Qu'est-ce qu'un appel préparatoire ?

Qu'est-ce qu'un appel préparatoire ?

Un appel préparatoire, également appelé appel de préparation ou appel de pré-réunion, est une courte réunion qui a lieu avant une réunion plus longue et plus formelle.

L'objectif d'un appel préparatoire est de mettre tout le monde sur la même longueur d'onde et de s'assurer que les questions essentielles reçoivent une réponse avant la réunion principale. Par exemple, si plusieurs personnes font une présentation, il est bon de se synchroniser avant pour que chacun sache ce qu'il doit faire et quand il doit le faire.

Bien qu'il s'agisse d'un appel préparatoire, il peut avoir lieu en personne ou virtuellement par vidéoconférence.

Avantages des appels préparatoires

Les appels préparatoires présentent de nombreux avantages, notamment

Augmentation de la productivité : Les appels préparatoires peuvent contribuer à accroître la productivité de vos réunions en veillant à ce que chacun sache ce qui se passe, lise ou apporte ce dont il a besoin à la réunion et passe moins de temps à poser des questions qui risquent de vous éloigner du sujet. Des études montrent que 38 % des membres du personnel se sentent frustrés par les personnes qui arrivent en réunion sans être préparées.

Amélioration de la communication : Lorsque vous parlez à vos clients ou à vos collègues, vous êtes forcément plus productif et vous obtenez de meilleurs résultats. Prenez le temps de discuter avec eux avant la réunion principale et vous comprendrez mieux leurs besoins et leurs attentes. Cela peut s'avérer utile à bien des égards, notamment pour que chacun se sente écouté et s'investisse davantage dans le projet.

Réduction du stress : En mars 2023, 89 % des Américains ont déclaré avoir souffert d'épuisement professionnel au cours de l'année écoulée. Les réunions préparatoires ne sont qu'un moyen parmi d'autres de réduire le stress en vous donnant la possibilité de vous organiser et de vous préparer à l'avance. Cela peut vous aider à vous sentir plus confiant et à maîtriser la situation pendant la réunion.

Comment organiser une réunion préparatoire réussie

Voici quelques conseils pour organiser une réunion préparatoire réussie :

Établissez un ordre du jour clair : Avant de commencer votre appel, prenez le temps de réfléchir à ce dont vous voulez discuter. Cela vous aidera à rester sur la bonne voie et à tirer le meilleur parti de votre temps.

Invitez les bonnes personnes : N'invitez que les personnes essentielles à la discussion. Cela vous permettra de rester concentré et efficace.

Commencez et terminez à l'heure : Respectez le temps de chacun en commençant et en terminant votre appel à l'heure. Vous montrerez ainsi que vous prenez la réunion au sérieux et que vous accordez de l'importance au temps de chacun.

Prenez des notes : Pendant votre appel, prenez des notes pour vous aider à vous souvenir des principaux points abordés. Cela vous sera utile pour préparer la réunion proprement dite.

Suivi : après votre appel, envoyez un courriel de suivi à toutes les personnes présentes. C'est un excellent moyen de rappeler les points clés qui ont été discutés et de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

Comment planifier un appel préparatoire avec Doodle

Doodle est un excellent outil pour planifier les appels préparatoires.

Il s'agit de l'un des outils de planification les plus populaires au monde. Vous pouvez créer un sondage et l'envoyer à vos participants. Ils choisissent ensuite l'heure qui leur convient le mieux et vous obtenez une heure de réunion en quelques minutes.