Pianifica il tuo workshop: Dalla grande idea all'impatto reale

Per organizzare un workshop che rimanga impresso nella mente delle persone non basta un buon PowerPoint. Servono obiettivi chiari, tempi stretti e attività che coinvolgano le persone. Avendo programmato decine di sessioni collaborative ogni mese qui a Doodle, ho imparato che piccoli dettagli, come la scelta della giusta disposizione della sala o la verifica del collegamento per la videochiamata, possono fare la differenza.

1. Inizia con uno scopo preciso

Prima di ogni altra cosa, stabilisci cosa vuoi che i partecipanti imparino. Stai raccogliendo nuove idee per la roadmap di un prodotto? Insegnare un nuovo processo? Stai redigendo un piano strategico? Scrivi una o due frasi che descrivano il tuo obiettivo. Ad esempio:

"Utilizzeremo questa sessione di due ore per raccogliere tre tattiche di marketing concrete per il quarto trimestre".

Una frase di questo tipo su ogni lavagna a fogli mobili e su ogni invito al programma mantiene tutti sulla retta via.

2. Fai uno schizzo della tua linea temporale, all'indietro

Io blocco le tappe fondamentali almeno sei settimane prima dell'evento. Ecco un semplice programma:

• 6 settimane prima: Definire l'obiettivo, invitare i principali responsabili delle decisioni, scegliere le date.

• 4 settimane prima: Prenotare la sede (o uno strumento video), redigere l'ordine del giorno, scegliere i relatori ospiti.

• 2 settimane prima: Ordinare i materiali, finalizzare le slide e gli esercizi pratici

• 1 settimana prima: Esegui un controllo tecnico, stampa i cartellini, invia un promemoria con le pre-letture.

• Il giorno dell'evento: Arrivare in anticipo per preparare il materiale, accogliere i partecipanti e preparare il testo di benvenuto.

Lavorando a ritroso in questo modo si individuano i punti critici: se lasci la prenotazione della sede fino a due settimane prima, rischi di accontentarti di un seminterrato senza finestre.

3. Scegli le attività che corrispondono al tuo obiettivo

I workshop possono avere un aspetto molto diverso a seconda del tuo obiettivo. Una sessione di brainstorming potrebbe iniziare con un giro di 5 minuti in cui tutti annotano le idee e poi le raggruppano per tema. Un workshop di formazione potrebbe basarsi su giochi di ruolo e dimostrazioni dal vivo. In una recente sessione sull'assistenza ai clienti, ci siamo divisi in terne in modo che ognuno potesse interpretare il ruolo di "agente", "cliente" o "osservatore", e poi abbiamo ruotato i ruoli ogni dieci minuti per mantenere alta l'energia.

Indipendentemente dal formato, alterna:

1. Lavoro individuale (riflessione tranquilla o scrittura)

2. coppie o triadi (conversazione più approfondita)

3. Condivisione dell'intero gruppo (catturare i grandi temi)

4. Progetta per un'interazione reale

Le slide da sole non bastano. Io inserisco delle mini-sfide, come "trova qualcuno che condivida la tua abitudine lavorativa preferita" o "proponi un'idea in 60 secondi", che fanno alzare le persone dalla sedia e le fanno parlare. Se il tuo gruppo è su Zoom, usa le stanze di interruzione per questi compiti e chiedi a ogni team di inserire un'idea nella chat in modo che nessuna idea vada persa.

5. Risolvi i problemi logistici

I problemi tecnici uccidono lo slancio. Una volta, il microfono integrato della nostra sala video non ha captato le conversazioni tra i tavoli e metà del gruppo si è allontanato durante il lavoro in piccolo gruppo. Ora io:

• Testate tutti i microfoni, le telecamere e i cavi in anticipo

• Ho a portata di mano altoparlanti di riserva e un computer portatile di riserva

• Etichettare i materiali di consumo (pennarelli, punti adesivi, stampe) in base all'attività.

Se stai organizzando una sessione a distanza, chiedi ai partecipanti di arrivare cinque minuti prima per risolvere eventuali problemi di accesso.

6. Conduci con la presenza, non con PowerPoint

Il tuo compito di facilitatore non è quello di dare lezioni, ma di guidare. Inizia con un rapido rompighiaccio, come ad esempio "condividi un fatto sorprendente sulla tua ultima settimana di lavoro", per creare un tono amichevole. Tieni d'occhio l'orologio, ma lascia che una conversazione ricca si allunghi se sta apportando valore. Quando qualcuno domina la discussione, rivolgi una domanda a qualcuno più silenzioso: "Amal, cosa ne pensi?" Questa semplice mossa porta nuove voci nella stanza.

7. Cattura le decisioni e i passi successivi

I workshop che si concludono senza azioni chiare sembrano una grande chiacchierata senza seguito. Io uso una lavagna a fogli mobili "a parcheggio" per annotare i punti fuori tema ma preziosi. Alla fine, chiedo: "Qual è la cosa che proverete a fare lunedì?" Poi fotografo tutti i grafici, scrivo i risultati e li invio via e-mail al gruppo entro 24 ore.

8. Torna a trovarci

Dopo due o quattro settimane, invio un rapido sondaggio:

• "Quanto è stato utile il workshop?"

• "Quale punto d'azione hai affrontato?".

• "Cosa ti ha rallentato?"

In Doodle abbiamo scoperto che questi check-in raddoppiano le possibilità che i team realizzino effettivamente le idee che abbiamo scoperto insieme.

Gestire bene un workshop significa destreggiarsi tra obiettivi, persone, spazi e tempi, ma questo ripaga con idee nuove e un reale coinvolgimento. Mi emoziono ancora quando vedo i partecipanti illuminarsi nel momento in cui un piano si concretizza. Quale parte della pianificazione di un workshop trovi più impegnativa e come potresti affrontarla la prossima volta?