Come programmare senza sforzo le sessioni di coaching con i clienti

Avete clienti. Avete solide capacità di coaching. Ma la programmazione? Questa parte può essere sorprendentemente frustrante. Che si tratti di un incontro individuale o di una sessione di gruppo, pianificare, invitare, riscuotere il pagamento e confermare la logistica può richiedere ore. Ma non è necessario.

Con la giusta impostazione e alcune abitudini intelligenti, potete rendere la programmazione una delle parti più semplici del vostro flusso di lavoro di coaching. Ecco come fare.

Iniziate con una pagina di prenotazione per le sessioni 1:1

Se lavorate con clienti individuali, una pagina di prenotazione è la vostra migliore amica. Permette loro di scegliere un orario che vada bene per entrambi: niente e-mail di risposta e niente malintesi.

Ecco cosa includere nella pagina:

• Il titolo della sessione (ad esempio, "Career Coaching - 60 min.)

• La vostra disponibilità per la settimana

• Domande per raccogliere informazioni importanti, come ad esempio:

  • "Su cosa vuoi concentrarti?".

  • "È la prima volta che lavori con un coach?".

• Qualsiasi luogo o link video per la sessione

Prima di condividere il link, fate un'anteprima dell'invito. In questo modo, potrete individuare tutte le informazioni mancanti e vederle esattamente come le vedrà il vostro cliente.

Usate un foglio di iscrizione per le sessioni di gruppo

State organizzando un workshop di gruppo o un evento di persona? Passate a un foglio di iscrizione. Vi aiuta a organizzare i partecipanti e a stabilire dei limiti se lo spazio è limitato.

Ecco un esempio di configurazione:

Potete anche decidere come pagare: in anticipo tramite Stripe o manualmente durante l'evento.

Aggiungete chiarezza a ogni invito

Indipendentemente dal formato, l'invito deve rispondere alle domande che il cliente non sapeva nemmeno di avere. Cercate di includere

• L'obiettivo o il focus della sessione

• Cosa portare o preparare

• Come si svolgerà la sessione (ad es. "Tratteremo X, poi Y, poi Q&A")

• Dove e come partecipare

• Metodo di pagamento

Questo richiede solo pochi minuti in più, ma fa una grande differenza in termini di professionalità e fiducia.

Scegliete come e quando i clienti pagano

Doodle vi permette di raccogliere i pagamenti automaticamente tramite Stripe, ma potete gestire i pagamenti manualmente se questo funziona meglio per la vostra organizzazione.

Siate chiari fin dall'inizio, in modo da non dover rincorrere i pagamenti a posteriori.

Considerate la possibilità di modificare il vostro calendario

A volte il vostro calendario sembra pieno, ma non di coaching. Forse ci sono blocchi flessibili di "tempo libero" o attività personali che potreste spostare per liberare più slot.

Chiedetevi:

• Posso spostare attività non essenziali?

• Sto tenendo troppi spazi privati bloccati?

• Offrire una o due sessioni in più aiuterebbe il mio flusso questa settimana?

Ma può anche accadere il contrario. Forse il vostro calendario è troppo fitto di sessioni e il vostro tempo personale viene schiacciato. Questo non è sostenibile. Proteggete il tempo per il recupero, la salute mentale, le attività familiari e tutto ciò che vi tiene con i piedi per terra. Potete anche bloccare queste ore sul calendario, per evitare di regalarle per sbaglio. Il fatto che un posto sia disponibile non significa che dobbiate occuparlo.

Stabilite i vostri limiti

I clienti apprezzano le regole chiare sulle cancellazioni e le riprogrammazioni. Ecco cosa potreste includere nel vostro invito:

• "Le cancellazioni entro 24 ore possono essere addebitate".

• "Se il ritardo è superiore a 15 minuti, la sessione potrebbe essere ridotta".

• "Si prega di arrivare preparati con i propri appunti o il proprio diario".

Non si tratta di essere severi. Si tratta di definire le aspettative in modo che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda.

Guardare con gli occhi del cliente

Prima di inviare un invito, verificatene l'anteprima. Osservate:

• Le istruzioni sono chiare?

• Sembra curato e accogliente?

• Avete personalizzato l'esperienza, ove possibile?

Quei 30 secondi in più aiutano a dare un senso intenzionale alle vostre sessioni.

Lasciate che Doodle elimini lo stress della programmazione

Che si tratti di sessioni individuali, di workshop di gruppo o di una via di mezzo, Doodle vi offre gli strumenti per rendere la programmazione semplice. Condividete la vostra pagina di prenotazione, raccogliete i pagamenti con Stripe, gestite le iscrizioni con limiti di posti e tenete tutto in un unico posto. Così potrete concentrarvi meno sulla logistica e più sul coaching.