10 metodi comprovati per stabilire le priorità dei compiti

Essere produttivi al lavoro non significa rimanere occupati, ma concentrarsi su ciò che conta di più. Con un'infinità di compiti, e-mail e riunioni, saper stabilire le priorità può fare la differenza tra il progresso e l'esaurimento. La definizione delle priorità dà una struttura ai nostri sforzi e ci aiuta a investire il tempo dove conta.

Ma come si fa a decidere cosa affrontare per primo? Quali compiti sono veramente importanti e quali possono aspettare? È qui che entrano in gioco i metodi di definizione delle priorità. Di seguito, esploriamo dieci approcci ben noti, ognuno con i suoi punti di forza. Che abbiate bisogno di un sistema visivo, di un punteggio basato sui dati o di un modo migliore per iniziare la giornata, troverete un metodo che vi aiuterà a lavorare.

Perché la definizione delle priorità è importante

Il lavoro diventa rapidamente reattivo senza un sistema chiaro per decidere su cosa concentrarsi. Si finisce per rispondere al messaggio più recente o alla voce più forte, non all'attività che fa progredire. Questo tipo di concentrazione dispersiva crea inefficienze, aumenta lo stress e, nel tempo, contribuisce al burnout.

La definizione delle priorità offre un modo per riprendere il controllo del proprio tempo. Riduce l'affaticamento decisionale aiutandovi a sapere a cosa lavorare dopo. Permette di incanalare le energie verso i compiti più importanti, invece di disperdersi in tutto. Con il metodo giusto, la definizione delle priorità può aiutarvi a ritagliare del tempo per il lavoro profondo, ovvero per quei periodi ininterrotti in cui si verificano progressi significativi.

1. Metodo Kanban

Il metodo Kanban utilizza tabelloni visivi (digitali o fisici) per rappresentare il flusso dei compiti attraverso varie fasi, come "Da fare", "In corso" e "Fatto". Ogni compito vive su una scheda, che viene spostata sulle colonne mentre si lavora.

Questo metodo è eccellente per gestire le attività di più progetti o team. Aiuta a vedere i colli di bottiglia a colpo d'occhio e incoraggia i limiti di lavoro in corso, che impediscono di sovraccaricarsi.

Se preferite la struttura, ma non volete blocchi temporali rigidi, l'organizzazione dei compiti con Kanban offre chiarezza senza pressioni.

2. Modello di punteggio RICE

Il metodo di punteggio RICE è spesso utilizzato nello sviluppo del prodotto, ma è altrettanto valido per il processo decisionale nel marketing, nelle operazioni o nella pianificazione dei contenuti. RICE sta per Reach, Impact, Confidence e Effort.

Ogni attività o idea riceve un punteggio in base al numero di persone che interesserà (Reach), alla portata del risultato (Impact), alla vostra certezza (Confidence) e al tempo necessario (Effort). Il punteggio finale vi aiuta a confrontare in modo oggettivo le priorità concorrenti.

Quando la vostra lista di cose da fare comprende più voci "importanti", il metodo RICE può aiutarvi a dare priorità alle idee in base ai risultati potenziali, non solo all'urgenza.

3. Mangiare la rana

Se la prima cosa che fate ogni giorno è il compito più impegnativo o più importante, tutto ciò che viene dopo sembra più facile. Questa è l'idea alla base di "Mangiare la rana", una frase resa popolare da Brian Tracy. La "rana" è il compito più impegnativo: lo si affronta prima che le e-mail, le riunioni o le distrazioni lo ostacolino.

Questo metodo è utile se vi trovate a procrastinare gli obiettivi importanti. Iniziare la giornata con una vittoria aumenta la concentrazione e lo slancio. Mangiare la rana aiuta a eliminare l'evitamento e a costruire la disciplina dando priorità alle cose importanti.

4. Principio di Pareto (regola dell'80/20)

Questo principio, che prende il nome dall'economista Vilfredo Pareto, descrive come l'80% dei risultati derivi dal 20% degli input. In termini lavorativi, un piccolo numero di attività è solitamente responsabile della maggior parte dei risultati.

La sfida consiste nell'individuare le azioni ad alto impatto e nel dare loro priorità. State scrivendo relazioni che nessuno legge? Una telefonata di cinque minuti può sostituire una riunione di due ore?

Applicando la regola dell'80/20 alla gestione delle attività si iniziano a fare le domande giuste e ad allocare i propri sforzi laddove essi apportano un valore reale.

5. Metodo MoSCoW

Questa tecnica organizza i compiti in quattro categorie: Devo avere, Dovrei avere, Potrei avere e Non voglio (per ora). Il metodo MoSCoW è utile per pianificare sprint, funzionalità o agende di riunioni in cui è necessario fare dei compromessi.

