Lavoro a distanza prolungato (in un mondo di coronavirus): 3 grandi insidie e come evitarle

Il lavoro a distanza, il telelavoro, il lavoro da casa (o come lo si voglia chiamare) non è un fenomeno o una tendenza nuova. È uno stile di vita in un mondo in cui i dispositivi digitali/mobili e le tecnologie dominano le nostre vite 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Pensate che stia esagerando? Pensate che stia esagerando? Ripensateci. Uno studio di Global Workplace Analytics ha rivelato che il numero di lavoratori a distanza è cresciuto del 140% dal 2005.

Se si considerano i numerosi vantaggi (maggiore flessibilità, produttività, autonomia, fiducia ed equilibrio tra lavoro e vita privata), è logico che il lavoro da remoto svolga un ruolo così importante nel determinare la soddisfazione, il coinvolgimento e la fidelizzazione dei dipendenti. I dati lo confermano: l'80% dei dipendenti dichiara che sarebbe più fedele se avesse a disposizione opzioni di lavoro più flessibili, come il lavoro da casa. C'è da stupirsi che il lavoro da remoto sia uno dei benefit più redditizi (ed efficaci) utilizzati dalle strategie di reclutamento e fidelizzazione dei talenti delle risorse umane?

Tuttavia, nonostante tutti i suoi vantaggi, il lavoro a distanza presenta alcune insidie che possono compromettere la soddisfazione, la produttività, la collaborazione e l'impegno dei dipendenti. Guardate a che punto siamo ora. Di fronte all'attuale pandemia di Coronavirus, che ha scatenato il caos vicino e lontano (in più di 118 Paesi), le aziende negli Stati Uniti, in Europa e in Asia stanno scegliendo la strada della cautela, chiedendo ai dipendenti di lavorare da remoto come precauzione (in alcuni casi si tratta di un suggerimento, ma per molti viene ora imposto come politica obbligatoria da due settimane a un mese). E a mio avviso è giusto così. È meglio essere sicuri che dispiaciuti.

Ricordate le insidie che ho descritto prima? Beh, ora saranno amplificate di 10 volte, per non dire altro. In qualità di membri dei team HR e C-suite della vostra organizzazione, avete l'opportunità di informare, comunicare e assistere i vostri nuovi lavoratori remoti in questo nuovo panorama, fornendo loro le risorse e gli strumenti per essere il più produttivi, impegnati e collaborativi possibile.

**Pitfall #1: l'isolamento sociale può generare solitudine.

I dipendenti desiderano il contatto umano e le interazioni. Uno dei grandi vantaggi dell'andare in ufficio tutti i giorni è il rapporto con i colleghi. I lavoratori dell'ufficio si siedono insieme a pranzo (o vanno al ristorante insieme); condividono storie personali sulle loro esperienze sociali, sulle loro famiglie e sui loro amici; si raccontano barzellette; e condividono persino foto e video delle vacanze, delle gite sociali e altro ancora.

Che cosa succede, quindi, quando si tolgono queste interazioni umane regolari e significative per un periodo di tempo prolungato? Alla luce della pandemia di Coronavirus, il CEO di Google Sundar Pichai, insieme ad altri dirigenti d'azienda di tutto il mondo, ha chiesto ai dipendenti di abbracciare la pratica della "distanza sociale" in questo momento per mantenere i dipendenti al sicuro e in salute. E a ragione.

Ma questo porterà inevitabilmente a sentimenti di solitudine. Ciò è confermato dai risultati del rapporto sullo stato del lavoro 2019 di Buffer, che ha rilevato che il 19% dei lavoratori a distanza intervistati ha lottato contro la solitudine. Questo può, a sua volta, influire sulla salute mentale e sul benessere dei dipendenti. Considerate ora questo dato: Secondo una meta-analisi di cui è coautrice Julianne Holt-Lunstad, PhD, docente di psicologia e neuroscienze presso la Brigham Young University, la solitudine e l'isolamento sociale sono due volte più dannosi per la salute fisica e mentale dell'obesità.

Come evitarlo:

• Fare diverse pause](https://doodle.com/en/resources/blog/productivity-vs-creativity-how-to-get-better-results-by-doing-less/)

• Disconnettetevi (sia mentalmente che digitalmente) quando la giornata lavorativa è terminata. Ciò significa attivare la funzione "Non disturbare" sui vostri dispositivi mobili e sulle applicazioni che utilizzate regolarmente, come Slack.

• Non abbiate paura di organizzare riunioni online con i colleghi solo per aggiornarvi (senza uno scopo lavorativo specifico). E tenete accesa la videocamera quando utilizzate gli strumenti di videoconferenza per le chat video. Questo può aiutare a combattere il senso di solitudine e a rafforzare il desiderio di interazioni umane dei dipendenti.

