Mets en place une page de réservation de marque pour ton entreprise

Une page de réservation personnalisée permet aux clients de planifier facilement avec toi et de savoir qu'ils sont au bon endroit. Elle fait gagner du temps à ton équipe, réduit les allers-retours et protège ton calendrier.

En tant que comptable, tu passes de la préparation des impôts aux appels de conseil et à l'examen des salaires. Ta journée peut se remplir rapidement de fils de courriels, d'appels manqués et de reprogrammations. Ce bruit nuit aux heures facturables et à l'expérience des clients.

Dans ce guide, tu apprendras comment créer une page de réservation personnalisée pour ton cabinet, ce qu'il faut inclure pour la saison des impôts et au-delà, et comment Doodle peut t'aider à gérer la prise de rendez-vous, les paiements et les rappels - avec des étapes pratiques et des exemples réels.

Le défi auquel sont confrontés les professionnels de la comptabilité

Les comptables jonglent avec de nombreux types de réunions tout au long de l'année - des consultations avec les nouveaux clients aux appels de collecte de documents, en passant par les examens trimestriels et les discussions sur les avis de l'IRS. Chacune d'entre elles a une durée, un besoin de préparation et un risque de non-présentation différents.

Points de douleur communs

• Des courriels interminables pour trouver une heure

• Les clients réservent le mauvais type de réunion

• Double réservation lorsque les calendriers ne sont pas connectés

• Absences pendant les périodes de pointe comme mars et avril

• Consultations non payées qui font perdre des heures précieuses

Ces problèmes entraînent des coûts cachés. Dix minutes ici et là deviennent rapidement des heures chaque semaine. Une page de réservation claire et marquée t'aide à contrôler le flux, à définir les attentes et à organiser ton calendrier.

Pourquoi c'est important pour les comptables

La planification doit protéger les revenus, et non les épuiser. Une configuration de réservation solide améliore :

• La gestion du temps en évitant les chevauchements et les surprises de fin de journée.

• La confiance des clients grâce à une image de marque cohérente et des instructions claires

• La protection des revenus en collectant les frais de consultation ou les dépôts

• L'exactitude du calendrier grâce aux mises en attente et aux rappels automatiques

• La coordination de l'équipe lorsque plusieurs membres du personnel partagent des types de réunions

Lorsque les clients peuvent choisir une heure et payer en un seul endroit, tu réduis les frictions et tu augmentes les taux de présentation. Pendant la saison des impôts, cela peut faire la différence entre des journées calmes et le chaos.

Planifie ta page de réservation

Commence par un plan simple. Définis ce que tu offres et quand tu veux te rencontrer.

Fais la liste de tes types de réunions

Pour chaque type de réunion, définis :

• la durée et le temps tampon

• Lieu (en personne ou par vidéo)

• Hôte (partenaire ou personnel)

• Besoins préparatoires (documents ou formulaires)

• Les frais (s'ils sont payés lors de la réservation)

Établis les règles de ton calendrier

Les clients ne doivent voir que les fenêtres que tu autorises :

• Bloque le temps de travail en profondeur pour les déclarations et les audits

• Ne propose des créneaux de réunion que lorsque les clients sont prêts à se rencontrer

• Réduis la disponibilité pendant les mois de pointe

• Ajoute des tampons avant et après chaque réunion

Avec Doodle, tu peux connecter Google Calendar, Microsoft Outlook ou Apple Calendar. Doodle masque automatiquement les périodes occupées et n'affiche que tes créneaux ouverts.

Prépare tes instructions

Réduis la confusion avec des notes claires sur la page de réservation :

• Ce qu'il faut apporter (par exemple, les deux dernières années de déclarations, les talons de chèque de paye actuels).

• Comment partager les fichiers (lien vers le portail sécurisé)

• Politiques de report et de retard

• Tous les formulaires de préparation ou les détails requis

Les descriptions de réunions AI de Doodle Pro peuvent t'aider à rédiger ce contenu rapidement - il suffit d'ajuster le ton pour qu'il corresponde au style de ton cabinet.

Créer une page de réservation dans Doodle

Tu peux créer une page de réservation personnalisée en quelques minutes.

1. Crée ton compte Doodle et connecte ton calendrier

   • Choisis Google, Outlook ou Apple Calendar

   • Active la synchronisation pour que les périodes occupées soient cachées

   • Ajoute ton outil vidéo (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams ou Cisco)

2. Crée des types de réservation

   • Ajoute chaque type de réunion que tu as listé

   • Définis la durée, les tampons et les limites

   • Choisis un lieu de rencontre en personne ou par vidéo

   • Ajoute des questions d'admission (par exemple, le type d'entreprise, l'année fiscale, les objectifs)

   • Définir des règles d'annulation

3. Ajoute des paiements avec Stripe

   • Percevoir des frais pour les consultations ou les réunions en dehors des heures de travail

   • Proposer des acomptes ou le paiement intégral lors de la réservation

   • Définir les règles de remboursement

4. Applique ton image de marque

   • Dans Doodle Pro ou Doodle Teams, télécharge ton logo

   • Choisis les couleurs de ton cabinet

   • Ajoute un court message de bienvenue

5. Partage ton lien

   • Ajoute-le à ton site Web et à ta signature de courriel

   • Inclus un code QR sur les lettres imprimées

   • Partage-le dans les courriels d'accueil

6. Active les rappels

   • Envoie des rappels par email 24 heures et 2 heures avant.