Invece di considerare l'elenco delle attività come un unico lungo flusso, questo metodo incoraggia il pensiero critico: Cosa deve essere fatto oggi? Se siete a capo di un team o gestite dei progetti, il metodo MoSCoW è un quadro pratico per rendere visibili e condivise le decisioni difficili.

6. Metodo ABCDE

Questo metodo semplice ma potente, creato dall'esperto di gestione del tempo Brian Tracy, aiuta a ordinare i compiti in base alla priorità utilizzando cinque lettere:

A = da fare B = da fare C = da fare D = da delegare E = da eliminare

Ciò che rende questo metodo così efficace è la sua chiarezza. Non state elencando i compiti, ma li state organizzando a livello di conseguenze. È un modo rapido e intuitivo per creare ordine dal caos.

Il metodo ABCDE dà struttura al vostro elenco e vi aiuta ad agire con intenzione.

7. Metodo OHIO (Only Handle It Once)

I piccoli compiti possono accumularsi rapidamente. Il metodo OHIO affronta questo problema incoraggiandovi a occuparvi di un compito la prima volta che lo toccate, soprattutto se potete farlo immediatamente. Pensate a liberare la vostra casella di posta: se leggere un'e-mail richiede 30 secondi ma la rivedete cinque volte, avete speso più tempo di quanto ne abbiate risparmiato rimandando. OHIO si basa su un'azione efficiente e sulla riduzione al minimo del disordine.

Se applicato in modo coerente, il metodo OHIO riduce la rielaborazione e il carico mentale, aiutandovi a rimanere mentalmente lucidi e concentrati sui vostri compiti.

8. Fare le cose (GTD)

Fare le cose è un potente sistema per gestire il sovraccarico di lavoro e liberare il cervello.

Creato da David Allen, GTD è un approccio completo per organizzare tutte le attività, le idee e i progetti in un sistema affidabile. Il sistema prevede l'acquisizione di tutto ciò che deve essere fatto, l'elaborazione delle fasi successive, l'organizzazione di tali fasi, la revisione periodica e l'esecuzione di ciò che è fattibile. È ideale per chi lavora con la conoscenza o per chiunque si destreggi tra responsabilità complesse.

Il sistema GTD richiede tempo per essere messo a punto, ma una volta in funzione dà la certezza che nulla vada perso.

9. Metodo Ivy Lee

Alla fine di ogni giornata, scrivete le sei cose più importanti che dovete fare domani. Mettetele in ordine. Quando inizia la giornata successiva, iniziate con il compito n. 1 e proseguite solo quando è stato completato.

Questo metodo obbliga a stabilire le priorità e aiuta a evitare il multitasking. Funziona bene per chi vuole iniziare la giornata in modo chiaro e mirato. Il metodo Ivy Lee crea uno slancio quotidiano, aiutandovi a iniziare con uno scopo e a finire con chiarezza.

10. Tecnica del Pomodoro

Questo metodo di blocco del tempo suddivide il lavoro in sprint di 25 minuti (Pomodori) seguiti da brevi pause di 5 minuti. Dopo quattro Pomodori, si fa una pausa più lunga. Funziona bene per i compiti che richiedono una concentrazione profonda, ma in cui l'energia si esaurisce nel tempo. Inoltre, dà al cervello lo spazio per resettarsi senza perdere il flusso. La tecnica del Pomodoro favorisce la concentrazione e previene l'affaticamento, soprattutto in ambienti remoti o ad alta intensità digitale.

Stabilire meglio le priorità con Doodle

Doodle è una piattaforma di pianificazione progettata per aiutare individui e team a semplificare il processo di pianificazione di riunioni ed eventi. Riducendo il tempo speso a coordinare i calendari, Doodle vi dà più libertà di concentrarvi sulle vostre attività più importanti.

Con la pagina di prenotazione, potete permettere agli altri di prenotare il vostro tempo solo in base alla vostra disponibilità in tempo reale, senza dover inviare e-mail. I sondaggi di gruppo facilitano la ricerca dell'orario migliore per le riunioni con più partecipanti, mentre la programmazione 1:1 consente di condividere una selezione curata di orari disponibili. Se si organizzano workshop o sessioni a tempo, i fogli di iscrizione aiutano a gestire le presenze e a tenere tutto organizzato.

Doodle si connette con gli strumenti già utilizzati, come Google Calendar, Microsoft Outlook e Zoom. È anche possibile integrare Stripe per raccogliere i pagamenti durante la programmazione. Questo livello di automazione consente di allineare la programmazione alle priorità, di ridurre i cambi di contesto e di favorire un flusso di lavoro più concentrato e produttivo.

Scegliete il metodo che fa per voi e lasciate che Doodle si occupi del quando.