Otto passi per una riunione terribile

Ci sono riunioni mediocri e poi ci sono riunioni terribili, di quelle che ti fanno chiedere come abbiano fatto i responsabili a organizzare una riunione così pessima. Non c'è più bisogno di chiederselo: ecco, in otto semplici passi*, la ricetta a prova di errore di Doodle per una riunione davvero terribile.

#1 Se hai dubbi, convoca una riunione

Non è possibile organizzare una riunione terribile senza organizzare una riunione. E le riunioni peggiori sono quelle che probabilmente non avrebbero mai dovuto essere tali. Quindi, datevi alla programmazione! Avete una domanda semplice che potreste risolvere rapidamente in un thread di chat? Convocate una riunione! Avete un annuncio che potreste facilmente inviare con un'e-mail? Convocate una riunione! L'ideale sarebbe convocare una riunione che lasci tutti i partecipanti a chiedersi: "Aspettate, perché era una riunione?". E a proposito di partecipanti...

#2 Più siamo meglio è

È vero per le feste, i canti, le partite a Twister e sicuramente è vero per le riunioni più terribili! Se metà delle persone invitate non sa di cosa si tratta e l'altra metà se ne frega, siete sulla strada giusta. Naturalmente potreste invitare solo alcuni stakeholder selezionati e chiedere loro di trasmettere i risultati della riunione ai loro team... ma dov'è il divertimento?

#3 Le difficoltà tecniche sono inevitabili

Ok, forse potreste evitarli dedicando cinque minuti prima dell'inizio della riunione alla configurazione di tutte le attrezzature. Ma perché privare i partecipanti dell'esperienza di vedervi fissare con aria assente una manciata di cavi e imprecare sottovoce finché qualcuno dell'IT non viene in vostro soccorso e collega il proiettore? È di questo che sono fatte le riunioni terribili!

#4 Argomenti a sorpresa

Aggiungete un elemento di sorpresa trascurando di far circolare l'ordine del giorno della riunione prima del tempo, costringendo i partecipanti a formulare spontaneamente i loro argomenti. Con questa mossa furtiva, la vostra terribile riunione si trasforma in una performance di improvvisazione dal vivo (ancora più terribile)!

#5 Le agende sono comunque fluide

Una volta che avete presentato a tutti il vostro ordine del giorno a sorpresa, vorrete non attenervi ad esso. I diversivi e le distrazioni sono ottimi, ma le tangenti vanno seguite. Dopo circa quindici minuti di discussioni fuori tema, potreste notare i partecipanti borbottare e agitarsi: un segno sicuro che state davvero organizzando una riunione terribile.

#6 Tutti odiano i limiti di tempo

O almeno, tutti quelli che non hanno altro lavoro da fare, altre riunioni in programma o una casa da raggiungere... sono tutti quelli che lavorano sul vostro posto di lavoro, giusto?

#7 Ma non dimenticate di tagliare corto

La chiave è assicurarsi che la riunione duri più del previsto (se avete ignorato il nostro consiglio precedente e avete fissato un limite di tempo) ma si concluda in modo brusco. Cioè, davvero bruscamente. In modo che non ci sia tempo per prendere decisioni o per delineare ulteriori azioni. E, nel malaugurato caso in cui si riesca a fare qualche progresso, è importante non dare un seguito. Altrimenti non arriverete mai alla fase finale e più cruciale di tutto il processo...

**#8 Convocare un'altra riunione!

Se avete seguito correttamente i passaggi da 1 a 7, il motivo per cui avete convocato la terribile riunione non è ancora stato affrontato. Il che può significare solo una cosa: è ora di convocare un'altra terribile riunione!

Credito extra

Se volete portare le vostre terribili riunioni a un livello superiore, ecco un'idea: invece di inviare un invito a una riunione Doodle, provate a inviare un messaggio di posta elettronica vecchio stile. Assicuratevi di dare a tutti i partecipanti un link, in modo che siano coinvolti nel processo di 73 e-mail per decidere finalmente che il martedì alle 14:00 è il momento migliore per incontrarsi. Non dimenticate di inviare un altro messaggio di posta elettronica a tutti quando vi accorgete che, in realtà, avete un pranzo a quell'ora e dovete rimandare l'appuntamento. Ripetete se necessario.