   • Utilise Zapier pour déclencher des rappels par SMS si tu le souhaites.

   • Rappelle aux clients de télécharger des fichiers avant la réunion

Des détails de marque qui renforcent la confiance

Ta page de réservation doit ressembler à ton site web :

• Utilise le même logo, les mêmes couleurs et le même ton

• Les titres des réunions doivent être clairs (par exemple, appel de découverte d'un nouveau client).

• Ajoute un slogan (par exemple, Conseils fiscaux clairs pour les petites entreprises).

• Crée un lien vers ta politique de confidentialité

Doodle Pro te permet d'ajouter une image de marque personnalisée et de supprimer les publicités, ce qui permet de garder l'accent sur ton entreprise.

Établis des garde-fous qui protègent ton temps

De petites règles font une grande différence pendant la saison des impôts :

• Exige un préavis de réservation de 12 à 24 heures

• Limite le temps de réservation des clients

• Limite le nombre de réunions quotidiennes par type (par exemple, trois appels de nouveaux clients par jour).

• Percevoir le paiement pour éviter les absences.

Doodle applique ces règles automatiquement - aucune surveillance de la boîte de réception n'est nécessaire.

Facilite les rencontres en ligne

Pour les clients à distance, connecte ton outil vidéo une seule fois. Doodle ajoute automatiquement le lien à chaque réservation. Les clients reçoivent une invitation avec Zoom, Google Meet, Microsoft Teams ou les détails de Cisco - aucune étape supplémentaire n'est nécessaire.

Conseils pratiques pour les comptables

• Crée des thèmes pour les jours de la semaine - Regroupe les réunions similaires pour rester concentré.

• Offre des options courtes et longues - Aide les clients à choisir ce qui correspond à leurs besoins.

• Utilise des questions préliminaires - Prévient les surprises en posant des questions sur le type d'entité ou le logiciel.

• Ajoute des options d'urgence avec des frais - Protège ton temps pendant les mois les plus chargés.

• Fixe des échéances pour les documents - Demande des téléchargements 48 heures avant les réunions.

• Partage une page d'équipe - Utilise Doodle Teams pour la planification à tour de rôle.

• Proposer des consultations par téléphone - Inclure le téléphone comme option de réunion.

• Utiliser le 1:1 pour les VIP - Envoyer des créneaux horaires triés sur le volet aux clients clés.

• Utiliser des feuilles d'inscription - Gérer des ateliers ou des cliniques à places limitées.

• Utiliser des sondages de groupe - Coordonner facilement avec plusieurs parties prenantes.

Erreurs courantes à éviter

• Noms de réunions vagues - Entraîne la confusion et des réservations erronées.

• Un calendrier ouvert sans limites - provoque la fatigue et le chaos.

• Pas de paiement pour les consultations - Augmente les absences.

• Les heures tampons manquantes - entraînent des départs tardifs.

• Liens vidéo manuels - Augmente les erreurs ; automatise-les.

• Pas de rappels - Diminue l'assiduité.

• Un seul lien pour tout - Les clients ont besoin de pages de réservation claires et séparées.

Outils et solutions avec Doodle

Exemples concrets

Prise en charge de la saison des impôts

• Problème : des centaines d'e-mails de réservation.

• Solution : Créer un type "Prise en charge de la préparation des impôts" avec dépôt Stripe, date limite de téléchargement et rappels.

• Résultat : Des clients préparés et moins de défections.

Découverte de nouveaux clients

• Problème : les clients potentiels arrivent à tout moment.

• Solution : Partage le lien d'un appel à la découverte de 20 minutes à l'aide de Doodle Teams round robin.

• Résultat : Réponse plus rapide aux prospects.

Réunions consultatives trimestrielles

• Problème : faible suivi des appels de planification.

• Solution : Proposer des options de 60 minutes et de 30 minutes avec des formulaires de préparation.

• Résultat : Plus de séances réservées.

Mise en place de la paie

• Problème : surcharge en milieu de mois.

• Solution : Créer un créneau de 45 minutes pour la préparation de la paie avec des tampons.

• Résultat : Flux de travail fluide.

Réunions du conseil d'administration en fin d'année

• Problème : aligner des calendriers chargés.

• Solution : Envoie un sondage de groupe avec des options de temps.

• Résultat : Programmation en un clic pour tous les participants.

Atelier de formation

• Problème : capacité limitée.

• Solution : Utiliser une feuille d'inscription avec un plafond de participation.

• Résultat : Des sessions complètes, pas de chaos.

Points clés

• Une page de réservation personnalisée protège ton temps et améliore l'image de ton entreprise.

• Définis clairement les types de réunions avec des règles et des frais

• Connecte ton calendrier pour une précision en temps réel

• Utilise les outils Doodle pour le marquage, les paiements et les rappels

• Combine la page de réservation, le 1:1, les sondages de groupe et les feuilles d'inscription pour une couverture complète.

Commence avec une meilleure planification

Une page de réservation personnalisée permet de réduire les allers-retours, d'augmenter les taux de participation et de faire en sorte que les clients se sentent pris en charge dès le premier clic. Avec Doodle, tu peux ajouter ton logo, connecter ton calendrier et collecter les paiements avec Stripe, le tout en un seul endroit.

Prêt à mettre les rendez-vous sur le pilote automatique pour ton cabinet d'expertise comptable ? Crée ta première page de réservation en quelques minutes et vois comment les comptables gagnent des heures chaque semaine.