• Durante una chiacchierata con uno dei nostri dipendenti, Ricardo Brito, ho appreso che uno dei suoi compagni di squadra lavora in remoto in un altro Paese. Per questo motivo, durante i loro incontri regolari 1:1, si sforzano di passare i primi 10 minuti a chiacchierare di persona e a parlare degli eventi attuali e delle novità della loro vita. Questo è un modo meraviglioso per arginare i sentimenti di solitudine che inevitabilmente si manifestano quando i dipendenti lavorano a distanza per periodi prolungati.

**Pitfall #2: può essere difficile rimanere concentrati e produttivi quando le distrazioni sono ovunque.

Avete sentito il detto popolare: "Quando il topo è lontano, il gatto gioca". Questo può essere particolarmente vero per il lavoro a distanza.

In un ambiente domestico, i tipi e le quantità di distrazioni si moltiplicano drasticamente rispetto a quelle che si possono trovare in ufficio. A casa, il televisore è a pochi passi di distanza (a seconda delle dimensioni dell'abitazione e dell'area designata per il lavoro).

Nessuno è seduto nelle vicinanze per responsabilizzare i dipendenti. Può essere una tentazione guardare video online, scorrere Facebook e Instagram per vedere cosa fanno gli amici e fare telefonate personali con amici e familiari.

I vostri dipendenti sono esseri umani e una parte importante dell'assunzione di persone intelligenti consiste nell'infondere loro la fiducia necessaria per svolgere un ottimo lavoro ed essere responsabili del raggiungimento dei loro obiettivi. Quindi, invece di limitare del tutto il lavoro a distanza (o di adottare una mentalità/approccio da "Grande Fratello" per gestirlo), date loro la tecnologia e gli strumenti digitali necessari per essere il più produttivi possibile. Credetemi, ve ne saranno grati.

**Come evitarlo

• Create un programma e rispettatelo. Accettate prima le riunioni che sono critiche dal punto di vista del tempo e dell'impatto. Aggiungete altre riunioni se hanno senso per i vostri progetti e risultati.

• Incoraggiate i vostri dipendenti a stabilire confini chiari nei loro calendari. Non inviate loro messaggi o richieste al di fuori del normale orario di lavoro (anche se sono a casa). Assicuratevi inoltre che i manager siano consapevoli di programmare orari di riunione che sarebbero scomodi e che potrebbero compromettere le loro mattinate/serate. Sarete sorpresi dalla frequenza con cui questo accade, secondo il nostro recente sondaggio sulla vita lavorativa.

• Integrate gli strumenti di comunicazione interna che i vostri dipendenti utilizzano già quotidianamente, come Slack, nel vostro software di pianificazione. Ad esempio, i vostri dipendenti possono aggiungere il Doodle Bot su Slack in modo da non dover mai lasciare Slack per programmare la loro prossima riunione. Quanto è comodo ed efficiente? Molto. Inoltre, in questo modo saranno responsabili e puntuali alle riunioni che hanno programmato.

• Siate strategici nella gestione del tempo. Implementate il blocco del tempo nel vostro calendario (per concentrarvi su progetti chiave per periodi di tempo specifici ed evitare riunioni inutili).

Pitfall #3: la distanza sociale può causare incomprensioni e interruzioni della comunicazione.

C'è un'arte nella comunicazione efficace e coinvolgente. È già abbastanza difficile farlo quando i vostri dipendenti sono in piedi (o seduti) faccia a faccia con colleghi, compagni di squadra, clienti, partner e altre parti interessate. Se l'intera forza lavoro si mette a lavorare in remoto durante la pandemia di Coronavirus, la comunicazione diventerà ancora più difficile.

È probabile che si verifichino incomprensioni, errori di comunicazione sulle aspettative/consegne del progetto e forse anche problemi di performance. Questo può portare a tensioni e astio tra colleghi. Questo inevitabilmente darà ai dipendenti più motivi per evitare, o addirittura annullare, le riunioni che potrebbero essere necessarie per completare i progetti e ottenere i risultati aziendali. Nessuna azienda vuole questi risultati.

**Come evitarlo

• Rispettate gli orari degli altri e arrivate puntuali (o con qualche minuto di anticipo) alle riunioni programmate.

• Non invitate tutti (e la loro madre) alle riunioni. Elon Musk ha una regola fondamentale per gestire riunioni efficienti: se una persona non aggiunge valore, deve andarsene. Meglio ancora, non invitate persone che non aggiungono valore/contribuiscono direttamente.

• Se volete che le riunioni si svolgano senza intoppi (e che si ottengano i contributi e le azioni desiderate), assicuratevi di porre ai partecipanti le domande necessarie prima della riunione.

Per saperne di più su come il software di pianificazione di Doodle può aiutare i vostri dipendenti (che lavorino in ufficio o da remoto) a rimanere produttivi, impegnati e collaborativi, consultate il nostro "Storie di successo" white paper.