Automatisez votre journée : Doodle et le calendrier Outlook

Une planification efficace est essentielle pour que vos journées de travail soient productives et que votre vie professionnelle soit équilibrée. Saviez-vous qu'une planification efficace peut vous faire gagner jusqu'à 45 minutes par semaine ? Sur une année, cela représente près de 40 heures, soit une semaine de travail complète, rien qu'en planifiant mieux.

La routine des réunions, des appels et des rendez-vous peut être un frein à la productivité, même pour les plus organisés d'entre nous. Jongler avec les fuseaux horaires, les préférences et les disponibilités n'est pas une mince affaire. En combinant deux des outils les plus appréciés au monde - Doodle et Outlook Calendar - vous pouvez automatiser le processus et récupérer votre journée.

Voyons comment vous pouvez commencer à gagner du temps dès aujourd'hui.

Partager votre calendrier Outlook avec Doodle

Il ne s'agit pas forcément d'opposer le calendrier Outlook à Doodle, mais de partager le calendrier Outlook avec Doodle.

L'intégration du calendrier Outlook et de Doodle rend la planification d'événements et de réunions plus efficace. Il y a deux façons de se lier à Doodle. Voyons-les.

La première consiste à relier Office 365 à Doodle.

Allez dans les "Paramètres du compte" de votre compte Doodle. Cliquez sur "Calendriers connectés", puis sur "Connecter" à côté d'Office 365.

Une fois connecté, vous pouvez utiliser Doodle pour planifier des événements et des réunions et il les ajoutera automatiquement à votre calendrier.

Vous pouvez également vous rendre dans votre boîte de réception et activer le Doodle Outlook Add-in.

Pour ce faire, créez un nouveau message, puis cliquez sur les trois points en bas et sur "Get Add-ins".

Recherchez Doodle, puis connectez-vous. Une fois que vous vous êtes connecté, vos pages de réservation, sondages de groupe et 1:1 apparaîtront sur la droite ou vous pourrez en créer un nouveau.

Lorsque vous envoyez un Sondage de groupe ou que vous partagez le lien de votre page de réservation, Doodle l'ajoute automatiquement à votre calendrier une fois que les participants ont trouvé une heure.

De plus, les participants ne verront que les heures que vous avez choisies pour être disponibles - donc pas de double réservation ou de surcharge due à un trop grand nombre de réunions.

Comment créer une page de réservation synchronisée avec le calendrier Outlook

La création d'une page de réservation est très simple et constitue un excellent moyen d'automatiser votre emploi du temps.

Pour commencer, connectez-vous à votre compte Doodle. Une fois connecté, cliquez sur le bouton "Créer une nouvelle page de réservation" à droite du tableau de bord.

Remplissez le titre, la description et le lieu (en personne ou en ligne). Ensuite, décidez si la page de réservation est pour vous ou si vous utilisez notre fonction Hôtes (Doodle Professional Team et Enterprise seulement) pour réserver des réunions au nom de quelqu'un d'autre.

Dans la section suivante, déterminez votre disponibilité et la durée pendant laquelle les gens peuvent réserver avec vous. Si vous cliquez sur l'option "Paramètres d'alimentation", vous pouvez ajouter des périodes tampons entre les réunions, un nombre maximum de réunions par jour, modifier votre fuseau horaire et plus encore.

Ensuite, vérifiez que le bon calendrier est connecté à la page de réservation. Vous pouvez modifier votre calendrier dans les "Paramètres du compte" ou ajouter un autre calendrier si vous souhaitez que les horaires de plusieurs personnes soient pris en compte.

Une fois que vous avez terminé, cliquez simplement sur "Créer une page de réservation" et vous pourrez commencer à partager votre lien immédiatement.

Avec votre Doodle Page de Réservation synchronisée avec votre calendrier Outlook, vous pouvez vous détendre en sachant que vous n'aurez plus jamais de double réservation. Par exemple, tous les événements tirés de votre boîte de réception, comme les réservations de vol, seront automatiquement ajoutés à votre calendrier, de sorte que Doodle ne considérera pas ces horaires comme disponibles.

Plus besoin de faire des allers-retours pour mettre à jour votre calendrier manuellement.

Intégrer votre calendrier à d'autres applications et outils via Doodle

Lorsque Doodle est connecté à votre calendrier Outlook, vous pouvez profiter de Microsoft Teams pour les réunions virtuelles. Cela signifie que les vidéoconférences sont aussi simples qu'un clic.

Mais il n'y a pas que Microsoft Teams que vous pouvez utiliser. Doodle se connecte également à Zoom, Webex et Google Meet.

Si vous souhaitez connecter un autre outil de vidéoconférence à votre compte Doodle, rendez-vous dans vos "Paramètres du compte" et cliquez sur "Apps et intégrations".

L'intégration de Zoom est disponible sur les plans gratuits, les autres nécessitent un compte professionnel.

Choisissez l'outil que vous souhaitez utiliser et cliquez sur "Connecter". Vous serez redirigé vers la page de connexion de l'outil. Remplissez les détails de votre compte pour l'outil que vous souhaitez ajouter et vous avez terminé. Désormais, chaque fois que vous irez sur une page de réservation, un sondage de groupe ou un sondage individuel et que vous sélectionnerez la vidéoconférence, vous pourrez utiliser l'outil que vous venez de connecter.

Si vous souhaitez faire passer Doodle au niveau supérieur et l'intégrer véritablement à votre flux de travail, vous pouvez le faire sans code grâce à Zapier. Comme pour la visioconférence, si vous vous rendez dans votre onglet applications et intégrations dans les paramètres du compte, cliquez sur "Démarrer la configuration" sous Zapier et créez les Zaps dont vous avez besoin.

L'intégration de Doodle et du calendrier Outlook vous aidera à récupérer votre journée et à libérer du temps pour des choses plus importantes - à la fois professionnelles et personnelles.