Il metodo GTD: Come portare a termine le cose

Gestire un'azienda, gestire clienti, progetti multipli e tutto il resto può sembrare opprimente. Più compiti si hanno in testa, più è difficile eseguirli in modo efficiente.

Come ha affermato David Allen, il creatore del metodo Getting Things Done (GTD):

"C'è una relazione inversa tra le cose che si pensano e quelle che si fanno".

In altre parole, più la mente è ingombra, più è difficile concentrarsi. GTD è un sistema di gestione del tempo semplice ma efficace che aiuta i professionisti a eliminare il sovraccarico mentale e ad agire in modo organizzato, senza stress.

Che cos'è il sistema GTD?

Il metodo Getting Things Done (GTD) è un sistema di produttività che aiuta i professionisti a gestire le proprie attività in modo da non essere sopraffatti.

David Allen ha creato questo metodo partendo dall'idea che il nostro cervello non è fatto per immagazzinare e organizzare un flusso infinito di compiti, idee e impegni. Invece di affidarsi alla memoria, il GTD incoraggia a catturare tutto ciò che viene dall'esterno, a organizzare i compiti in categorie chiare e a impegnarsi in modo sistematico.

Il framework segue cinque fasi: catturare, chiarire, organizzare, riflettere e impegnarsi. Ogni fase ha uno scopo specifico per ridurre il disordine mentale e migliorare l'esecuzione. Invece di reagire ai compiti che si presentano, il GTD consente ai professionisti di elaborare le informazioni in modo strutturato e di scegliere intenzionalmente cosa fare dopo.

Come applicare il GTD: cinque passi per portare a termine le cose

1. Catturare tutto ciò che richiede attenzione. Invece di tenere in testa compiti, idee e impegni, scriveteli in un luogo centrale. Che preferiate un taccuino, un'applicazione per la gestione delle attività o un promemoria vocale, la chiave è documentare tutto non appena vi viene in mente.

2. Chiarite cosa deve essere fatto. Una volta acquisite le attività, rivedetele e decidete cosa fare. Se un compito richiede attenzione immediata e meno di due minuti, portatelo a termine subito. Se è un compito che potete delegare, assegnatelo a qualcun altro. Se non è necessario agire subito, ma lo sarà in seguito, programmatelo o aggiungetelo a una lista di cose da fare. Se non è affatto necessario, eliminatelo.

3. Organizzate i compiti nelle categorie giuste. Inserite tutto ciò che richiede un'azione in un sistema strutturato. Le attività che devono essere completate al più presto vanno in un elenco di Azioni successive. Tenete traccia dei progetti che richiedono più fasi separatamente. Mettete le cose che aspettate da altri in un elenco " Waiting For" e le idee a lungo termine in una categoria "Someded/Maybe".

4. Riflettete e rivedete regolarmente il vostro sistema. Per non perdere la rotta, programmate una revisione settimanale in cui aggiornate gli elenchi, controllate i compiti delegati e modificate le priorità. In questo modo si evitano le dimenticanze e ci si assicura di lavorare sempre su ciò che è più importante.

5. Invece dipassareda un progetto all'altro in modo casuale, utilizzate i vostri elenchi di attività per decidere a cosa lavorare dopo. Date priorità alle attività in base alle scadenze, all'urgenza e alle risorse disponibili. Il sistema GTD vi aiuta a concentrarvi sull'esecuzione invece di sentirvi sopraffatti da pensieri sparsi.

Utilizzate una lista di controllo o un diagramma di flusso per rendere il sistema GTD attuabile.

Comprendere il GTD è solo il primo passo: integrarlo nella routine quotidiana è ciò che lo rende efficace. Una semplice lista di controllo può aiutare i professionisti ad applicare il GTD in modo coerente. Il primo passo è quello di raccogliere ogni compito, idea e impegno in un unico luogo. Sia che si utilizzi uno strumento digitale o un taccuino cartaceo, la chiave è annotare ogni cosa non appena viene in mente.

Una volta acquisite, le attività devono essere suddivise in categorie, a seconda che richiedano un'azione immediata, una delega, una programmazione o che possano essere eliminate del tutto.

Per assicurarsi che nulla vada perso nel processo, è utile visualizzare il flusso di lavoro GTD utilizzando un semplice diagramma di flusso. Le attività entrano nel sistema attraverso la fase di acquisizione e passano attraverso la chiarificazione, l'organizzazione e la riflessione prima di essere eseguite.

Se un'attività richiede meno di due minuti per essere completata, bisogna eseguirla immediatamente. Se può essere delegato, deve essere assegnato alla persona giusta e monitorato per il follow-up. Se richiede più tempo, deve essere programmato o aggiunto a un elenco di progetti.

Strumenti e tecnologia GTD

L'applicazione efficace del GTD richiede gli strumenti giusti: gestori di attività come Trello, Todoist, Notion o Evernote possono aiutare a tenere traccia degli elenchi di azioni.

Un sistema di calendario ben organizzato aiuta anche a gestire le riunioni, le scadenze e le tempistiche dei progetti.

Per coloro che hanno difficoltà a programmare, uno strumento come Doodle semplifica il processo, eliminando le comunicazioni di andata e ritorno. Con le pagine di prenotazione e i sondaggi di gruppo, è possibile consentire ai clienti, ai membri del team o ai collaboratori di programmare le riunioni negli orari disponibili senza coordinamento manuale. È possibile combinare la pianificazione e altri flussi di lavoro con il metodo GTD, in modo da gestire il tempo in modo efficiente senza distrarsi.

È il momento di fare le cose

Il metodo Getting Things Done (GTD) offre un modo pratico per chi vuole organizzare il proprio carico di lavoro e concentrarsi sull'esecuzione. Applicare il GTD non deve essere complicato.

Iniziate scrivendo tutto ciò che vi passa per la testa, elaborate ogni compito in modo sistematico e utilizzate strumenti che supportino il vostro flusso di lavoro. E se la programmazione fa parte del vostro carico di lavoro quotidiano, lasciate che Doodle si occupi della logistica mentre voi vi concentrate sul lavoro da svolgere.