpora dati proprietari e nuove ricerche condotte con 6.026 professionisti nel Regno Unito, in Germania e negli Stati Uniti.

Utilizzato da oltre 30 milioni di persone ogni mese in aziende come Apple, Google e Amazon, Doodle è il leader mondiale della programmazione online. Il rapporto è un'analisi completa del tempo impiegato per riunioni annullate o non necessarie, delle modalità di lavoro inefficienti e dei metodi di incontro preferiti e contiene i commenti di esperti accademici e psicologi dell'organizzazione.

I risultati principali includono:

Riunioni organizzate male incidono seriamente sul risultato finale

Le riunioni mal organizzate costano alle aziende un'enorme quantità di tempo e denaro ogni anno. I professionisti di Regno Unito, Germania e Stati Uniti trascorrono due ore alla settimana in riunioni inutili, che si sommano a 13 giorni nel corso di un anno. Il professionista medio partecipa a tre riunioni a settimana, con una durata media di un'ora per riunione. In proporzione, i professionisti ritengono che due terzi delle riunioni a cui partecipano siano inutili.

Il costo delle riunioni mal organizzate è più sentito nel Regno Unito, dove il 40% dei professionisti lo considera il costo maggiore per la propria organizzazione, rispetto al 38% della Germania e al 34% degli Stati Uniti. Doodle ha anche calcolato il costo annuale cumulativo, in termini di tempo e ore, per le aziende dei Paesi presi in esame*:

Approfondendo l'impatto personale specifico, più di un quarto (26%) ha dichiarato che le riunioni mal organizzate incidono sulle relazioni con i clienti, mentre altri ritengono che creino confusione sul posto di lavoro (43%) e incidano sulla loro capacità di svolgere effettivamente il proprio lavoro (44%).

A conferma di ciò, un terzo (33%) dei professionisti non è in grado di contribuire alla maggior parte delle riunioni a cui partecipa, il che suggerisce che l'eccesso di inviti è una grave perdita di tempo sul lavoro.

Doodle ha analizzato oltre 19 milioni di richieste e risposte di riunioni per determinare il tempo medio impiegato da una persona per rispondere a un invito a una riunione, identificando i Paesi più e meno efficienti nel programmare le riunioni:

Più efficiente

Meno efficiente

[Paul Axtell, autore di "Meetings Matter" (https://www.paulaxtell.com/) commenta le implicazioni di riunioni mal organizzate:

"L'impatto di riunioni scadenti si ripercuote anche sul comportamento delle persone. Quando sentono che una riunione non sta funzionando per loro, finiscono per portare altro lavoro e per fare multi-tasking, invece di essere padroni della conversazione ".

I dipendenti sono anche quelli che pagano i costi meno evidenti associati a riunioni scadenti, non essendo completamente aggiornati e organizzati, il che può portarli a casa e quindi non rilassarsi e rigenerarsi. A breve termine, gli individui possono superare questi problemi, ma a lungo termine pagano un prezzo elevato a causa dello stress aggiuntivo "*.

Faccia a faccia è meglio

Nonostante la tecnologia ci permetta di partecipare a riunioni in qualsiasi parte del mondo, le riunioni faccia a faccia sono ancora il metodo preferito.

Il 76% dei professionisti intervistati ha indicato questo formato come il preferito, mentre gli altri metodi hanno ottenuto un punteggio basso:

Alla domanda sui vantaggi delle riunioni faccia a faccia, gli intervistati sono stati chiari nel definire i vantaggi dell'incontro di persona:

Steven Rogelberg, Chancellor's Professor e Professore di Management presso l'Università del North Carolina, eautore di "The Surprising Science of Meetings" commenta questo risultato:

"La ricerca sulle riunioni è fondamentale. Non c'è forse nessun'altra attività lavorativa che sia così comune, eppure così lamentata ".

"Anche se la tecnologia ha reso sempre più facile incontrarsi a distanza, e questo è un bene, c'è qualcosa di particolarmente potente associato agli individui che si incontrano faccia a faccia. La comunicazione tende a essere più ricca e sfumata, dato che gli spunti verbali e non verbali abbondano. Questi livelli aggiuntivi non solo possono favorire una comprensione più profonda, ma possono anche contribuire a promuovere le relazioni, in quanto l'intento comunicativo è più facile da vedere ed empatizzare, e i malintesi sono più facili da evitare. A differenza di una riunione virtuale, in cui è più facile nascondersi sullo sfondo e fare multi-tasking, le riunioni faccia a faccia tendono ad avere una maggiore responsabilità e un maggiore impegno ".

**Cosa rende una riunione buona o cattiva?

Gli intervistati sono stati interrogati anche su cosa rende una riunione buona o cattiva, e i risultati hanno dimostrato che un'organizzazione chiara è essenziale per una buona riunione, mentre un comportamento distratto o inefficiente fa deragliare le riunioni:

**Cosa rende una riunione buona?

**Cosa rende una riunione sbagliata?

Il Dr. Sankalp Chaturvedi, Professore Associato di Comportamento Organizzativo e Leadership presso l'Imperial College di Londra, commenta le caratteristiche di una buona riunione:

"Il segreto di una riunione di successo ed efficiente in termini di tempo è la preparazione. L'ordine del giorno non deve essere troppo lungo. Altrimenti si rischia di dedicare troppo tempo ai primi punti e di affrettare quelli successivi. L'ordine del giorno dovrebbe essere distribuito con largo anticipo, includendo gli obiettivi di ciò che ci si aspetta dalla riunione e dettagli specifici sugli argomenti e sulla ripartizione del tempo. "

Gabriele Ottino, CEO di Doodle, commenta:

"Tutti conoscono i dolori delle riunioni noiose e inutili. Si svolgono ogni giorno, ma l'effetto cumulativo è francamente scioccante! Se non state cercando di migliorare l'efficienza delle riunioni nella vostra organizzazione, state sprecando un'enorme quantità di denaro e di tempo. Molte organizzazioni soffriranno a causa di un approccio casuale alla programmazione e alla gestione delle riunioni, e in particolare quel 25% di professionisti che hanno una media di cinque o più riunioni a settimana.

Abbiamo commissionato questo rapporto perché volevamo capire meglio cosa rende una riunione sbagliata e come influisce sulle persone ogni giorno. L'aspetto positivo è che tra le enormi implicazioni finanziarie si nascondono problemi semplici che possono essere facilmente risolti. Cose come la definizione di un ordine del giorno chiaro, la possibilità di invitare solo le persone rilevanti e una pianificazione adeguata possono essere facilmente attuate e, se ci atteniamo a questi principi, c'è una chiara opportunità di ottenere un enorme risparmio, di ridurre gli sprechi di tempo e l'irritazione dei dipendenti, a vantaggio di tutti.